Geum.ru

Президента Российской Федерации от 20 января 1994 года №170 «Об основах государственной политики в сфере информатизации» иФедерального закон

Вид материалаЗакон
Подобный материал:

Перспективы и проблемы комплектования ГУ «ЦДНИОО» в условиях развития информационного общества


Выступление на расширенном заседании коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области главного архивиста отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства ГУ «ЦДНИОО», кандидата исторических наук Семеновой Татьяны Сергеевны 29 марта 2011 года



В 1995 году Росархивом на основе указа Президента Российской Федерации от 20 января 1994 года № 170 «Об основах государственной политики в сфере информатизации» и Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России).

Создание информационного общества и информатизация предполагают интегрирование архивов в единое информационное пространство страны.

В «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации», утвержденной Президентом в феврале 2008 года, информационное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом и органами государственной власти..

Неотъемлемой частью формирования и развития информационного общества является его информатизация – организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Сегодня информационные технологии активно внедряются во все сферы деятельности архивных учреждений.

Остановимся на одном из направлений деятельности архива – комплектовании. Комплектование в условиях развития информационного общества ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в архивах (разработка номенклатур дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел и т.д.).

В условиях развития информационного общества в работе с организациями – источниками комплектования ГУ «ЦДНИОО» главной задачей становится перевод работы на иной качественный уровень с использованием Internetа и специализированных программ, направленных на информатизацию работы архива в целом. Разработкой специализированных программ в сфере информатизации архивного дела в России занимается корпорация «Электронный архив». Я получила возможность познакомиться с основами автоматизации комплектования архива на семинаре «Система управления архивным делом субъекта Российской Федерации» (16 марта 2010 года, Москва), организованном корпорацией «Электронный архив»).

В настоящее время в организациях – источниках комплектования ГУ «ЦДНИОО» идет процесс постепенного перехода к безбумажному документообороту, созданию электронных документов, подлежащих приему на государственное хранение (в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) указаны сроки хранения документов, как на бумажных, так и на электронных носителях). В такой ситуации задачей специалистов отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства ГУ «ЦДНИОО» станет формирование фондов организаций электронными документами. В связи с этим возникает вопрос: как сделать долговременным электронный носитель? Срок хранения используемого в архивных учреждениях электронного носителя от 10 до 50 лет, в то время как хорошая бумага может храниться две тысячи лет. Электронный носитель может разрушиться, в результате информация будет потеряна. Возникает необходимость переноса такой информации, это затратная процедура, но не менее затратная, чем перевод всех документов на бумажный носитель.

Вторая проблема: как сделать так, чтобы при переносе данных с одного носителя на другой не была потеряна информации? Необходимо определить стандарты, нормы, в том числе стандарты хранения, обмена электронными документами. Ведь с точки зрения законодательства, документ – это своеобразная совокупность носителя, материала, из которого он создан, и информации, которая на нем есть. В настоящее время данные вопросы решаются на уровне Росархива и архивных учреждений, где есть отделы хранения документов на специальных носителях.

Следующим перспективным направлением комплектования в ГУ «ЦДНИОО» в условиях развития информационного общества является инициативное документирование, т.к. объем документов, получаемый от источников комплектования ГУ «ЦДНИОО», не отражает в полной мере происходящие в Оренбургской области социально-политические процессы и события. Данная проблема характерна не только для нашей области, но и для других субъектов Российской Федерации. Для обмена опытом и определения направлений развития инициативного документирования 6-7 октября 2010 году в г. Челябинске состоялось совещание-семинар научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа по вопросам инициативного документирования в архивных органах и учреждениях субъектов Российской Федерации. На семинаре присутствовало 35 человек из 9 субъектов (Свердловской, Челябинской, Тюменской, Курганской, Самарской, Оренбургской областей, Удмуртской Республики, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов). От Оренбургской области на семинар делегировали меня.

Участниками семинара рассмотрены вопросы: «Метод устной истории как направление инициативного документирования», «Инициативное документирование как одна из форм комплектования на современном этапе» и др. На семинаре с докладом выступил А.А. Капустин, начальник Управления архивами Свердловской области, который отметил, что в ряде архивов созданы специальные отделы: в 1992 г. в Центре документации общественных организаций Свердловской области создан сектор инициативного документирования, в настоящее время – это отдел документов на спецносителях, в т.ч. и электронных; в 2002 г. в Центре документации новейшей истории Удмуртской республики создан отдел аудиовизуальной информации; в 2004 г. в Объединенном государственном архиве Челябинской области сектор инициативного документирования, созданный в 1994 г., преобразован в отдел инициативного документирования и личных фондов (в отделе 2 специалиста занимаются личными фондами, 3 – инициативным документированием). По его мнению, в штатном расписании современного архива должен быть специалист, в обязанности которого должно входить комплектование архива аудиовизуальными документами, но эффективнее создавать отделы инициативного документирования, т. к. только в этом случае в бюджете можно планировать средства на приобретение необходимой техники и программного обеспечения.

Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области разработана и внедрена ведомственная целевая программа «Инициативное комплектование аудиовизуальной информацией и документами личного происхождения в Челябинской области». Участникам семинара был представлен фильм «Путешествие в историю», подготовленный специалистами Объединенного государственного архива Челябинской области в рамках ведомственной программы.

Круг вопросов, связанных с инициативным документированием, был широк, их обсуждение продолжилось во второй день семинара за круглым столом. Во второй день был проведен мастер-класс по созданию видеодокумента, где участникам рассказали, каких правил нужно придерживаться при создании видеодокумента, сколько времени занимает настройка необходимого оборудования, охарактеризовали параметры лучшего на данный момент цифрового оборудования. После мастер-класса участники семинара побывали на экскурсии в архивохранилище ГУ «ОГАЧО», где хранятся аудиовизуальные документы.

Участники совещания-семинара пришли к выводу, что инициативное документирование неизбежно должно получить развитие в каждом регионе, иначе будет потерян значительный объем информации, отражающий социально-политическое развитие Российской Федерации.

Инициативное документирование в ГУ «ЦДНИОО» развивается с 2007 года. В ГУ «ЦДНИОО» работа по сбору воспоминаний участников войн, политических деятелей и пр. проводилась, но из-за отсутствия современной техники данный вид работы приостановился. В 2010 году нами совершено инициативное фотографирование 21 мероприятия (в 2009 году – 8), однако, ввиду слабой технической базы (в отделе имеется только цифровой фотоаппарат), мы не можем в полном объеме документировать мероприятия, имеющие большое историческое значение (отметим, что в ГУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» ежегодно совершается более 100 выходов для документирования событий). Для качественного проведения данного вида работы в ГУ «ЦДНИОО», на наш взгляд, в перспективе необходимо решить следующие проблемы: кадровую – расширить штат сотрудников, занимающихся инициативным документированием, создать специальный отде; и техническую – приобрести современную видеокамеру, диктофон, аксессуары к фотоаппарату, программное обеспечение для обработки информации, применение которых позволит специалистам ГУ «ЦДНИОО» не только фиксировать основные события политической, социально-экономической, культурной жизни региона, но и обеспечить качественное создание страхового фонда архива, что значительно сократит финансовые затраты.

Использование информационных технологий в архивном деле в XXI веке приобретает решающее значение: они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь в неотъемлемую часть архивной повседневности. Развитие информационного общества – это трудоемкий, затратный и не одномоментный процесс, в котором информатизация архивного дела станет не только неизбежной, но и необходимой. Архивы в силу своих функций всегда оставались наиболее консервативными учреждениями, технический процесс затрагивал их меньше всего, но сейчас наступает пора, когда новейшие технические процессы должны соседствовать с консервативными методами комплектования, сохранности, учета, использования документов, взаимно дополняя, а не вытесняя друг друга. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, «врастания» в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высокоэффективной работы по информатизации архивного дела России.