Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным закон

Вид материала

Закон

Содержание Глава VIII. Обеспечение сохранности документов в архивах А. Создание оптимальных условий хранения документов Требования к помещениям архива (архивохранилища)

Подобный материал:

• Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств, 2070.11kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации нигде не отражался. 17 октября 2003 г. Государственная, 105.36kb.
• Приказ Министра обороны Российской Федерации «Об издательской деятельности в Вооруженных, 1486.57kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках, воинских формированиях и органах,, 406.79kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями от 27 мая 2004 г.) Утвердить, 910.39kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации Лобода А. Б., адъюнкт кафедры теории и истории, 108.85kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации постановля ю:   Утвердить комплексный план, 123.93kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 1650.36kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 3213.82kb.
• Частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации в судах и мерах по ее совершенствованию, 366.79kb.

Глава VIII. Обеспечение сохранности документов в архивах

170. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах Вооруженных Сил проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в архивохранилищах и их топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из архивов (архивохранилищ);

учет документов (см. главу VII), проверка их наличия и состояния;

определение состава уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования; соблюдение мер режима секретности; обеспечение физико-химической сохранности документов.

171. Обеспечение сохранности документов в центральных архивах возлагается начальниками архивов на начальников (заведующих) архивохранилищ и хранителей фондов, а в окружных и флотских архивах начальниками соответствующих штабов - на начальников архивов.

172. Начальники архивов, архивохранилищ, хранители фондов несут ответственность за сохранность переданных им фондов.

При смене начальника архива (отдела, архивохранилища) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива (отдела, архивохранилища), инвентаря и оборудования производится по акту.

Для приема-передачи дел назначается комиссия в составе не менее 3 человек.

173. Меры режима секретности, охрана и пропускной режим в окружных и флотских архивах определяются начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.

А. Создание оптимальных условий хранения документов

174. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.);

применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного и светового режимов, проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях архивохранилищ.

Требования к помещениям архива (архивохранилища)

175. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов.

Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

176. Здания архивов должны быть удалены:

от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами;

от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

177. В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения:

хранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив;

помещения для работы исследователей (читальный зал);

рабочие комнаты для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов.

В центральных архивах, кроме того, должны быть помещения:

для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;

для микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов);

для реставрации, дезинфекции и переплета;

для размещения вычислительной и множительной техники;

вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

178. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

179. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилище подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается.

Здания архивов и помещения архивохранилищ оборудуются охранной и пожарной сигнализациями.

180. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ запираются и опечатываются.

Порядок опечатывания и вскрытия архивохранилищ, а также других помещений, где временно размещаются документы (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.), и допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником архива.

На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.

Для эвакуации личных дел, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.

181. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается в центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные архивы.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже одного раза в 5 лет.