Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным закон

Вид материала

Закон

Содержание Б. Классификация документов в пределах архивного фонда Глава VI. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения архивных документов А. Организация экспертизы ценности документов

Подобный материал:

• Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств, 2070.11kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации нигде не отражался. 17 октября 2003 г. Государственная, 105.36kb.
• Приказ Министра обороны Российской Федерации «Об издательской деятельности в Вооруженных, 1486.57kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках, воинских формированиях и органах,, 406.79kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями от 27 мая 2004 г.) Утвердить, 910.39kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации Лобода А. Б., адъюнкт кафедры теории и истории, 108.85kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации постановля ю:   Утвердить комплексный план, 123.93kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 1650.36kb.
• Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 3213.82kb.
• Частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации в судах и мерах по ее совершенствованию, 366.79kb.

Б. Классификация документов в пределах архивного фонда

114. В пределах архивного фонда за учетно-классификационную единицу принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ, или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.

115. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией.

Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной схемы систематизации фонда.

116. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по воинским частям, организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по названиям воинских частей, организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

117. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, в алфавитном порядке названий и т.д. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной воинской части (организации), составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных воинских частей (организаций) используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав. Например: "Отдельные строительные батальоны".

118. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную воинскую часть (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

Глава VI. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения архивных документов

119. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, значимости и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение воинской части (организации) в составе Вооруженных Сил, значимость событий (явления, предмета), отраженных в документах, время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность, наличие резолюций, виз, помет на документе, внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).

А. Организация экспертизы ценности документов

120. Экспертиза ценности документов проводится:

в делопроизводстве воинских частей (организаций) при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению;

в окружных и флотских архивах как самостоятельный вид работы, а также в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;

в центральных архивах как самостоятельный вид работы, а также в ходе научно-технической обработки документов.

121. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов создаются следующие постоянно действующие экспертные комиссии:

а) Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации (ЦЭК МО);

б) экспертно-проверочные комиссии центральных архивов и архива военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;

в) экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов;

г) экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций.

122. ЦЭК МО создается из представителей главных штабов видов Вооруженных Сил, штаба Тыла Вооруженных Сил, главных и центральных управлений Министерства обороны, штабов родов войск Вооруженных Сил. В состав комиссии на правах ее членов включаются начальники центральных архивов.

Председателем ЦЭК МО является начальник Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации.

ЦЭК МО в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации об архивном деле, нормативными правовыми актами Министерства обороны, определяющими порядок архивной работы в Вооруженных Силах, и Положением о Центральной экспертной комиссии Министерства обороны Российской Федерации*(12).

ЦЭК МО рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы архивных документов и снятия (снижения) с них грифов секретности.

123. Экспертно-проверочные комиссии центральных архивов создаются для решения общих для отделов (отделений, архивохранилищ) данного архива методических и практических вопросов экспертизы архивных документов, комплектования архива документами, проверки деятельности экспертных комиссий отделов (отделений, архивохранилищ) и снятия (снижения) грифов секретности с архивных документов.

Экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов являются основными рабочими комиссиями по экспертизе ценности хранящихся в этих архивах документов.

Экспертно-проверочные и экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов создаются в основном из сотрудников архивов. В состав экспертно-проверочных комиссий ЦА МО и ЦВМА на правах их членов могут включаться представители соответственно Российского государственного военного архива и Российского государственного архива Военно-Морского Флота.

К работе экспертно-проверочных комиссий центральных архивов привлекаются представители главных штабов видов Вооруженных Сил, штаба Тыла Вооруженных Сил, главных и центральных управлений Министерства обороны, штабов родов войск Вооруженных Сил для рассмотрения архивных материалов их структурных подразделений.

124. Основными функциями экспертных комиссий органов военного управления, воинских частей и организаций являются:

отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;

отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в органе военного управления, воинской части (организации);

выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли;

рассмотрение описей дел и актов на дела, отобранные для уничтожения;

рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;

подготовка и внесение на рассмотрение экспортно-проверочных комиссий центральных архивов предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отборе их на хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.).

На экспертные комиссии штабов военных округов, группы войск, флотов и флотилий, кроме того, возлагается экспертиза ценности и проверка полноты состава документов, оставляемых на дальнейшее хранение в фондах окружных и флотских архивов. В состав комиссий на правах их членов назначаются сотрудники архивов.

125. Экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций создаются приказами соответствующих командиров (начальников) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

126. Деятельность экспертно-проверочных (экспертных) комиссий определяется положениями о них, оформляется протоколами и решениями. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником организации, начальником центрального архива).