Приказ министерства юстиции республики беларусь 18 октября 2001 г. №311 об утверждении инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде республики беларусь [Изменения и дополнения

Вид материала

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Глава 11. Прием посетителей. Порядок ведения делопроизводства

по обращениям граждан

101. Прием граждан в суде производится председателем суда, его заместителем, судьями, судебными исполнителями в установленные дни и часы. Расписание приема граждан должно быть вывешено на видном месте.

Прием граждан должен осуществляться в рабочее время суда.

Судьями ведется книга учета приема граждан по форме 53 согласно приложению 54.

Выдача справок и документов должна производиться канцелярией суда согласно расписанию приемных часов, установленному председателем районного (городского) суда.

102. В данном разделе определен порядок рассмотрения, регистрации и учета поступающих в суд от граждан и организаций предложений, заявлений и жалоб, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданским процессуальным законодательством Республики Беларусь.

103. Делопроизводство по обращениям граждан в судах ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц (заведующего канцелярией, секретаря суда).

Председатели судов несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой работы.

104. Поступающие в суды обращения граждан должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках по форме 54 согласно приложению 55 в день их поступления. В случае использования средств вычислительной техники при организации делопроизводства по обращениям граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения этих средств.

Зарегистрированные предложения, заявления, жалобы в тот же день передаются на рассмотрение председателю суда, который определяет срок разрешения и дает конкретные указания исполнителю.

В соответствии с резолюцией председателя суда секретарь суда (заведующий канцелярией) передает предложения, заявления и жалобы соответствующему исполнителю под расписку в регистрационно-контрольной карточке не позднее следующего дня. Карточки с отметкой "Контроль" помещаются в контрольную картотеку.

Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его судом.

Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующее дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законодательством.

Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.

Именные пакеты с надписью "Лично" регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте. Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в общем порядке.

Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления или жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, Д-401. Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой и дефисом.

105. Регистрационно-контрольные карточки по обращениям граждан имеют следующий состав реквизитов:

номер карточки - регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения;

фамилия, имя, отчество автора обращения;

адрес - место жительства или работы, номер телефона (для писем без подписи делается запись "без подписи");

дата поступления - дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного для регистрации каким-либо другим способом;

количество листов - общее количество листов обращения и приложенных к нему документов;

даты повторных обращений - даты поступлений предыдущих обращений;

вид обращения - предложение, заявление или жалоба;

социальная группа - принадлежность к соответствующей социальной группе населения;

тематика - отнесение обращений к определенной теме;

корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма - наименование органа, учреждения, организации или предприятия, переславших обращения;

содержание - краткое содержание поступившего обращения (формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должно отвечать на вопрос "о чем?");

резолюция - решение председателя суда об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении;

документ направлен на исполнение - фамилия должностного лица, отвечающего за разрешение обращения;

дата отправления - дата направления обращения на рассмотрение и исполнение;

срок исполнения - дата исполнения, указанная в резолюции или установленная законодательством Республики Беларусь;

дата исполнения - дата документа, содержащего окончательное решение (запись о последующих резолюциях, их содержании и сроках исполнения производится в соответствующих графах строк с указанием нового срока и фамилии руководителя или другого должностного лица, подписавшего резолюцию);

контрольная отметка в форме буквы "К" - отметка о постановке на контроль, которая проставляется на верхнем поле карточки в ее правой стороне (графы "Документ направлен на исполнение", "Дата отправления", "Срок исполнения", "Дата исполнения" и "Контрольная пометка" заполняются при каждом перемещении документа);

ход рассмотрения - записи о промежуточных решениях по обращениям граждан, запросах и полученных ответах;

результат решения - дата, регистрационный индекс и заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);

отметка о снятии с контроля - должность, фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля;

документ подшит в наряд № ___ л.___ - индекс наряда по номенклатуре, номера тома и листов; заполняется после подшивки документов в наряд.

106. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы предыдущих обращений. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель неудовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например: Д-401-1, Д-401-2, Д-401-3.

107. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращения граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки могут формироваться по алфавитному принципу или по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

108. Обращения граждан, направленные в органы, учреждения, организации и на предприятия различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает председатель суда.

109. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством.

110. Ответы на обращения граждан даются за подписью председателя суда с указанием фамилии исполнителя. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается переписка по данному вопросу. Например: 1-5-Д-401, где 1-5 - номер дела по номенклатуре, Д-401 - регистрационный индекс ответа.

111. В регистрационно-контрольные карточки обращений граждан вносятся записи о сделанных по ним запросах, поручениях и полученных ответах.

Все записи в регистрационно-контрольных карточках должны производиться своевременно и точно отражать ход решения вопросов.

По законченным вопросам в регистрационно-контрольных карточках делается отметка о принятых решениях.

112. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В наряд", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

112-1. Исключен.

113. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в наряды в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы в этих нарядах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

При формировании нарядов проверяются правильность направления документов, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в наряды запрещается.

Формирование и хранение нарядов у исполнителей запрещаются.

114. Срок хранения обращений граждан, регистрационно-контрольных карточек, документов по рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения). Наряды передаются в архив суда через год после завершения делопроизводства по ним.

115. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению. Для этого составляется акт на уничтожение, который рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией, подписывается ее председателем, членами комиссии и утверждается председателем суда.

116. Председатели районных (городских) судов или по их поручению судьи должны обобщать по полугодиям работу суда с письменными и устными обращениями граждан, глубоко анализировать причины и условия, порождающие жалобы, применять реальные меры по их устранению. Справки о результатах обобщения направлять в управление юстиции не позднее 10-го числа месяца, следующего за полугодием.

Глава 12. Учет и хранение вещественных доказательств и личных

документов осужденных

117. Вещественные доказательства по уголовным делам, поступившие в суд от органов расследования или приобщенные к делам данным судом, учитываются и хранятся с соблюдением правил, предусмотренных инструкцией "О порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств, денег, ценностей, документов и иного имущества по уголовным делам", утвержденной Генеральным прокурором Республики Беларусь 25 апреля 1995 г., Министром юстиции Республики Беларусь 28 апреля 1995 г., Министром внутренних дел Республики Беларусь 25 апреля 1995 г., Председателем Верховного Суда Республики Беларусь, Председателем Государственного таможенного комитета Республики Беларусь 28 апреля 1995 г., Председателем Главной государственной налоговой инспекции при Кабинете Министров Республики Беларусь 25 апреля 1995 г., Председателем Комитета государственной безопасности Республики Беларусь 25 апреля 1995 г., Начальником Главного управления пограничных войск Республики Беларусь 26 апреля 1995 г.

Вещественные доказательства по гражданским делам принимаются и хранятся в порядке, установленном статьей 203 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.

118. При поступлении таких предметов по уголовным делам наличие их сверяется по справке о вещественных доказательствах, составленной органами расследования. При отсутствии справки о вещественных доказательствах составляется акт, который подписывается председателем суда (судьей) и заведующим канцелярией (секретарем суда). При поступлении таких предметов, истребованных судом по гражданским делам от юридических лиц, наличие их сверяется по сопроводительному письму.

Вещественные доказательства регистрируются в журнале учета вещественных доказательств по форме 55 согласно приложению 56.

119. После вынесения судом решения о дальнейшей судьбе вещественных доказательств в журнале отмечается, когда решение было вынесено, вступило в законную силу и исполнено, со ссылкой на соответствующий документ (акт об уничтожении вещественных доказательств, квитанции органа, принявшего предметы, подлежащие конфискации и реализации, и так далее). Если в соответствии с приговором суда вещественные доказательства подлежат конфискации или реализации, секретарь суда передает их судебному исполнителю под расписку в журнале учета вещественных доказательств. Акт об уничтожении вещественных доказательств или квитанция о сдаче вещественных доказательств приобщается к делу.

Если предметы, являющиеся вещественным доказательством, подлежат по решению суда возврату владельцам, они выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.

120. Изъятые у арестованных паспорта, военные билеты, профсоюзные билеты, трудовые книжки и другие личные документы должны приобщаться к делу и храниться в отдельно опечатанном пакете, подшитом к делу и пронумерованном очередным номером листа дела.

В случае прекращения дела или освобождения арестованного из-под стражи эти документы должны быть возвращены владельцам.

В случае осуждения обвиняемого к лишению свободы военный билет военнослужащего и специальное свидетельство призывника не позднее семидневного срока после вступления приговора в законную силу направляются в районный (городской) военный комиссариат по месту учета. Паспорт направляется в следственный изолятор, где содержится осужденный. Трудовые книжки, профсоюзные билеты и другие личные документы должны храниться в деле в особом пакете.

Порядок направления паспортов после вступления приговора в силу осуществляется в соответствии с Положением о паспорте гражданина Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14 июля 1993 г. № 463 "Об утверждении Положения о паспорте гражданина Республики Беларусь, образца этого паспорта и описания его" (Собрание постановлений Правительства Республики Беларусь, 1993 г., № 20, ст.387).

121. Паспорта и другие документы лиц, находящихся под стражей, высылаются в следственный изолятор, а лиц, находящихся до вступления приговора в законную силу на свободе, - в органы внутренних дел по месту жительства осужденного.

Если паспорта в уголовном деле не имеется, суд сообщает об этом следственному изолятору либо соответственно органу внутренних дел.

Глава 13. Номенклатура дел. Формирование и оформление нарядов

122. Номенклатура - это систематизированный перечень наименований нарядов, журналов и книг учета, образующихся в процессе деятельности суда, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

122.1. Номенклатура нарядов (дел) составляется в целях классификации документов и формирования нарядов, обеспечения сохранности, поиска документов и учета. Она согласовывается с экспертной комиссией суда, затем экспертно-методической комиссией (далее - ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного учреждения, после этого утверждается председателем суда. Номенклатура дел вводится с 1 января. При составлении номенклатуры дел на следующий год учитываются вносимые поправки. Согласование с ЭМК (ЭПК) архивного учреждения производится не реже одного раза в пять лет.

122.2. Номенклатура нарядов (дел) составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в делопроизводстве, второй - в архиве, с которым согласовывалась номенклатура, третий - в архиве суда в качестве учетного документа, четвертый - используется в качестве рабочего.

Экземпляр номенклатуры нарядов (дел), согласованный с ЭМК (ЭПК) архива, является документом постоянного срока хранения, регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и включается в раздел номенклатуры заводимых нарядов и книг учета.

122.3. Составление номенклатуры нарядов (дел) следует начинать с определения состава включаемых в нее документов. Необходимо учитывать номенклатуры дел за прошлые годы, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, справочные картотеки к документам, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуру нарядов (дел) включаются наряды с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) включительно сроками хранения. Кроме того, в нее должны входить справочные картотеки (учетно-статистические карточки по уголовным и гражданским делам, регистрационно-контрольные карточки обращений граждан и прочие).

122.4. Графы номенклатуры нарядов (дел) заполняются в соответствии с установленной формой 56 согласно приложению 57.

В графе 1 номенклатуры нарядов (дел) указываются индексы дел.

В номенклатуре нарядов (дел) следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных нарядов и книг учета в течение года.

В графе 2 номенклатуры нарядов (дел) указываются наименования (заголовки) нарядов. Состав заголовка образуют следующие элементы:

название вида (переписка, журнал и тому подобное) или разновидности документа (приказы, указания, протоколы, постановления и так далее);

название учреждения;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов наряда;

даты (период), к которым относятся документы наряда;

указание на копийность документов наряда.

Заголовки нарядов в процессе формирования нарядов могут уточняться.

Графа 3 номенклатуры нарядов (дел) "Количество нарядов (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения нарядов, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении нарядов, о переходящих нарядах, об отборе нарядов к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование нарядов, и прочем.

122.5. По окончании календарного года в конце номенклатуры нарядов (дел) ответственным за делопроизводство заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных нарядов по форме 57 согласно приложению 58.

В итоговой записи указывается количество заведенных нарядов с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) сроками хранения и переходящие наряды.

123. Формирование нарядов - это группировка исполненных документов в наряды в соответствии с номенклатурой дел.

123.1. При формировании нарядов следует соблюдать следующие правила:

помещать в наряды только исполненные документы;

помещать в наряды документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию наряда по номенклатуре дел;

помещать приложения вместе с основными документами;

раздельно группировать в наряды документы постоянного и временного сроков хранения;

группировать в наряд документы одного календарного года, за исключением переходящих нарядов;

в наряд не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

наряд должен содержать не более 250 листов;

допускается временная группировка в одном наряде документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании года такие документы следует расформировать в самостоятельные наряды в зависимости от сроков их хранения.

123.2. Документы внутри наряда располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.

123.3. Предложения граждан и все документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные наряды в хронологическом порядке. В случае получения повторного предложения они подшиваются к первоначальному предложению.

123.4. Группировка документов в наряды производится по отметкам исполнителей на исполненных документах и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов на документе.

Документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителям на доработку.

123.5. Наряды подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года.

123.6. Примерный перечень нарядов, журналов и книг учета, заводимых в районном (городском) суде, содержится в приложении 59.

Blog