Методическое пособие по составлению номенклатуры дел одобрено
| Вид материала | Методическое пособие |
- Методическое пособие по составлению номенклатуры дел одобрено, 228.1kb.
- Методическое пособие по составлению номенклатуры дел в организациях источниках комплектования, 147.97kb.
- Правила составления и утверждения номенклатуры дел организации Каждая организация,, 175.25kb.
- Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел при составлении, 277.36kb.
- Методическое пособие Москва 2004 Профилактика профессиональной деформации личности, 1410.68kb.
- Методическое пособие по выполнению курсового проекта для специальности 1707, 949.63kb.
- Методические рекомендации по применению номенклатуры дел Южного федерального университета, 60.7kb.
- Примерная форма номенклатуры дел, 18.14kb.
- Порядок составления номенклатуры дел, 135.26kb.
- Рекомендации к опубликованию (протокол №5 заседания нмс ягу от 29. 03. 2007 г.), 125.77kb.
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКОЙ ОБЛАСТИ
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО
СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ОДОБРЕНО
ЭПК управления архивами
Восточно-Казахстанской
области
Протокол от _______№___
г. Усть-Каменогорск
2000 г.
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
1. Основные требования к составлению номенклатуры дел
В процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий (юридических лиц) возникают документы многочисленных видов, разнообразного характера, содержания и назначения. Все они являются носителями информации и используются в деятельности управленческого аппарата.
Документы после их использования группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения.
Правильная группировка документов в дела обеспечивает быстрый поиск исполненных документов по их содержанию и видам. Всестороннее использование документов достигается с помощью научно обоснованной первичной классификации документов в делопроизводстве по наиболее существенным признакам их сходства и различия, которая закрепляется в специальных классификационных справочниках – номеклатурах дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
Различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации (конкретную).
Типовая номенклатура составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве организации в определенном календарном году.
Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться уставом или положением организации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), номенклатурами дел предыдущих лет, описями дел постоянного и временного хранения.
2. Заголовки и их составление в номенклатуре дел
В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (комитетов, комиссий, Советов).
В номенклатуру дел включаются заголовки для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел, личные дела, журналы учета документов с грифом (ДСП).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (брошюры, справочники, бюллетени и т. п.).
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
- автор документа (название организации или структурного подразделения);
- корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы и т. д.).
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
«Журнал учета выдачи дипломов»
«Протоколы собраний акционеров предприятия»
«Сводки по контролю исполнения документов».
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в …»
«Протоколы и стенограммы заседаний ученого Совета …».
В заголовках, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов.
Пример: «Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.
Пример: «Документы к протоколам заседаний методического Совета».
Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.
Пример: «Протоколы заседаний ученого Совета института».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (ам) она ведется.
Если переписка ведется с однородными корреспондентами по одному и тому же вопросу, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается их общее название, например:
«Переписка с райархивами о проведении научно-практической конференции»
«Переписка с трестами о механизации строительных работ».
Если же ее ведут с разнородными корреспондентами по одному и тому же вопросу, то их можно не перечислять в заголовке.
Пример: «Переписка по научно-организационным вопросам».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: «Переписка с производственным объединением «Топаз» о выполнении договора по поставкам продукции».
В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность.
Пример: «Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава. Копии».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Если в дело формируются документы статистической отчетности по определенным формам, заполняемым в отрасли, в наименовании дела указывают название формы, ее номер или условное обозначение (шифр). Номер формы указывается в скобках, как дополнение к заголовку, а не как основной элемент.
Пример: «Квартальные и месячные статистические отчеты по труду и прогнозу высвобождения работников (ф. 1-ТВ)».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка.
3. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел
Заголовки дел в номенклатуре дел располагаются в определенной последовательности. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел.
Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу управления документацией, поскольку именно там сосредотачивается в подлинниках основная организационно-распорядительная документация. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, штатное расписание). Например: служба управления документацией, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. При наличии в организации классификатора структурных подразделений он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами.
После структурных подразделений в порядке значимости располагаются органы и подразделения, действующие на общественных началах (профсоюзный комитет, общественные комиссии, общественные инспекторы) и общественные организации.
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности организации.
Пример:
- Руководство (организация управления)
- Планирование
- Организация производственной деятельности
- Финансирование
- Учет и отчетность
- Работа с кадрами
- Документационное обеспечение управления.
Учредительные документы юридических лиц располагаются на первом месте в разделе «Руководство», если они находятся в другом отделе, в примечании должна быть сделана отметка об их местонахождении.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Если раздел номенклатуры не имеет подразделов, организационно-распорядительную документацию следует помещать в начале перед функциональными управленческими документами.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Внутри этих групп дела также располагаются по степени важности: первыми идут годовые планы, потом квартальные, месячные. Точно также располагаются отчеты – годовые, квартальные, месячные.
Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.
В группе дел с перепиской сначала располагаются дела, включающие переписку с вышестоящими органами, затем – межведомственную переписку и далее – переписку с подведомственными учреждениями.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.
Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.
В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.
4. Требования к заполнению формы номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется по установленной форме (Приложение 1).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет таблицу из 5-ти граф:
- индексы дел
- заголовки дел
- количество дел (томов, частей)
- сроки хранения дел (томов, частей) и №№ статей по перечню
- примечание.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс играет важную роль в текущем делопроизводстве. Система индексов может быть трех видов: цифровая (арабские и римские цифры), буквенная (буквы русского и латинского алфавита) и смешанная (сочетание букв и цифр).
В современной практике чаще всего применяется цифровая индексация. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения, общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Например: 10-01, где 10 – обозначение структурного подразделения, 01 – порядковый номер дела по номенклатуре.
В целях обеспечения стабильности индексов дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются свободные индексы для заведения ранее не предусмотренных дел.
Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:
организационно-распорядительная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.
Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации - фондообразователя.
Так, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.
Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Каждое дело не должно превышать 250 листов. Поэтому при большом объеме документов, относящемся к одному делу, допускается формирование томов, частей.
В графе 4 на основании «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) указываются срок хранения дела, номера статей. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Ведомственные перечни применяются при проставлении сроков хранения для документов специфичных только для конкретной системы (отрасли) и не отраженных в вышеназванном перечне.
Сроки хранения документов в «Перечне типовых документов …» даны по двум группам организаций. К первой группе отнесены организации, относящиеся к числу источников комплектования госархива, его филиалов и райархивов (см. графа № 3 Перечня). Ко второй группе – организации, чьи документы не поступают на хранение в госархив или его филиалы (см. графа № 4 Перечня). При работе с номенклатурой дел необходимо знать является ли данная организация источником комплектования госархива или филиала и только после этого проставлять срок хранения из соответствующей графы (№ 3 или № 4) Перечня.
При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения, например:
«Планы финансирования и кредитования»
а) годовые – постоянно;
б) квартальные – 3 года;
в) месячные – 1 год.
Поэтому в номенклатуру организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкретная категория документов.
Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Учитывается также юридическая сила, подлинность, дублетность (повторяемость) документов и другие особенности. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае – 10 лет).
При включении в номенклатуру дел, содержащих документы, сроки хранения которых не предусмотрены типовым или ведомственным перечнем документов, сроки их хранения временно устанавливаются экспертной комиссией организации и экспертом государственного архива.
В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), проставленная в перечне вместе со сроками хранения к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности может быть принято решение о передаче их на постоянное государственное хранение.
Снятие отметок «ЭПК» при проставлении сроков хранения в номенклатуре дел запрещается.
О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, делаются дополнительные примечания к срокам дел «В случае завершения ревизий», «До окончания срока действия договора» и др.
По окончании календарного года к номенклатуре составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения (Приложение1).
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
5. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
Номенклатуры дел структурных подразделений составляются в последнем квартале предшествующего года ответственными за управление документацией и подписываются руководителями подразделений (Приложение 2).
На основе номенклатур дел структурных подразделений службой управления документацией составляется сводная номенклатура дел организации. К сводной номенклатуре дел организации составляются указания по ее применению (Приложение 3).
Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом (если он есть), подписывается руководителем службы управления документацией и после одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией управления архивами Восточно-Казахстанской области, после чего утверждается руководителем организации.
Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и вводят в действие с 1 января следующего года. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и другие, делопроизводственный год которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности), номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.
Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещается в дело, хранится в службе управления документацией, второй используется этой службой в качестве рабочего, третий экземпляр служит в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в государственном архиве, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с экспертной комиссией вышестоящей организации.
Методическое пособие по составлению номенклатуры дел предназначено для работников службы управления документацией учреждений, организаций и предприятий (юридических лиц).
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Наименование УТВЕРЖДАЮ
вышестоящей организации Руководитель организации
Подпись Расшифровка
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № _____
на 2005г.
г. Усть-Каменогорск Дата
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и №№ статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | 02 - ОТДЕЛ КАДРОВ | | | |
| | | | | |
| 02-01 | Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании, длительных командировках | | 75 л. ст. 19б | Перечень типовых документов… с указанием сроков хранения, М., 1989 |
| 02-02 | Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках | | 3 г. ст. 19в | |
| 02-03 | Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.). | | 3 г. ст. 492 | |
| . . . | | | | |
| 02-20 | Журнал учета выдачи командировочных удостоверений | | 3 г. ст. 537 | |
Наименование должности
руководителя службы
управления документацией Подпись Расшифровка
подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК управления
Восточно-Казахстанской области
от 00.00.00 № 00
Продолжение приложения 1
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ___________________________________________________________________
(наименование организации)
в 200_ г.
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| | | переходящих | с отметкой «ЭПК» |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| Итого | | | |
Наименование должности
руководителя службы
управления документацией Подпись Расшифровка
подписи
00.00.00
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.
Наименование должности
лица, передававшего сведения
в архив Подпись Расшифровка
подписи
00.00.00
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Наименование организации
Наименование
структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №____
на 2005г.
г. Усть-Каменогорск Дата
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и №№ статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Руководитель подразделения Подпись Расшифровка
подписи
СОГЛАСОВАНО
Зав. архивом (ответственный
за архив) Подпись Расшифровка
подписи
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
УКАЗАНИЯ
по применению сводной номенклатуры дел
_______________________________________
наименование организации
1. Общие положения
1.1. Номенклатура дел_____________________________________________________
наименование организации
представляет систематизированный перечень документов, заводимых в делопроизводстве отделов.
Номенклатура дел составлена для обеспечения порядка формирования документов в дела, учета дел в делопроизводстве, их систематизации.
Номенклатура дел также является основой для составления описей дел постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Группировка исполненных документов в дела, индексация дел и сроки их хранения1) являются обязательными для всех отделов.
1.2. Номенклатура дел может действовать в течение 5 лет, если не произойдет коренного изменения функций и структуры. Если такие изменения произойдут, номенклатура дел должна быть пересоставлена.
Номенклатура дел в обязательном порядке подлежит ежегодному согласованию с государственным архивом (госархивом). Если в составе номенклатуры дел не произошло никаких изменений, госархив извещается об этом письмом и она остается на очередной делопроизводственный год. При незначительных изменениях номенклатура дел уточняется и представляется для согласования в госархив. При очередном представлении номенклатуры дел в госархив Указания по применению могут не перепечатываться.
Номенклатура дел согласовывается с госархивом и утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел отделы получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
Номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Один экземпляр хранится в службе управления документацией или разделе «Руководство» и является документом постоянного хранения. Второй экземпляр распределяется по отделам в виде выписок, третий экземпляр в качестве учетного документа передается в ведомственный архив, последний экземпляр - в госархив.
Номенклатура дел составлена в соответствии с требованиями «Основных правил документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан» (А., 1992), на основе изучения состава, содержания и объема документов, образующихся в деятельности организации. Для установления сроков хранения дел использовался «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» (М., 1989) и ведомственный перечень документов.
В соответствии с налоговым законодательством Республики Казахстан (Указ Президента Республики Казахстан от 24.04.95 г. № 2235), «О бухгалтерском учете» (Указ Президента Республики Казахстан от26.12.95 г. № 2732) и «О банках и банковской деятельности» (Указ Президента Республики Казахстан от 31.08.95 г. № 2444) минимальный срок хранения учетной документации увеличен до 5 лет.
В деятельности организации образуются документы, не предусмотренные «Перечнем типовых документов...», поэтому сроки хранения таких дел установлены настоящей номенклатурой после предварительного изучения содержания данной категории документов, исходя из их научной и практической ценности, а также с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отделов. Описательная статья таких дел содержит только срок хранения без указания номера статьи по перечню.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2000 года, начинается с 1 января 2001 года.
2. Структура номенклатуры
Номенклатура дел построена по структурному принципу. Названиями разделов номенклатуры являются названия отделов, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
3. Порядок применения номенклатуры
3.1. В номенклатуре дел применена двойная индексация дел. Каждому делу присвоен индекс, который состоит из индекса структурной части (отдела) и порядкового номера дела, внесенного в раздел номенклатуры (01-02; 02-03). Индексы дел проставлены в первой графе номенклатуры дел.
3.2. В графу 2 включены заголовки по номинальному и авторскому признакам. Дела и документы в разделах номенклатуры расположены по степени значимости вопросов и видов документов, в логической последовательности и в соответствии с документированием участков работы в отделах.
В заголовках дел, в которых в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках указаны основные разновидности документов.
3.3. Графа 3 «Количество дел, томов» заполняется в конце календарного года по фактически заведенным делам. Если какое-либо дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось». По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей.
3.4.1. Для документов, отражающих основные направления деятельности организации, установлен срок хранения «постоянно», что предполагает вечное хранение этих документов и передачу их на государственное хранение.
Отметка «ЭПК», проставленная в номенклатуре к некоторым видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение. Отдельные документы из состава этих дел могут быть оставлены на постоянное хранение.
Снятие отметки «ЭПК» допускается только после проведения экспертизы ценности этих документов специалистами госархива, если окажется, что эти документы не имеют научно-исторической ценности.
Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В» ЭПК (личные дела, личные карточки) исчисление срока хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет минус «В», где «В» - возраст лица к моменту окончания дела.
Отметка «до минования надобности» (ДМН) означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией.
Снижение сроков хранения, установленных номенклатурой дел, запрещается. При смене работников, дела включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Самостоятельное уничтожение документов и дел также запрещено. Согласно Закону Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах» (22 декабря 1998 г.) ст. 27 п. 1 «физические и юридические лица, виновные в нарушении законодательства по архивному делу, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан».
4. В графе 5 «Примечание» оговариваются вопросы формирования дел, целесообразность ведения нескольких дел, делаются дополнительные примечания к срокам хранения дел.
Учитывая исключительную важность примечаний, их следует обязательно указывать при всех очередных перепечатках номенклатуры дел.
5. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел.
Список использованной литературы:
- Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан (А.,1992).
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989).
- Основные правила работы ведомственных архивов (М., 1986).
- М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов «Курс делопроизводства» (М. Н., 1997).
- В. И. Андреева «Образцы документов по делопроизводству» (М., 1998).
6. Учебник «Организация работы с документами» (М., 1998).
- 1) Сроки хранения дел с выходом новых нормативных документов могут быть изменены