Методическое пособие по составлению номенклатуры дел в организациях источниках комплектования архивного отдела
| Вид материала | Методическое пособие |
- Новые формы проведения проверок по вопросам обеспечения сохранности документов в организациях, 70.98kb.
- Методическое пособие по составлению номенклатуры дел одобрено, 228.1kb.
- Методическое пособие по составлению номенклатуры дел одобрено, 226.98kb.
- Правила составления и утверждения номенклатуры дел организации Каждая организация,, 175.25kb.
- Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел при составлении, 277.36kb.
- Методическое пособие Москва 2004 Профилактика профессиональной деформации личности, 1410.68kb.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного, 1781.92kb.
- Методические рекомендации по применению номенклатуры дел Южного федерального университета, 60.7kb.
- Примерная форма номенклатуры дел, 18.14kb.
- Особенности работы гу «цдниоо» по формированию списков организаций-источников комплектования, 87.61kb.
Администрация города Кемерово
Архивный отдел
Методическое пособие
по составлению
номенклатуры дел
в организациях – источниках комплектования архивного отдела
Кемерово, 2009
Любая организация (учреждение, предприятие, структурное подразделение администрации города Кемерово) за период своего существования имеют в своем арсенале множество всякого рода документации. Существование нормального документооборота невозможно представить без номенклатуры дел, которая должна охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности организации.
Следовательно, весь документооборот должен быть отражен в номенклатуре дел, являющейся специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела.
Что такое номенклатура дел и ее предназначение
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. Следовательно, в ней перечисляются предполагаемые к заведению дела;
- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание планируемого срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
- имеет справочное значение при изучении структуры организации;
- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
- уставом или положением об организации,
- положениями о структурных подразделениях,
- штатным расписанием,
- номенклатурой дел организации за прошлый год,
- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
- типовыми, ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения,
- типовыми и примерными номенклатурами дел.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
В индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся:
- предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
- указанные в них сроки хранения дел без их изменений.
Номенклатура дел составляется по специально разработанной унифицированной форме (приложение № 1).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации. Разделами, подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, руководство, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и др.).
Заполнение граф номенклатуры дел
- в графе «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (например, «Приказы по основной деятельности» в разных разделах будут размещаться под одним порядковым номером: 01-02, 02-02, 03-02, и т.д.);
- в графу «Заголовок дела» включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные, справочно-информационные документы и др.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок (например, «Входящая документация», «Разные материалы», «Переписка с другими организациями»), а также вводных слов, сложных оборотов и сокращенных наименований.
Заголовок строится в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);
- название организации или структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которым относятся документы дела
(например, «Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, аналитические справки и др.»).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле (например, «Документы о проведении совещаний с ответственными за архивы организаций (планы, списки, доклады и др.)»). Рекомендуется указывать в скобках 2-3 вида документа.
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (например, «Документы к протоколам заседания коллегии»).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел в каждом разделе необходимо объединять по тематическому принципу (например, вместе все «приказы», «отчеты», «переписку» и др.).
Если в течение года в организации возникают новые непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Журналы регистрации документов, как правило, располагаются в конце каждого раздела перед резервными номерами;
- в графе «Кол-во ед.хр.» указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года;
- в графе «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому, ведомственному перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) организации;
- в графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.
По окончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения и учитываются переходящие дела. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному отделу администрации города, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Где взять конкретные сроки хранения документов?
Сроки хранения документов зафиксированы в специальных справочниках - перечнях документов со сроками хранения, которые составляются архивными учреждениями или, если они готовятся ведомством, обязательно согласовываются с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива.
Почти все документы со сроком их хранения приведены в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном в 2000г. В новой редакции Перечня от 27.10.2003г. внесено дополнение: срок хранения индивидуальных (персональных) должностных инструкций установлен - 75 лет (ЭПК) в составе личных дел (ст. 35 Перечня).
Обращаем внимание, что данный перечень применяется для документов, возникших с 1995г. Для документов, созданных ранее этого года, и для специфической документации, не вошедшей в Типовой перечень 2000г., продолжает применяться «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1988г.
В Типовом перечне находят отражение сроки хранения документов, общих для всех организаций. Естественно, что каждая организация ведет свою специфическую деятельность, и документы, в которых она отражена, могут отсутствовать в Типовом перечне. Для определения сроков хранения таких документов следует воспользоваться другими перечнями или использовать сроки хранения документов, приближенных к ним по своей значимости.
В Перечне иногда вместо конкретных сроков хранения стоят пометки:
- «до минования надобности» (ДМН) - это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но не менее 1 года;
- «до замены новыми» (ДЗН) - документы имеют нормативно-определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или замены новыми;
- «ЭПК» - документы или их часть могут иметь научное или практическое значение, и поэтому по истечении основного указанного срока хранения они дополнительно просматриваются экспертной комиссией для уточнения возможностей их дальнейшего хранения или выделения к уничтожению.
Одно из основных требований, предъявляемых к номенклатуре, - в дело не помещаются вместе документы постоянного и временного сроков хранения, так как дела с документами разного срока хранения в дальнейшем обрабатываются по-разному, и если в деле они перемешаны, то его при подготовке к дальнейшему хранению придется переформировывать.
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 2000г., начинается с 1 января 2001г. Следовательно, документы за 2000г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2006г.
Общие требования
Номенклатура дел организации подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство), утверждается руководителем организации и после согласования экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) администрации города Кемерово. После согласования номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год уточняется, утверждается или составляется, если ее не было, в последнем квартале текущего года (как правило, в конце декабря) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел должна согласовываться на ЭПК администрации города Кемерово не реже одного раза в 5 лет (предоставляться для контроля за делопроизводством в организации – ежегодно). В случае изменения функций и структуры организации в течение данных 5 лет разрабатывается и согласовывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел печатается в 3-х экземплярах:
- первый, утвержденный экземпляр, является документом постоянного срока хранения, хранится в организации и включается в номенклатуру дел;
- второй – используется в организации в качестве рабочего;
- третий – направляется в архивный отдел администрации города.
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо разработанная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.
По составу документов, представленному в номенклатуре дел, можно судить о деятельности организации или ее структурного подразделения.
Рекомендуемая литература:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000 (в ред. от 27.10.2003).
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. – М., 1989 (в ред. от 31.07.2007).
- Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002.
Приложение № 1
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
на _________________год руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примеча-ние |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| | | | | |
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК администрации
организации города Кемерово
от _________ № _______ от _______________ № ______
Продолжение
приложения № 1
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| ИТОГО: | | | |
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архивный отдел администрации города Кемерово.
Наименование должности,
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Настоящее пособие разработано для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и состояние архива в организациях – источниках комплектования архивного отдела администрации города Кемерово с целью оказания методической помощи при составлении номенклатуры дел.
Составитель
начальник архивного отдела
администрации города Кемерово
Горьковская И.Д.
Дополнительную консультацию можно получить у специалистов архивного отдела администрации города по телефонам: 36-67-38, 58-53-85.