Інструкція з діловодства в Національному космічному агентстві України Загальні положення
| Вид материала | Документы |
- Розділ І. Загальні положення Глава, 411.5kb.
- Інструкція з питань діловодства у відділі освіти Зміївської райдержадміністрації, 300.97kb.
- Розділ I. Загальні положення Глава, 578.09kb.
- I. Загальні положення, 1284.53kb.
- Інструкція з діловодства в Дніпропетровському регіональному інституті державного управління, 992.83kb.
- Державному Комітеті України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду, 497.93kb.
- Регламенту Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації та Інструкції, 48.82kb.
- Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами україни частина І. Загальні положення, 1729.24kb.
- И в срок Вступ 3 Розділ І загальні положення про право інтелектуальної власності, 107.82kb.
- 1 Інструкція про заходи пожежної безпеки у Вищому спеціалізованому суді України з розгляду, 914.43kb.
Генеральний директор Ю.С.Алексєєв
ПОГОДЖЕНО:
Голова ЦК
профспілок «Космомаш» В.Ф.Литвин
Додаток 11
до пункту 4.6.10
ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню
Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ)
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо)
Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо)
Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо)
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо)
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в НКАУ із зазначенням строків зберігання документів тощо)
Плани (виробничі; науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; роботи колегії, науково-технічної ради)
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо)
Статути державних підприємств (об'єднань)
Структура і штатна чисельність
Форми уніфікованих документів
Штатні розписи
Додаток 12
до пункту 4.6.15
ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (виконання робіт; списання; експертизи тощо)
Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів
Висновки і відгуки НКАУ на дисертації й автореферати, що
направляються до Вищої атестаційної комісії України
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання
бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо)
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо)
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо)
Заявки (на обладнання, винаходи тощо)
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції
Посвідчення про відрядження
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями)
Протоколи (погодження планів поставок)
Реєстри (чеків, бюджетних доручень)
Специфікації (виробів, продукції тощо)
Статути державних підприємств (об'єднань)
Титульні списки
Штатні розписи
Додаток 13
до пункту 4.13.3
ДОЗВОЛЕНО ДО ДРУКУ
Заст. начальника управління справами - начальник відділу організаційної роботи Підпис
Дата
ЗАМОВЛЕННЯ №
на розмножувальну роботу
Структурний підрозділ____________________________________
Виконавець______________________________________________
(прізвище)
Кімната_________________телефон №_______________________
Кількість сторінок_________________________________________
Кількість примірників______________________________________
Керівник структурного підрозділу____________________________
(дата, підпис)
Прийнято до виконання____________________________________
(дата, підпис)
Керівник групи розмноження_____________________________
( підпис, розшифровка підпису)
Строк виконання__________________________________________
Одержано виконану роботу ________________________________
(дата, підпис)
Формат А5 (148x210)
Додаток 14
до пункту 4.13.3
ЖУРНАЛ
обліку роботи групи розмноження
| № п/п. | Дата | Повне наймену-вання замов- лення | Найменування структурного підрозділу замовника | Кількість аркушів | Тираж | Дата одержання дозволу на друкування | Дата видачі замовлення | При-мітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Формат А4 (210х297)
Додаток 15
до пункту 4.15.1
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
| Дата | № посвідчення про відрядження | Прізвище, ім'я та по батькові | Посада | Місце відрядження | Хто підписав відрядження |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Строк відрядження | Дата вибуття | Дата повернення | Номер наказу | Підпис про отримання посвідчення |
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Формат А3 (420х297)
Додаток 16
до пункту 6.2.1
ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням
строків виконання
Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України
Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом 10 днів з дня одержання
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до
зазначеного в них терміну або протягом 30 днів
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання
Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів
Додаток 17
до пункту 6.3.2
ПЕРЕЛІК
обов'язкових реквізитів для заповнення машиноорієнтованої
реестраційно-контрольної картки (РКК)
| Реквізити | Пояснення до заповнення |
| Автор (кореспондент) | під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується прізвище особи - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
| Назва виду документа | заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
| Термін виконання | проставляється число, місяць, рік - арабськими цифрами. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді |
| Дата надходження | дата надходження документа в НКАУ переноситься на РКК з реєстраційного штампа арабськими цифрами |
| Індекс надходження | індекс, наданий документу, що надійшов до НКАУ, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
| Дата документа | дата, надана документу установою - автором, переноситься на РКК арабськими цифрами (число, місяць, рік) |
| Індекс документа | індекс, наданий документу установою - автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється |
| Заголовок документа або короткий зміст | переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
| Резолюція | переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції |
| Відповідальний виконавець | прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону |
| Відмітка про виконання | короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді |
Додаток 18
до пункту 6.3.10
Довідка-пам’ятка
___________________________________________________
(найменування та керівник структурного підрозділу, дата)
| Дата | Номер | Вид документу | Назва документу | Зміст пункту | Вик. план |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Завідувач сектору контролю Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (297х210)
Додаток 19
до пункту 6.3.10
_________________
(дата)
Всього на контролі - _______
з Секретаріату
Президента - _______ КОНТРОЛЬ
з Верховної Ради - _______ за виконанням указів та розпоряджень ПрУ,
з КМУ - _______ законів та постанов ВРУ, постанов та доручень КМУ
Прострочених - _______
| № | № вхід | Вид | № дата | Найменування | Термін виконання | Відповідальні | Стан виконання |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Завідувач сектору контролю Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (297х210)
Додаток 20
до пункту 6.3.10
Статистика прострочених документів по управлінням
за період з ______________ по ______________
Табл. 1
| Управління | Всього | Прострочених | % |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Кількість днів, на які прострочені терміни виконання
підконтрольних документів
Табл. 2
| Керівник Управління | Бойко Г.С. | П’янков І.Є. | Врублевська Г.П. |
| Доручення КМУ | | | 3 дн. (№74) |
| Листи з міністерств | | 36 дн. (№948) | |
| Листи інші | | 15 дн. (№156/дск) | |
| Накази | 3 дн. (№102) | | |
Розшифровка до Табл.. 2
| Рег. № | Вид документу | Назва документу | Зміст пункту |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Завідувач сектору контролю Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (297х210)
Додаток 21
до пункту 7.1.5
Національне космічне агентство України
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
______________ № __________
(місце складання)
на____________ рік
_______________________________________
Найменування розділу
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітки |
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
Завідувач архівом НКАУ Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210х297)
2
Продовження додатка 21
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ________ році в структурному підрозділі
| За строками зберігання | Усього | У тому числі | |
| | | таких, що переходять | з позначкою"ЕПК"* |
Постійного
Тимчасового
(понад 10 років)
Тимчасового
(до 10 років
включно)
Разом
Підсумкові відомості передано до відділу організаційної роботи
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство
у структурному підрозділі Підпис Ініціали, прізвище
Дата
_______________
* “ЕПК” - Експертно-перевірна комісія державного архіву ( якщо документи передаються на державне зберігання )
Додаток 22
до пункту 7.1.18
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Підпис Розшифровка підпису
Дата
Національне космічне агентство України
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
____________________ № __________________
на____________ рік
_______________________________________
найменування розділу
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком* | Примітки |
Заступник нач. управління справами –
начальник відділу організаційної роботи Підпис Ініціали, прізвище
Віза завідувача архівом НКАУ
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК НКАУ Протокол ЕК ГАУ
__________ №________ ___________ №__________
_____________________________
* Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.
Формат А4 (210х297)
2
Продовження додатка 22
до пункту 7.1.20
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ________ році в НКАУ
| За строками зберігання | Усього | У тому числі | |
| | | таких, що переходять | з позначкою"ЕПК"* |
Постійного
Тимчасового
(понад 10 років)
Тимчасового
(до 10 років
включно)
Разом
Заступник нач. управління справами –
начальник відділу організаційної роботи Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до ЦДАВО
Завідувач архівом НКАУ Підпис Ініціали, прізвище
Дата
_______________
* “ЕПК” - Експертно-перевірна комісія державного архіву ( якщо документи передаються на державне зберігання )
Додаток 23
до пункту 8.6
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Підпис Розшифровка підпису
Дата
Національне космічне агентство України
А К Т
___________________ № _______________
_________________________
(місце складання)
Про виділення для знищення документів,
що не підлягають зберіганню
На підставі _____________________________________________ (назва і вихідні дані переліку документів
________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи архіву НКАУ
| ¹¹ пп | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів (номен- клатур) за рік (роки) | Індекс справи (тому, частини) за номен- клатурою або номер справи за описом | Кіль- кість справ (томів частини) | Строк зберіган- ня справи (тому, частини) і номери статей за перелі- ком | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом ____________________________ справ за _______________ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за _____________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК ЦДАВО
(протокол від _____________ № ______________)
2
Продовження додатка 23
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від___________ № _______________
Документи у кількості ___________________________справ
(цифрами і літерами)
вагою ________________кг здано в _________________________
(найменування установи)
_____________________ на переробку за приймально-здавальною накладною від_____________________ № ____________________
Найменування посади особи,
яка здала документи Підпис Розшифровка підпису
Дата
Формат А4 (210õ297)
Додаток 24
до пункту 8.11
******************************************************************
*20** код держархіву _________ *
* ** код установи ___________ *
* *********************************************************** *
* ** ************************* * Ф N ***************** * *
*30** ************************* * Оп N ***************** * *
* ** ************************* * Спр N ***************** * *
* *********************************************************** *
*5 ** (найменування державного архіву) *
* *********************************************************** *
* ** ***************************************************** *
320 * ** ***************************************************** *
*50** ***************************************************** *
* ** ***************************************************** *
* *********************************************************** *
* ** (найменування установи і структурного підрозділу) *
*35** *
* ** *
* **************** С П Р А В А N _________ том N __________ *
*15** *
* *********************************************************** *
* ** ***************************************************** *
* ** ***************************************************** *
* ** ***************************************************** *
*70** ***************************************************** *
* ** ***************************************************** *
* ** ***************************************************** *
* ** *
************************************************************** *
* ** (заголовок справи) *
*25** *
* *********************************************************** *
* ** (дата) *
****************************************************************** *
* ** *
* ** На _________ аркуш. *
*20** Зберігати________________ *
* ** *
* ** *
************************************** *
* ** * Ф N ***************** * *
*30** * Оп N ***************** * *
* ** * Спр N ***************** * *
************************************************************** *
* ** * 60 * *
*20** *************************** *
* ** *
******************************************************************
*"**********************************************************"*
230
Додаток 25
до пункту 8.19
Національне космічне агентство України
____________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного
підрозділу
Підпис Розшифровка підпису
Дата
О П И С №_______
___________________________________________________
(назва розділу)
| № п/п | Індекс справи (тому, частини) | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
У цей опис включено __________________ справ з № _______ по №________,
у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство
у структурному підрозділі Підпис Ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО
Заступник нач. управління справами –
начальник відділу організаційної роботи
Підпис Ініціали, прізвище
______________________________________
* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
2
Продовження додатка 25
Передав ___________________________________________________справ
(цифрами і літерами)
та _______________________ реєстраційно-контрольних карток до документів. (цифрами і літерами) *
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство
у структурному підрозділі Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Прийняв__________________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
(цифрами і літерами)
Завідувач архівом НКАУ Підпис Ініціали, прізвище
Дата
____________________________________
* Передаються разом із справами канцелярії.
Формат А4 (210х297)