Інструкція з діловодства в Національному космічному агентстві України Загальні положення
| Вид материала | Документы |
- Розділ І. Загальні положення Глава, 411.5kb.
- Інструкція з питань діловодства у відділі освіти Зміївської райдержадміністрації, 300.97kb.
- Розділ I. Загальні положення Глава, 578.09kb.
- I. Загальні положення, 1284.53kb.
- Інструкція з діловодства в Дніпропетровському регіональному інституті державного управління, 992.83kb.
- Державному Комітеті України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду, 497.93kb.
- Регламенту Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації та Інструкції, 48.82kb.
- Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами україни частина І. Загальні положення, 1729.24kb.
- И в срок Вступ 3 Розділ І загальні положення про право інтелектуальної власності, 107.82kb.
- 1 Інструкція про заходи пожежної безпеки у Вищому спеціалізованому суді України з розгляду, 914.43kb.
Дата
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 05.03.97
Посада
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.
4.9.3 Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 277 12 64
4.10 Оформлення копій документів
4.10.1 Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва або керівника відповідного структурного підрозділу.
НКАУ може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в НКАУ.
Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ співробітників, НКАУ може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2 Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:
Згідно
Начальник відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.10.3 На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс.
На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, завірений печаткою з найменуванням НКАУ (негербовою).
4.11 Оформлення додатків до документів.
4.11.1 Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2 Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в Національному космічному агентстві за формою, зазначеною у додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до наказу НКАУ
20.04.2007 № 15
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
-
Додатки:
1. Звіт про відрядження за кордон керівництва НКАУ у II кварталі 2007 р. на 2 арк. в 1 прим.
2. Звіт про відрядження по регіонах України керівництва НКАУ у II кварталі 2007 р. на 3 арк. в 1 прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок експертно-технічної комісії 25.01.2007 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;
якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;
якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
4.12 Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами
4.12.1 Всі службові документи друкуються у структурних підрозділах з використанням оргтехніки.
4.12.2 Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через 1 міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через 1-1,5 міжрядкових інтервали.
4.12.3 Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1-1,5 міжрядковими інтервалами, наприклад:
| | | ПОГОДЖЕНО 1,5 Заступник Міністра 1 юстиції України 1,5 (Підпис) (Ініціали, прізвище) 1,5 Дата |
4.12.4 Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.
4.12.5 Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.6 Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
4.12.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.12.8 Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";
1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;
2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";
5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";
7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
4.12.9 У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.
4.12.10 Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.
4.12.11 Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.13 Розмноження документів
4.13.1 Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається начальником Управління справами або заступником начальника управління - начальником відділу організаційної роботи, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.
4.13.2 Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо відповідальним за ведення діловодства у структурному підрозділі за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.
4.13.3 Розмноження великих за обсягом документів здійснюється Управління справами за такими правилами:
для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 13);
документи на розмноження передаються до Управління справами разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;
замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи (додаток 14). Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;
оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.
4.14 Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів
4.14.1 Засідання колегіальних органів провадяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.
4.14.2 Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 7 днів до засідання. Ці документи включають:
доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій обґрунтовано викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;
довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.
4.14.3 Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.
Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.
4.14.4 У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.14.5 Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.
4.14.6 Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.
4.14.7 Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і, у разі потреби, чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.
4.15 Оформлення документів про відрядження
4.15.1 Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи НКАУ з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в службовій записці на ім'я Генерального директора або його заступника (згідно його функціональних повноважень) зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.
Службова записка разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається Генеральному директору або його заступнику, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження. Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 15).
4.15.2 Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.
Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії.
5 Порядок обробки та надсилання вихідних документів
5.1 Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у канцелярії.
5.2 Під час приймання від виконавців вихідних документів фахівцями канцелярії обов'язково перевіряється:
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копії документа, що залишається у справах; наявність на документі відмітки про додатки;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
5.3 На оригіналах документів, які обов’язково підлягають поверненню до канцелярії, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
5.4 Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.
5.5 У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (найменування вулиці, номер будинку, квартири; найменування населеного пункту, району, області; поштовий індекс).
5.6 У журналі реєстрації зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
5.7 Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.
5.8 Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в НКАУ, яке є автором цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.
5.9 Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
6 Організація контролю за виконанням документів
6.1 Завдання і порядок контролю за виконанням документів
6.1.1 Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
6.1.2 Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов`язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.
6.1.3 Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, дорученні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці.
У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
6.1.4 Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює Перший заступник Генерального директора.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Сектор контролю та Управління справами.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює посадова особа, відповідальна за ведення діловодства.
6.2 Строки виконання документів
6.2.1 Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 16).
6.2.2 Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.
6.2.3 Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за З робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
6.2.4 Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Генеральний директор особисто (відразу після реєстрації документа).
6.2.5 Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.
Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.
6.3 Здійснення контролю за виконанням документів
6.3.1 Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
зняття документів з контролю;
формування картотеки виконаних документів.
6.3.2 Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою Програмного продукту “Контроль виконавської діяльності” (далі ПП “КВД”), де заповнюються реквізити РКК (додаток 17).
Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль", зміст документу вноситься до ПК (ПП “КВД”), після чого документ передається виконавцеві.
Про виконання доручень та результати розгляду документів, взятих на такий особливий контроль, Генеральному директору безпосередньо доповідає службова особа НКАУ, вказана в резолюції Генерального директора першою.
Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку.
Про коригування строку виконавець повинен негайно повідомити Сектор контролю.
6.3.3 Підставою для зняття документу з контролю є документ-відповідь, підписаний керівництвом НКАУ, який, разом з реєстрацією у канцелярії, обов’язково доводиться до відома заступника начальника управління справами – начальника відділу організаційної роботи та працівника Сектору контролю для зняття з контролю.
Контроль за виконанням інших своїх доручень разом із правом підпису відповіді, Генеральний директор може передати одному із своїх заступників, якому доручається організація виконання.
6.3.4 Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до ПК.
6.3.5 Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву НКАУ (додатки 18, 19, 20).
7 Складання номенклатур і формування справ
7.1 Складання номенклатур справ
7.1.1 Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві НКАУ, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
7.1.2 Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
7.1.3 Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери їх управління, і використовуються як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
7.1.4 В НКАУ розробляється індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
7.1.5 Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з завідувачем архівом (додаток 21).
7.1.6 Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
7.1.7 Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
7.1.8 Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації (накази, доручення, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
7.1.9 Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.
7.1.10 У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі (продовження додатка 21).
7.1.11 Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюється гриф погодження з відповідальним за створення архіву:
перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;
другий примірник - передається до канцелярії;
третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
7.1.12 Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться завідувачем архівом в зведену номенклатуру справ.
7.1.13 Організації, які належать до сфери управління НКАУ, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ НКАУ.
7.1.14 Під час розроблення зведеної номенклатури справ, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність НКАУ в цілому. При цьому використовуються положення про НКАУ та його структурні підрозділи; штатний розпис; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в канцелярії; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання НКАУ на наступний рік.
7.1.15 Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний принцип внутрішньої побудови НКАУ. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури зазначається Управління справами.
7.1.16 Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи НКАУ.
До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року .(перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.
7.1.17 До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
7.1.18 Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією НКАУ (далі ЕК НКАУ) і експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління (далі ЕПК ЦДАВО), після чого затверджується Генеральним директором (додаток 22).
7.1.19 Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву та інші установи для їх продовження тощо.
7.1.20 У кінці діловодного року номенклатура справ НКАУ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом заступник начальника управління справами - начальник відділу організаційної роботи. Про наявність заведених за рік справ повідомляється завідувачу архівом.
7.1.21 Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЦДАВО.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
перший - зберігається у справі канцелярії;
другий - передається завідувачу архівом для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
третій - надсилається до ЦДАВО, з яким погоджувалися примірники номенклатури справ;
четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.
7.1.22 Зведена номенклатура справ, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується Генеральним директором.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з ЦДАВО раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи НКАУ.
7.2 Формування справ
7.2.1 Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
7.2.2 Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи підрозділу, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
в одній справі документи постійного, в іншій — документи тимчасового терміну зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
7.2.3 Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
7.2.4 Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.
7.2.5 Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.
7.2.6 Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності НКАУ. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
7.2.7 Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
7.2.8 Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
7.2.9 Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
7.2.10 Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
7.2.11 Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у структурних підрозділах здійснюється канцелярією.
7.3 Оперативне зберігання документів
7.3.1 Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
7.3.2 У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
7.3.3 З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
7.3.4 Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Генерального директора. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.
7.3.5 Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Генерального директора з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8 Підготовка справ до зберігання та використання
8.1 Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом НКАУ.
8.2 Підготовка документів до передачі в архів включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.
8.3 Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
8.4 Для організації та проведення експертизи цінності документів в НКАУ створено постійно діючу експертну комісію (далі ЕК).
8.5 Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
8.6 Виділення документів для знищення і складання про це акта (додаток 23) проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для документів, що передаються на державне зберігання, акти затверджуються Генеральним директором після затвердження описів справ постійного зберігання ЕПК ЦДАВО.
8.7 Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються відповідальними за ведення діловодства у підрозділах або завідувачем архівом до сектору матеріально-технічного забезпечення НКАУ для знищення.
8.8 Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
8.9 Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
8.10 Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
8.11 Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 24).
8.12 Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
8.13 Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".
8.14 На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
8.15 На обкладинці справи проставляється номер справи за описом.
8.16 У разі зміни назви НКАУ (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва НКАУ (структурного підрозділу).
8.17 Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
8.18 За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу,
8.19 Описи справ, зазначених у пункті 8.18 цієї інструкції, складаються за встановленою формою (додаток 25).
8.20 Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за ведення діловодства у структурному підрозділі при методичній допомозі завідувача архівом в НКАУ або працівників канцелярії.
8.21 Опис справ структурного підрозділу складається з дотримання таких правил:
номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу № 2, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 1997 році, матимуть номери: 2 П-97; 2Т-97; 2 0/С-97;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";
графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам НКАУ, про наявність копій тощо;
систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і в цілому по НКАУ;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
8.22 Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
8.23 Опис справ структурного підрозділу підписується особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі із зазначенням її посади, погоджується з начальником відділу організаційної роботи і затверджується керівником структурного підрозділу.
8.24 Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
8.25 Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ НКАУ, за яким справи передаються (при необхідності) на зберігання до державних архівів.
8.26 Зведений опис справ постійного строку зберігання складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню в ЦДАВО через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до ЦДАВО надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в ЦДАВО, а решта повертається в НКАУ. Відповідно до затверджених описів, справи передаються (за необхідністю) до державного архіву в установлені строки.
8.27 Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються як і описи на справи постійного зберігання.
Описи справ тривалого строку зберігання ЦДАВО не затверджуються.
8.28 Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, передаються в архів через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік передаються в архів у 1997 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архів на розсуд Генерального директора.
Передача справ в архів здійснюється за графіком, складеним завідувачем архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Генеральним директором.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, завідувач архівом оформляє видачу справ у тимчасове користування.
8.29 Прийом (передача) кожної справи здійснюється завідувачем архівом в присутності посадової особи, відповідальної за діловодство у структурному підрозділі лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису завідувач архівом розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються у завідувача архівом.
Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архів за номенклатурою справ.
8.30 Схоронність документів в НКАУ забезпечується наявністю приміщення для архіву і призначенням завідувача архівом згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
9 Функції діловодної служби
9.1 Робота діловодної служби в НКАУ покладається на відділ організаційної роботи Управління справами і регламентується Положенням про НКАУ, положенням про Управління справами і цією Інструкцією.
9.2 Діяльність працівників відділу організаційної роботи регламентується посадовими інструкціями, які розробляються заступником начальника управління справами - начальником відділу організаційної роботи на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців, і затверджуються Генеральним директором.
9.3 Основним завданням відділу організаційної роботи є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в НКАУ на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
9.4 Відповідно до основного завдання відділ організаційної роботи:
розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності НКАУ та організацій, що належать до сфери його управління, для передачі на державне зберігання;
удосконалює форми і методи роботи з документами в НКАУ та організаціях, що належать до сфери його управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах;
організовує підвищення кваліфікації працівників НКАУ в роботі з документами;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в НКАУ та організаціях, що належать до сфери його управління;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією інструкцією.
9.5 Діловодну службу в НКАУ очолює заступник начальника управління справами - начальник відділу організаційної роботи, який призначається на посаду і звільняється з посади Генеральним директором.
9.6 Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років).
9.7 Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:
з керівниками структурних підрозділів НКАУ та організацій, що належать до сфери його управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
з юристами Управління міжнародного співробітництва та юридичного сектору - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення НКАУ, зокрема працівників діловодної служби, засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.
9.8 Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.
9.9 Керівник діловодної служби:
контролює виконання встановлених правил роботи з документами в НКАУ та організаціях, що належать до сфери його управління;
доповідає Генеральному директору про стан роботи з документами;
вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;
вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в НКАУ та організаціях, що належать до сфери його управління;
підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом НКАУ.
Керівник діловодної служби має право:
залучати спеціалістів структурних підрозділів НКАУ та організацій, що належать до сфери його управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
вимагати від структурних підрозділів НКАУ та організацій, що належать до сфери його управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.
9.10 На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в НКАУ;
виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;
дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.
Начальник управління справами НКАУ Г.С.Бойко
Додаток 1
до пункту 3.3.2
Перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою*
- Листи, що надійшли в копії до відома.
- Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
- Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
- Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
- Зведення та інформація, надіслані до відома.
- Навчальні плани, програми (копії).
- Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
- Прейскуранти (копії).
- Норми витрати матеріалів.
- Листи з поздоровленнями та запрошення.
- Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
- Наукові звіти за темами.
- Місячні, квартальні, піврічні звіти.
- Форми статистичної звітності.
________________________
* Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах (бухгалтерії, відділі кадрів, відділі матеріально-технічного забезпечення та ін.)
Додаток 2
до пункту 3.3.7
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
| Реєстраційний індекс документа | Дата надходження | Дата та індекс одержаного документа | Кореспондент |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Короткий зміст | Кому направлений документ | Підпис | Примітки |
| 5 | 6 | 7 | 8 |
Формат А4 (297 х 210)
Додаток 3
до пункту 3.3.7
ЖУРНАЛ
реєстрації створюваних в НКАУ документів
| Порядковий реєстраційний номер (індекс документа) | Дата | Виконання вхідного номеру | Адреса, за якою направлений документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Короткий зміст документу | Виконавець | Хто підписав | № бланка | Примітки |
| 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Формат А4 (297 х 210)
Додаток 4
до пункту 4.1.2
Бланк листування по Україні
______________ № _________
На № ____________________
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 5
до пункту 4.1.2
Б
НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ
ланк листування з закордонними державами
NATIONAL
SPACE AGENCY
of UKRAINE
___________________ №__________
| 03680, МСП, Київ-150 вул..Боженка, 11 | Tel. +380-(44) 226-25-55 Fax. +380-(44) 529-50-58 E-mail: yd@nkau.gov.ua | 11.Bozhenka str., 03680 Kyiv-150, Ukraine |
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 6
до пункту 4.1.2
Бланк наказів НКАУ
