Новые формы проведения проверок по вопросам обеспечения сохранности документов в организациях – источниках комплектования отдела архивной службы администрации Кочковского района Новосибирской области
| Вид материала | Документы |
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности управления государственной, 486.31kb.
- М учреждении Новосибирской области «Фонд социальной поддержки населения Новосибирской, 7.75kb.
- Об итогах деятельности управления государственной архивной службы Новосибирской области, 121.53kb.
- Административных Правонарушений Российской Федерации, а также закон, 118.81kb.
- Доклад об осуществлении государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства, 216.16kb.
- Управление государственной архивной службы, 2262.15kb.
- Приложение №7 Об укреплении и развитии материально-технической базы как основы обеспечения, 47.63kb.
- Организация документов в делопроизводстве, 11.32kb.
- Выступление А. М. Дикермана, заместителя главы Новосибирского района Новосибирской, 75.82kb.
- Законом Новосибирской области от 16 июля 2005 г. N 305-03 в настоящий Закон внесены, 123.13kb.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 4
Новые формы проведения проверок по вопросам обеспечения сохранности документов в организациях – источниках комплектования отдела архивной службы администрации Кочковского района Новосибирской области
Вопрос обеспечения сохранности документов организаций – источников комплектования является одним из приоритетных в работе отдела архивной службы администрации Кочковского района.
Состояние делопроизводства в организациях находится в прямой зависимости от содержания и качества их деятельности.
Отделом архивной службы и ранее уделялось внимание работе с организациями- источниками комплектования отдела. В основном эта работа велась с ответственными за делопроизводство и архив. При проверке организаций составлялись акты проверок или справки, с выявленными нарушениями знакомили руководителей.
С 2009 года мы сменили форму проведения проверок по вопросам обеспечения сохранности документов организаций – источников комплектования.
В начале года глава администрации района подписывает постановление «Об утверждении графика проверок ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях, учреждениях района, структурных подразделениях администрации Кочковского района».
Постановлением администрации района так же утверждается состав комиссии для проведения проверок, в которую входит председатель комиссии – заместитель главы администрации района, члены комиссии – начальник отдела архивной службы, начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы, главный специалист правового отдела.
Постановление направляется руководителям всех организаций, где планируются проверки по обеспечению сохранности документов.
Перед выездом в организацию ещё раз созваниваемся с руководителем, чтобы на момент приезда проверяющих были на месте руководитель организации, ответственные за делопроизводство и архив.
Перед началом проверки руководитель организации организует встречу прибывшей в организацию комиссии с руководителем организации, главным бухгалтером, инспектором отдела кадров и ответственными за ведении делопроизводства и архив. Председатель комиссии представляет членов комиссии, которые будут осуществлять проверку, оговаривает с руководителем время встречи после проверки, чтобы на месте ознакомить руководителя с результатами проверки.
После проверки организации начальником отдела архивной службы составляется справка проверки, в которой указываются рекомендации по обеспечения сохранности документов. Назначается дата устранения замечаний. Справка проверки подписывается всеми членами комиссии и руководителем проверяемого учреждения. Если имеются грубые замечания, комиссия дает время на устранение этих замечаний и выезжает повторно.
Сегодня отдел архивной службы сотрудничает с 57-ю предприятиями и организациями района. Отдел осуществляет методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений- источников комплектования. Наряду с этим отдел также оказывает методическую и практическую помощь по вопросам хранения документов, ведения делопроизводства учреждениям и предприятиям, независимо от формы собственности.
В 2009 году в рамках смотра сохранности документов и безопасности архивов организаций – источников комплектования отдела архивной службы администрации Кочковского района, среди муниципальных организаций, проверено было 18 организаций. Все организации были проверены согласно графика проверок.
Отчет о проверках муниципальных организаций был заслушан 09 ноября 2009 на расширенном аппаратном совещании, которое проводит глава района 1 раз в месяц с приглашением глав и специалистов администраций сельсоветов, всех руководителей организаций и предприятий района.
В 2010 году была продолжена работа по проведению проверок по вопросам обеспечения сохранности документов в 9 сельскохозяйственных предприятия района.
Распоряжением администрации Кочковского района от 20.04.2010 № 169-ра была создана комиссия в составе 5 человек, председателем комиссии назначена Чернышова О.Б. – заместитель главы администрации района, Федоршин А.В.- начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы, Чубарова Л.Н. – начальник отдела архивной службы, Огнева О.А. – начальник правового отдела, Роговой В.М. –главный специалист правового отдела.
Этим же распоряжением был утвержден график проведения проверок сельскохозяйственных предприятий.
Распоряжение о создании комиссии и график проведения проверок были направлены руководителям сельхозпредприятий, где планировались проверки по обеспечению сохранности документов.
Отделом архивной службы была разработана и направлена во все проверяемые организации Памятка по проверке организации «О ведении делопроизводства и обеспечении сохранности документов по личному составу».
Если говорить о сегодняшнем и завтрашнем дне. То на рассматриваемом направлении наиболее остро стоят проблемы обеспечения сохранности документов. Современная ситуация с ликвидацией и банкротством учреждений, организаций, предприятий отрицательно отражается на условиях по обеспечению сохранности документов.
Основной причиной неправильного хранения документов являются: постоянная смена лиц, ответственных за делопроизводство, смена формы собственности и нежелание новых собственников предприятий обеспечить надлежащие условия хранения.
Проверкой было охвачено 9 сельхозпредприятий, в ходе проверки выявлено:
- ОАО «Быструха» сменился собственник, общество вошло в состав ОАО «Кудряшевское», документы постоянного срока хранения переданы в отдел архивной службы по 2007 год включительно, по личному составу описаны по 2007 год включительно, пока эти документы находятся на месте, решается судьба этих документов, так как на месте нет ни бухгалтерии, не отдел кадров, все находится в головном предприятии ОАО «Кудряшевское». Мы готовы принять эти документы.
- В отношении ОНО ОПХ «Кочковское» введена процедура наблюдения.
Документы постоянного хранения переданы в архив по 2009 год включительно, по личному составу описаны так же по 2009 год. Пока эти документы хранятся на месте.
- Документов по личному составу ОАО «Черновское» и ООО «Троицкое» описаны по 2009 год, их сохранность будет обеспечена на месте, документы постоянного хранения переданы в архив по 2009 год.
ЗАО «Республиканское» документы постоянного хранения и по личному составу описаны по 2009 год включительно, ЗАО «Новорешетовское», ОАО «Жуланка», ОАО «Красносибирское» по 2007 год включительно.
При проверках одной из главных проблем является отсутствие в ряде сельхозпредприятий помещений, отвечающих условиям гарантированной сохранности документов. Отсутствие охранно-пожарной сигнализации.
Особое место в системе мер по повышению безопасности архивных документов является проблема хранения документов по личному составу.
И еще одна вечная проблема – соблюдение условий хранения архивных документов «правильное хранение», во всех организациях отсутствуют архивных коробки.
Как известно, обеспечение сохранности документов – проблема комплексная и ее решение, как ни одно другое направление архивной деятельности зависит от поддержки и понимания руководителей.
Так в ходе проверки в ОАО «Решетовское», ОАО «Черновское», ОАО «Жуланка» имелись помещение для хранения документов по личному составу, но они не соответствовали требованиям, не были оборудованы металлической дверью и отсутствовали распашные решетки на окнах, эти замечания были отражены в справке проверки. После проверки состоялась встреча с руководителями хозяйств, где они были ознакомлены с выявленными замечаниями. Здесь же в присутствии членов комиссии руководители дали распоряжения по оборудованию помещений. В течение месяца нарушения были устранены.
В ОАО «Жуланка» в помещение архива был проведен косметический ремонт, на окно установлена решетка, дверь обита железом, светильники оборудованы закрытыми плафонами.
Такие проверки позволили повысить контроль за состоянием ведения делопроизводства и сохранности документов постоянного хранения и по личному составу со стороны руководителей организаций, которые, при встречи с проверяющими на месте были ознакомлены с результатами поверки.
Итоги проверок сельхозпредприятий были рассмотрены на заседании коллегии при главе района, отчетный доклад по проверкам сельхозпредприятий был так же заслушан на расширенном аппаратном совещании 19 ноября 2010, с приглашением глав и специалистов администраций сельсоветов, всех руководителей организаций и сельхозпредприятий района.
Результат этой работы показал, что при проверке организаций ЗАО «Республиканское» и ОАО «Жуланка» сотрудниками Управления ГАС в сентябре 2010 г. не были выявлены нарушения.
Если на 01.12.2008 года в организациях источниках комплектования имелось всего 5 помещений для хранения документов, в т.ч. сельхозпредприятиях – 2, то на 01.12.2010 года их стало 12, в т. ч. 6 в сельхозпредприятиях (ЗАО «Республиканское», ОАО «Красносибирское», ОАО «Жуланка», ОПХ «Кочковское», ОАО «Решетовское», ОАО «Черновское».
На мой взгляд, работа по проведению смотра сохранности документов и безопасности архивов организаций – источников комплектования в учреждениях списка источников комплектования была очень полезной достигнуты определенные положительные результаты по обеспечению сохранности документов. Мы еще раз в период проведения этой работы обратили внимание руководителей и специалистов всех рангов на необходимость и важность сохранения архивных документов.
Можно сказать, что контрольные функции архивных учреждений являлись главным оружием в деле комплектования, сохранности и безопасности архивов во все времена, и опыт прошлого является большим подспорьем в решении вопросов сохранности и сегодня.
Я считаю, что необходимо дальнейшее проведение смотров сохранности документов и безопасности архивов как сельхозпредприятий, так и других организаций-источников комплектования отдела.
На мой взгляд, работа по проведению проверок по обеспечению сохранности документов организаций – источников комплектования напрасной не была. Достигнуты определенные положительные результаты по ведению делопроизводства и обеспечению сохранности документов. Мы еще раз в период проведения проверок обратили внимание руководителей и ответственных за ведение делопроизводства на необходимость и важность сохранения архивов.
Необходимо отметить. Что подавляющая часть руководителей организаций положительно относятся к нашим визитам.
Мы хотели бы, чтобы со стороны руководителей было как больше помощи и понимания.
Ведь мы, в конечном итоге делаем одно дело. И от того, каким образом будут скоординированы наши усилия, во многом зависит и общий успех нашего дела.
Начальник отдела архивной службы Л.Н. Чубарова