Регламенту Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації та Інструкції з діловодства Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації

Вид материала

Подобный материал:

Інформація

про систему обліку документів, види інформації в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації

Реєстрація документів в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації здійснюється відповідно до Регламенту Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації та Інструкції з діловодства Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації.

Відділ організації діловодства Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації (далі-адміністрація) відповідно до покладених на нього завдань забезпечує єдиний порядок діловодства і роботи з документами в адміністрації відповідно до Положення про відділ організації діловодства, Інструкції з діловодства адміністрації, Регламенту адміністрації, інших нормативно-правових документів.

Вхідна службова кореспонденція, що надходить до адміністрації на ім`я голови або заступників голови адміністрації приймається і опрацьовується відділом організації діловодства адміністрації, вводиться до бази даних електронної системи обліку та контролю “Загальний відділ” і в той же день передається на розгляд голові, першому заступнику та заступникам голови згідно з розподілом обов’язків. Реєстрації підлягають закони України, акти та доручення Президента України, Акти та доручення Кабінету Міністрів України, постанови Верховної Ради України, рішення Київської міської ради, рішення колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), розпорядження Київського міського голови, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), протокольні доручення голови Київської міської державної адміністрації, протокольні доручення першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації, протокольні доручення Головних управлінь виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), окремі доручення голови Київської міської державної адміністрації, доручення голови Київської міської державної адміністрації, доручення голови першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації, листи від Головних управлінь виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), запити і звернення народних депутатів України, депутатів Київської міської ради, документи, що надходять із органів прокуратури всіх рівнів та правоохоронних органів, розпорядження Солом’янської районної в місті Києві адміністрації, рішення колегій Солом’янської районної в місті Києві адміністрації, протоколи доручень громадських слухань, протоколи доручень апаратних нарад у голови Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації, доручення та окремі доручення голови Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації та листи від організацій, установ, підприємств. Термінові документи реєструються та передаються на розгляд негайно.

Реєстраційні дані обліку вхідних документів:

Вхідний номер та дата реєстрації

Номер кореспондента та дата

Кореспондент

Вид документа

Тема

Короткий зміст документа

Лист розсилки

Контрольний строк

Передача документів на виконання в структурні підрозділи після розгляду головою адміністрації, першим заступником голови та заступниками голови адміністрації, керівником апарату адміністрації здійснюється під розписку у журналах реєстрації видачі службової кореспонденції.

Вхідна кореспонденція у структурних підрозділах адміністрації, які мають статус юридичної особи, а саме: у службі у справах дітей, управлінні праці та соціального захисту населення, відділі у справах сім`ї, молоді та спорту, управлінні з питань надзвичайних ситуацій, управлінні охорони здоров`я, управлінні освіти, управлінні культури, туризму та охорони культурної спадщини та фінансовому управління здійснюється у журналах реєстрації вхідної кореспонденції.

Вхідна кореспонденції в управлінні житлово-комунального господарства реєструється в інформаційній системі «Документ».

Звернення громадян від фізичних осіб, які надходять до адміністрації на ім’я голови адміністрації, першого заступника та заступників голови адміністрації, керівника апарату адміністрації, реєструються згідно з Законом України „Про звернення громадян” в електронному вигляді у програмі „Приймальна громадян”. Звернення громадян, які надходять на ім`я начальників управлінь, відділів адміністрації реєструються у відповідних управліннях, відділах адміністарції.

Вихідна кореспонденція за підписом голови адміністрації, першого заступника голови, заступників голови та керівника апарату адміністрації реєструється у відділі організації діловодства адміністрації в день надходження, копії листів формуються у справи згідно з номенклатурою справ і зберігається у відділі організації діловодства адміністрації та відділі контролю адміністрації до передачі їх в архів.

Вихідна кореспонденція у структурних підрозділах адміністрації, які мають статус юридичної особи, а саме: у службі у справах дітей, управлінні праці та соціального захисту населення, відділі у справах сім`ї, молоді та спорту, управлінні з питань надзвичайних ситуацій, управлінні охорони здоров`я, управлінні освіти, управлінні культури, туризму та охорони культурної спадщини та фінансовому управлінні здійснюється у журналах реєстрації вихідної кореспонденції.

Реєстраційні дані обліку вихідних документів:

Реєстраційний номер та дата

Виконавець

Кореспондент

Вид документа

Тема

Короткий зміст документа

Архівний номер

Вихідна кореспонденція в управлінні житлово-комунального господарства реєструється в інформаційній системі «Документ».

Розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації видаються у межах повноважень, визначених законодавством України.

Підписані головою адміністрації розпорядження реєструються відділом організації діловодства адміністрації в комп’ютерній базі даних розпоряджень «Загальний відділ» в установленому порядку з обов’язковим, в кінці діловодного року, оформленням журналу реєстрації розпоряджень адміністрації Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації.

Відділ організації діловодства адміністрації забезпечує відправлення копій розпоряджень адміністрації відповідно до розрахунку розсилки.

Реєстраційні дані обліку розпоряджень Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації:

Реєстраційний номер та дата реєстрації

Подавач

Вид документа

Тема

Короткий зміст документа

Розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації з особового складу, підписані головою адміністрації реєструються відділом з питань кадрової роботи та державної служби в журналі реєстрації розпоряджень Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації з особового складу.

Начальник відділу організації діловодства О. Калиновська

Blog