Geum.ru

Приказ министерства юстиции республики беларусь 18 октября 2001 г. №311 об утверждении инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде республики беларусь [Изменения и дополнения

Вид материалаДокументы
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Глава 14. Организация архива суда


124. Ежегодно, по окончании года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов, целью которой является отбор документов для последующего хранения.

125. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая назначается приказом председателя суда.

В комиссию включается не менее трех-пяти человек. Председателем экспертной комиссии в районном (городском) суде назначается заместитель председателя суда или один из судей. В состав ЭК должны входить архивариус или работник, ответственный за архив, а также заведующий канцелярией.

По согласованию с заинтересованным архивным учреждением в состав комиссии может быть включен представитель государственного архива, в который будут сдаваться документы данного суда.

126. ЭК суда осуществляет следующие функции:

рассматривает проект номенклатуры заводимых нарядов и книг учета;

организует работу по отбору судебных дел, нарядов и других документов для хранения и уничтожения;

рассматривает сроки хранения и описи уголовных и гражданских дел, нарядов и других документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение ЭМК (ЭПК) архивного учреждения;

рассматривает акты об отборе к уничтожению судебных дел, нарядов и других документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и представляет их на рассмотрение ЭМК (ЭПК) архивного учреждения.

127. ЭК работает по плану, утвержденному председателем суда.

Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже 2 раз в год и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК.

Решения ЭК принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются председателем суда, а в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

128. До передачи в архив суда все законченные в делопроизводстве судебные дела, наряды и другие документы должны быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к сдаче.

128.1. В уголовных и гражданских делах, подлежащих сдаче в архив, секретарь суда должен подшить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись находящихся в деле документов, в конце дела на отдельном листе составить заверительную надпись по форме 58 согласно приложению 60.

128.2. Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив должен давать судья, под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.

Судья обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

При этом необходимо руководствоваться следующими правилами:

уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на свободе, заключен под стражу;

уголовное дело, по которому осужденный, находящийся на свободе, приговорен к ограничению свободы, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел сообщения о том, что осужденный прибыл к месту отбытия наказания;

уголовное дело, по которому лицо осуждено с условным неприменением наказания, считается законченным, когда осужденный взят на учет для осуществления контроля за его поведением;

в тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания - после получения из соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;

уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается законченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении его приговора;

уголовное дело, по которому осужденный приговорен к исправительным работам, считается законченным после поступления уведомления из органов, исполняющих этот вид наказания, о получении копии приговора;

уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу, конфискации имущества или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении;

уголовное дело, по которому лицо осуждено к общественным работам, считается законченным и подлежит сдаче в архив по поступлении в суд из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного сообщения о взятии осужденного на учет и его трудоустройстве;

уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении его применена принудительная мера безопасности и лечения, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение;

уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным статьей 29 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, подлежит сдаче в архив после вступления в законную силу определения суда о прекращении дела;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается законченным после получения судом документа об уплате штрафа, исполнения определения суда об аресте или поступления сообщения из органов, ведающих исправительными работами, о получении ими копии определения суда;

материалы о направлении лица для принудительного лечения от наркомании или алкоголизма считаются законченными после получения сообщения о направлении лица на принудительное амбулаторное наблюдение и лечение;

уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в возмещение материального ущерба, причиненного преступлением, считается законченным после направления исполнительных листов для производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления при солидарном или долевом взыскании сводного или контрольного исполнительного производства;

гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для исполнения;

гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным по вступлении решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего внесение взысканной суммы.

128.3. Проверив производство по делу, судья дает разрешение на сдачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления штампа "архив" ставит свою подпись и дату. Здесь же, на обложке, судья, руководствуясь Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее - Перечень), Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов, утвержденным заместителем Министра юстиции СССР 31 января 1980 г., Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 11, 8/6616), обязан указать дату (год), до которой включительно дело должно храниться в архиве суда, или сделать надпись "постоянно", если дело согласно Перечню подлежит постоянному хранению.

Эта дата переносится секретарем суда в учетно-статистическую карточку и указывается красным карандашом в правом верхнем углу карточки.

128.4. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны: фамилия, имя, отчество осужденного и полное наименование статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой лицо осуждено.


Пример. Дело № ______ по обвинению Ситина Василия Кузьмича в умышленном убийстве при отягчающих обстоятельствах - ст.139 ч.2 п.5 Уголовного кодекса Республики Беларусь.


129. Оформление нарядов включает комплекс работ по их технической обработке и проводится ответственными за делопроизводство в судах лицами.

129.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление нарядов.

Полному оформлению подлежат наряды постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление наряда предусматривает: подшивку или переплет нарядов, нумерацию листов в них, составление заверительной надписи, составление (в случаях необходимости) внутренней описи документов, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки наряда.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу следует подшивать (переплетать) в наряды на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические скрепки из нарядов удаляются. Листы нарядов нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графическим карандашом, не задевая текста, причем каждый том наряда нумеруется самостоятельно. Фотокарточки, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в наряде, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Лист с наклеенной на нем фотокарточкой либо документом нумеруется как один лист. В заверительной надписи к наряду указывается общее количество фотокарточек с указанием номеров листов, на которых они расположены.

Подшитые в наряд конверты с вложениями нумеруются как два номера - конверт, а затем вложение.

В конце наряда (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись по форме 58 согласно приложению 60, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляются подпись ответственного лица за ведение делопроизводства с указанием должности и дата.

На наряды постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызывается спецификой документации (ценные, личные дела, наряды, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов по форме 59 согласно приложению 61.

Внутренняя опись нумеруется в начале наряда и подписывается составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов (со знаком плюс). Например: в настоящем наряде 150 листов + 12 листов внутренней описи.

Аналогичным образом оформляются уголовные и гражданские дела.

129.2. Наряды временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи не составлять.

129.3. Обложки нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения оформляются по установленной форме 60 согласно приложению 62.

Обязательными реквизитами обложки являются: наименование суда, индекс наряда по номенклатуре дел и номер тома, заголовок, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания наряда, количество листов, номера фонда, описи и наряда (дела) по описи.

Надписи на обложках нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения делаются светостойкими чернилами или тушью.

129.4. Исполнительные производства готовятся к сдаче в архив судебными исполнителями. В оконченных исполнительных производствах все документы должны быть пронумерованы. На обложке исполнительного производства проставляется срок хранения. Оформленное производство передается судье, который проверяет исполнение, после чего дает разрешение на сдачу производства в архив и ставит на обложке рядом со штампом "архив" дату и подпись.

129.5. Законченные регистрационные журналы, книги, картотеки готовятся к сдаче в архив секретарем суда, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись. На обложке журнала или книги проставляется срок хранения согласно Перечню и указывается количество листов в журнале.

Перед сдачей в архив картотек секретарь суда проверяет наличие карточек и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотеки передаются в архив, как правило, в ящиках. Если картотеку подшивают в обложки, то для удобства пользования не следует формировать слишком толстые тома с карточками, то есть не более 100-150 карточек в один том. Картотека должна сдаваться в архив вместе с алфавитным указателем к ней.

130. Сроки хранения дел, нарядов, исполнительных производств и других документов устанавливаются в соответствии с Перечнем.

Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем, устанавливаются ЭК исходя из их научной и практической ценности.

Срок хранения для гражданских дел, указанный в Перечне, исчисляется:

со дня вступления решения в законную силу;

со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;

для уголовных дел:

со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;

со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного для отбывания наказания - со дня окончания отбытия срока наказания;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер безопасности и лечения к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

Для исполнения производств срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов, взыскании расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, - со дня исполнения решения в данном суде. ˜


По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам, контрольным производствам и т.п.) срок исчисляется с 1-го января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

131. На завершенные наряды (дела) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи. На наряды (дела) временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются.

131.1. Опись дел (нарядов) постоянного срока хранения по форме 61 согласно приложению 63 составляется в четырех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и утверждается ЭМК (ЭПК) архива, куда сдаются дела. После этого опись дел (нарядов) передается на утверждение председателю суда. Законченная опись дел (нарядов) постоянного срока хранения должна иметь титульный лист по форме 63 согласно приложению 64, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.

131.2. Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и ЭМК (ЭПК) архива и утверждается председателем суда по форме 63 согласно приложению 65.

Опись на дела по личному составу составляется за несколько лет с валовой нумерацией дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту. Заголовки дел систематизируются в следующей последовательности: приказы по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела уволенных (включаются в опись по году увольнения), лицевые счета работников по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

131.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело (наряд) вносится под самостоятельным порядковым номером, а если из нескольких томов, то каждому тому присваивается самостоятельный порядковый номер;

порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (наряда);

при внесении в опись нарядов (дел) с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и прочем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся по описи, а также поясняются все особенности нумерации дел (пропущенные и так далее).

131.4. При первичном представлении описей на утверждение к ним прилагается историко-архивная справка к фонду, которая состоит из двух разделов.

В первом разделе должны быть отражены следующие данные:

когда был создан суд, его организационная структура, на какую территорию распространяется действие суда, его функции согласно Закону Республики Беларусь от 13 января 1995 г. "О судоустройстве и статусе судей в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., № 11, ст.120);

изменения названия, структуры и подведомственности суда с указанием соответствующих нормативных актов;

система делопроизводства суда и ее изменения;

дата и причины ликвидации или реорганизации суда с указанием соответствующего нормативного акта, а также наименование суда, которому переданы его функции.

Во втором разделе приводятся сведения об истории документального фонда и его составе:

за какие годы в архиве суда хранятся документы;

сведения о передаче дел из других судов в случае реорганизации суда;

проводились ли ранее научно-техническая обработка дел и экспертиза ценности документов;

передавались ли дела в государственный архив и за какие годы.

Если в суде не сохранились все документы, подлежащие хранению, то указать, по какой причине, а также перечислить основные категории несохранившихся дел.

Историческая справка подписывается председателем суда.

131.5. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению по форме 64 согласно приложению 66 производятся после составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Одобренные ЭК акты утверждаются председателем суда после утверждения ЭМК (ЭПК) архива описей дел постоянного срока хранения, только после этого можно уничтожить дела, включенные в данные акты.

131.6. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующий наряд после внесения изменений в учетные документы.

132. Для хранения документов, дел, книг и журналов учета в суде должно быть достаточное количество сейфов. Хранение документов в шкафах допускается в исключительных случаях. При таком хранении должна обеспечиваться полная сохранность дел, нарядов, журналов и книг учета. Комнаты для хранения указанных документов должны быть оборудованы сигнализацией.

Учетно-статистические карточки помещаются в картотечные ящики, которые хранятся в сейфах или в шкафах.

Документы на электронных и машинных носителях хранятся на общих основаниях.

132.1. Оконченные производством дела и другие документы по завершении года передаются в архив суда по графику, утвержденному председателем суда.

Результаты передачи оформляются актом. В акте указываются индексы нарядов, журналов, книг учета по номенклатуре, номера уголовных и гражданских дел, административных и других материалов и количество листов в них, дата передачи, фамилии передающего и принимающего дела и их росписи. Учетно-статистические карточки передаются по количеству.

Если по делу исполнение не окончено, оно в архив суда не сдается, а на учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого оно находится на исполнении. По окончании исполнения дело сдается в архив суда по отдельному акту.

132.2. Поступившие в архив суда уголовные и гражданские дела, наряды и другие документы хранятся по годам в порядке номеров.

132.3. Из архива суда дело может быть выдано или выслано в случае служебной необходимости для временного пользования. Разрешение на выдачу или высылку дела дает председатель суда или его заместитель. Отметка о выдаче дела производится в специальном журнале, где указываются: номер дела, дата выдачи, кому выдано, с какой целью или основание высылки, роспись в получении дела или номер почтового отправления и дата возвращения дела.

Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма хранятся в контрольной папке до возвращения дела в суд.

133. Находящиеся в архиве суда документы, по которым истек установленный Перечнем срок хранения, отбираются к уничтожению.

133.1. Работу по отбору нарядов и дел к уничтожению в районных (городских) судах осуществляет экспертная комиссия с участием работников канцелярии и других работников суда.

133.2. Отбор дел и других документов к уничтожению оформляется актом, который составляется по определенной форме 64 согласно приложению 66. Акт подписывается председателем и членами комиссии, рассматривается ЭК суда и согласовывается с ЭМК (ЭПК) соответствующего архива, после чего утверждается председателем суда.

133.3. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.

133.4. Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.

По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в определенном году, наличие подлинников приговоров и решений сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в твердую обложку.

В районных (городских) судах в каждый том наряда следует помещать документы, изъятые не более чем по 25 уголовным или 50 гражданским делам.

На обложке каждого тома пишется заголовок: "Подлинные приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам, рассмотренным в ... году. Том № ..., дела с № ... по № ...".

133.5. При составлении акта на отобранные к уничтожению уголовные и гражданские дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;

в графе "Заголовки дел" указываются номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья Уголовного кодекса Республики Беларусь, фамилия и инициалы истца и ответчика и существо спора;

в графе "Годы дел и документов" проставляется год рассмотрения дела;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные приговоры и решения с последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов.

133.6. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.

133.7. Одновременно с уголовными и гражданскими делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются наряды с управленческой документацией, а также дела, связанные с исполнением приговора, о снятии судимости и др., материалы об административных правонарушениях, о направлении лиц на принудительное амбулаторное наблюдение и лечение, производства по делам, рассмотренным кассационной и надзорной инстанциями судов, исполнительные производства, регистрационные книги и журналы, картотеки, по которым истекли сроки хранения, установленные Перечнем.

Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт обобщенно под одним заголовком согласно статье Перечня с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов, дел, производств.

В графе акта "Годы дел и документов" должен быть проставлен для нарядов, регистрационных книг и журналов, исполнительных и других производств год заведения их в делопроизводстве; для дел и материалов - год их рассмотрения.

Акты об отборе к уничтожению нарядов и дел подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.

В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела, материала или производства с указанием даты составления акта.

133.8. Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.

133.9. Судебные дела и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумагоперерабатывающие фабрики или сжигаются.

Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях опечатаны.

Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

Использование отобранных к уничтожению дел и документов для хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.