Geum.ru

Особенности работы гу «цдниоо» по формированию списков организаций-источников комплектования возможных источников комплектования

Вид материалаДокументы
Подобный материал:

Особенности работы ГУ «ЦДНИОО» по формированию списков

организаций-источников комплектования возможных источников комплектования


Выступление на расширенном заседании ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области начальника отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» Даниловой Галины Михайловны



Архивы всегда являлись неотъемлемой составной частью общества и государства. С развитием государственной системы, изменениями в общественно-политических и социально-экономических процессах в стране государственные архивы всегда пополнялись важнейшими историческими документами.

Обеспечение общества документной информацией, всесторонне отражающей его развитие в конкретную историческую эпоху, является основной задачей архивистов. Но особенно важно сохранить документы о происходящих социально-политических и экономических переменах.

Период, переживаемый Россией на рубеже XX-XXI вв., наполнен значительными социальными и политическими преобразованиями.

Достаточно сказать, что с 1993 г. с момента вступления в силу Конституции Российской Федерации только в Оренбургской области зарегистрировано свыше 2 тыс. различных общественных организаций, партий, движений, деятельность которых во многом определяет общественно-политическую жизнь Оренбуржья.

Создание источниковой базы их деятельности представляет следующий алгоритм:

выявление организаций-источников комплектования архива;


оказание методической и практической помощи в организации делопроизводства;


описание документов, введение их в научный оборот;


инициативное комплектование;


инициативное документирование.


Государственное учреждение «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» комплектуется документами общественных организаций, партий, движений. Правовой основой взаимоотношений с ними являются законодательные и нормативные документы: Федеральный закон «Об Архивном деле в Российской Федерации» (2004), Закон Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области» (2005).

Работа с организациями – источниками комплектования – одно из важнейших направлений деятельности отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Оренбургской области», поскольку именно она обусловливает количественное и качественное его пополнение документами. И чем ответственнее подойти к экспертизе ценности и отбору документов, тем полнее будет состав архивных фондов, а отраженная в них история организаций – интереснее и многообразнее.

На 1 января 2011 г. в списке организаций - источников комплектования архива – 40 организаций, 39 из которых принадлежат к негосударственной форме собственности.

Среди источников комплектования архива - организации, деятельность которых отражает социальные и общественно-политические процессы, происходящие в области. Условно их можно разделить на 4 группы:


Профсоюзные организации. – 20 (Федерация организаций профсоюзов Оренбургской области, Оренбургское региональное отделение общероссийского профсоюза работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства, Оренбургская областная общественная организация Российского профсоюза работников культуры и др.)


Партии, союзы, движения. – 5 (Оренбургское региональное отделение Всероссийской политической партии «Единая Россия», Оренбургское областное отделение политической партии «Коммунистическая партия Российской Федерации и др.)


Детские, молодежные организации. – 2 (Оренбургская областная общественная организация Российского Союза Молодежи, Оренбургская областная общественная организация «Федерация пионерских организаций»).


Общественные организации – 12 (Областная общественная организация «Научно-исследовательский центр народов Южного Урала», Оренбургская областная общественная организация пенсионеров, инвалидов-ветеранов войн, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов»)


Правовую основу взаимоотношений с организациями составляет договор о взаимоотношениях и сотрудничестве. Договором определяются формы сотрудничества, срок передачи документов в Центр, обязанности и ответственность сторон, условия использования документов переданных на хранение. Как правило, документы организаций передаются на постоянное хранение в Центр безвозмездно с одновременной передачей права собственности государству. Заключению договоров предшествует большая разъяснительная работа о необходимости передачи документов, об их исторической ценности, важности и значимости в современных условиях.

В настоящее время Центром заключено 40 договоров об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела с общественными организациями, политическими партиями.

Рассмотрим документы, отложившиеся в деятельности политических партий движений, профсоюзных организаций (большинство организаций из «Основного списка» относится именно к их числу). В архиве сформировано более 20 фондов отраслевых профсоюзных организаций, партий, движений, союзов и 2 коллекции документов, сформированные путем инициативного комплектования.

Видовой состав и содержание документов определяются функциями организаций. В ходе работы по комплектованию архива документами общественных формирований архивисты изучили видовой состав и содержание отложившихся в их деятельности документов. Условно виды этих документов можно отнести к следующим комплексам.

Во-первых, это учредительные документы: уставы, свидетельства о регистрации уставов, положения, программы и т.п. В этих документах сосредоточена информация об основных принципах деятельности той или иной организации, партии или общества.

Далее следуют протоколы учредительных, общих собраний, конференций и другие (основная масса документов принадлежит именно к этому комплексу). Эти документы содержат множество полезной информации о деятельности организации (например, о количестве и составе участников, проблематике рассматриваемых на заседании вопросов), а также позволяют реконструировать процесс принятия того или иного решения. К протоколам, как правило, прилагаются тексты докладов, отчеты о проведенной работе.

Следующим крупным комплексом документов является переписка с вышестоящими организациями (советом, центральным комитетом, правлением и т.д.), органами местного самоуправления по вопросам представления отчетности, регулирования финансирования, обсуждения принимаемых законодательных актов, делового партнерства и т.д.

Большой интерес представляют материалы о проведении акций протеста против повышения цен, митингов по поводу задержки в выплате заработной платы, мероприятий по охране окружающей среды и т.д. (заявки на проведение, программы организации, информационно-агитационные документы). Знакомясь с ними, невольно окунаешься в ситуацию тех дней, проникаешься проблемами, вызывающими негативную реакцию граждан.

В то же время имеются документы, содержащие позитивную информацию об общественно-политической обстановке в области. Например, в фондах отраслевых профсоюзов работников народного образования и науки, работников связи, химических отраслей промышленности отложились документы о проведении различных профессиональных соревнований, награждении победителей.

Следует отметить, что в архиве созданы фонды оренбургских областных организаций КПРФ, Аграрной партии России, ЛДПР, и т.д. Документы этих организаций позволяют оценить уровень влияния общественно-политических сил на социально-политические события в регионе. Подавляющее большинство документов - плод труда конкретных людей, занимающих определенную гражданскую позицию, интерпретирующих факты в соответствии со своими взглядами, умонастроениями. По этим документам можно судить о целях и методах деятельности той или иной организации среди населения - от откровенно популистских до использования социологического мониторинга и прогнозирования настроения граждан.

Центром принимаются меры по обеспечению сохранности документов длительного срока хранения в организациях. Организациям оказывается методическая и практическая помощь по делопроизводству, по вопросам организации делопроизводства, подготовке документов для сдачи в архив, составлению номенклатуры дел; проводится работа по внедрению «Основных правил работы архивов организаций», ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной деятельности. Требования к оформлению документов», Перечня 2010 г.

Обязательной формой работы с организациями - источниками комплектования Центра является обследование организаций. Обследуются условия хранения документов, наличие нормативно-методической литературы, положений об ЭК, номенклатуры дел, правильность формирования документов в делах. По итогам каждого обследования составляется справка, в которой отражается существующее положение в делопроизводстве организации и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы. Данная работа позволяет в полной мере оценить состав, количество и степень сохранности документов, передаваемых организациями на хранение.

Работа по комплектованию Центра документами современных общественных организаций, политических движений, негосударственных объединений ведется с 1994 года. Особенно важно то, что поступившие от организаций документы отражают взгляды самих субъектов общественно-политической жизни региона.

Приняты документы от обкомов профсоюзов, Оренбургских областных организаций Коммунистической партии РФ, Аграрной партии России; Оренбургской областной общественной организации пенсионеров, инвалидов-ветеранов войн, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов, Оренбургской региональной общественной организации «Областной Совет родителей и вдов погибших военнослужащих при исполнении воинского долга», Оренбургской областной общественной организации немцев «Видергебурт» и др.

В работе с общественными организациями–источниками комплектования есть свои особенности:

отсутствие штатных сотрудников в общественных организациях и политических партиях и необходимых условий для хранения документов (отдельных помещений, шкафов);

слабая материально-техническая база и финансовое состояние организаций не позволяют улучшать состояние делопроизводства и хранение документов.

Практика работы с общественными организациями, политическими партиями, показала, что работа с ними не укладывается в традиционные рамки. Личные контакты оказываются иногда основной и наиболее эффективной формой работы. Комплектование архива документами общественных организаций требует нетрадиционных подходов, принципиально новых форм работы, основанных на взаимопонимании и сотрудничестве.

Перспективы работы мы видим в расширении базы комплектования. В списке № 2 организаций – возможных источников комплектования – 17 организаций, наиболее тесное сотрудничество с тремя из этих организаций позволит в ближайшее время заключить с ними договоры о сотрудничестве.

Существенным дополнением к материалам, отложившимся в фондах организаций, являются документы, собранные архивистами методом инициативного комплектования. Например, из их числа в архиве сформирована коллекция документов избирательных объединений, блоков и кандидатов по выборам в представительные органы власти. Документы этой коллекции собраны сотрудниками архива в штаб-квартирах общественно-политических объединений, избирательных комиссиях, на улицах города, в почтовых ящиках в дни проведения предвыборной агитации. В большинстве своем это листовки, плакаты, информационные листки, буклеты, календари и т.д. Историческая ценность данных документов обусловлена содержанием в них информации о позициях различных политических сил в регионе и стране, политических лидерах, стиле, способах, средствах и методах ведения агитационной работы.

Подводя итоги, можно сказать, что на сегодняшний день в государственном учреждении «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» собран по-своему уникальный и сравнительно большой комплекс документов, отражающих современную региональную общественно-политическую жизнь. Отсутствие части документов, отложившихся в деятельности той или иной организации, компенсируется информацией, содержащейся в фондах других организаций. Документы архива активно используются для информационного обеспечения мероприятий (в том числе проводимых областной администрацией), удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации в соответствии с их запросами, при подготовке выставок документов, проведении тематических лекций, написании научных и студенческих работ, издательской деятельности.

Без архивного документа нет истории государства и народа. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, но память о совершенном хранится в архивных документах – уникальных и бесценных источниках познания. Сохранение и приумножение историко-документального наследия Российской Федерации, его активное и всестороннее использование – это одна из ответственных задач, стоящих перед архивистами архивной службы Оренбургской области.