Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным закон
| Вид материала | Закон |
| Г. Создание страхового фонда документов и фонда пользования Д. Обеспечение физико-химической сохранности документов |
- Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств, 2070.11kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации нигде не отражался. 17 октября 2003 г. Государственная, 105.36kb.
- Приказ Министра обороны Российской Федерации «Об издательской деятельности в Вооруженных, 1486.57kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках, воинских формированиях и органах,, 406.79kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями от 27 мая 2004 г.) Утвердить, 910.39kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации Лобода А. Б., адъюнкт кафедры теории и истории, 108.85kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации постановля ю: Утвердить комплексный план, 123.93kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 1650.36kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 3213.82kb.
- Частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации в судах и мерах по ее совершенствованию, 366.79kb.
Г. Создание страхового фонда документов и фонда пользования
233. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.
Для создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов производится микрофильмирование.
234. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании готовых планов работы центральных архивов и организуется как самостоятельный вид работы архивов. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.
Страховому копированию в первую очередь подлежат документы периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов.
235. Страховой копией для документов на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов.
236. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования в целях обеспечения сохранности оригиналов документов.
Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из двух позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения.
237. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по этим вопросам специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти и утверждаемыми начальниками центральных архивов.
238. Организация перевода на электронные носители информации, а также технология операций этого перевода определяются соответствующими инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению безопасности информации от несанкционированного доступа.
239. В целях создания фонда пользования и обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в центральных архивах разрешается производить снятие электрографических копий с указанных документов для использования в читальных залах.
Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.
240. Обеспечение центральных архивов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на соответствующие органы военного управления на основании заявок из центральных архивов, поданных в установленном порядке.
241. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.
Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.
242. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года.
Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях не реже одного раза в 10 лет.
Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.
Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.
Д. Обеспечение физико-химической сохранности документов
243. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными подразделениями центральных архивов.
244. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты документы (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.
245. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.
Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела.