Методические рекомендации по применению номенклатуры дел Южного федерального университета
| Вид материала | Методические рекомендации |
- Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел при составлении, 277.36kb.
- Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел структурного подразделения, 62kb.
- Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел, 477.15kb.
- С программируемой архитектурой (мнмвс), 17.94kb.
- Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел 4 Список использованных, 433.71kb.
- Правила составления и утверждения номенклатуры дел организации Каждая организация,, 175.25kb.
- Южного Федерального Университета. Протокол №10 от 28 апреля 2007 г. Рецензент: программа, 335.17kb.
- Методические указания по применению номенклатуры дел структурного подразделения Вцелях, 48.82kb.
- Утверждаю руководитель тти южного федерального университета, 68.5kb.
- Рекомендации по применению 1-3, 514.65kb.
Методические рекомендации
по применению номенклатуры дел
Южного федерального университета
Номенклатура дел ЮФУ - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми работниками университета. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда ЮФУ.
Каждое структурное подразделение ежегодно получает выписку из сводной номенклатуры дел ЮФУ. На начало года выписка из номенклатуры носит плановый характер, т.к. в нее включены заголовки номенклатурных дел, предполагаемых к заведению в структурном подразделении.
В последнем квартале текущего года выписка из номенклатуры дел подлежит дооформлению (при необходимости дополняется, уточняются заголовки дел, заполняется графа 3, составляется итоговая запись о количестве заведенных в структурном подразделении дел), приобретая характер отчетного документа. Заполненная выписка из номенклатуры дел представляется в Управление делами одновременно с утвержденной руководителем подразделения номенклатурой дел структурного подразделения на следующий год.
В целях сохранения единства классификации на однородные по своему содержанию дела, для факультетов (деканатов) и кафедр ЮФУ составлены типовые номенклатуры дел. Типовая номенклатура дел служит методическим пособием для разработки индивидуальных номенклатур дел.
Требования к составлению индивидуальной номенклатуры дел структурного подразделения сводятся к следующему.
В графе 1 индивидуальной номенклатуры дел структурного подразделения проставляются индексы дел. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (утвержден приказом ректора от 12.01.2010 № 1-ОД) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел ЮФУ (порядковый номер дела переносится в индивидуальную номенклатуру без изменений). Например: 17.01-03, где 17.01 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 индивидуальной номенклатуры дел структурного подразделения из типовой номенклатуры переносятся заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве структурного подразделения с учетом его специфики.
Большинство заголовков дел типовой номенклатуры переносится в индивидуальную без изменений.
В заголовках дел с термином "документы" в индивидуальной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для данного подразделения. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В индивидуальную номенклатуру дел не включаются дела, предусмотренные типовой номенклатурой, если в деятельности данного структурного подразделения не образуется соответствующей документации.
Если в течение делопроизводственного года в подразделении заводится дело, не предусмотренное типовой номенклатурой дел, оно вносится в конец индивидуальной номенклатуры дел под дополнительным (следующим) номером.
В графе 3 индивидуальной номенклатуры дел против каждого заголовка дела, по завершению его делопроизводством, проставляется количество частей, томов. Эта графа заполняется по окончании календарного года.
Указанные в типовой номенклатуре дел сроки хранения (графа 4) переносятся в индивидуальную без изменения.
При включении в индивидуальную номенклатуру дел, не предусмотренных типовой номенклатурой, сроки хранения их определяются по согласованию с архивным отделом.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о не заведении дел, о переходящих делах, могут проставляться также отметки о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение для продолжения, списании дела и др. При включении в номенклатуру дел электронных документов в графе "Примечания" делается отметка "ЭД" (без кавычек).
В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в индивидуальную номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего индивидуальную номенклатуру, и проставляется дата составления.
Индивидуальная номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с Управлением делами и архивным отделом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Образец индивидуальной номенклатуры дел приводится ниже.
Образец индивидуальной номенклатуры дел
| ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» ФАКУЛЬТЕТ ФИЛОЛОГИИ И ЖУРНАЛИСТИКИ Кафедра романо-германской филологии НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № _________ г. Ростов-на-Дону на 2010 г. | | |
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей | Срок хранения и статья по перечню | Примечание |
| 21.05-02 | Распоряжения декана факультета. Копии | | ДМН, ст. 6в | Подлинники – в деканате |
| 21.05-03 | Положения, инструкции, методические рекомендации, регламентирующие деятельность кафедры. Копии | | ДМН, ст. 16 | Подлинники – д. 01-11, 14-05, 15-04, 35-04 |
| 21.05-04 | Должностные инструкции сотрудников. Копии | | ДЗН, ст. 35б | Подлинники – д. 48.01-06 |
| 21.05-05 | Протоколы заседаний кафедры | | Постоянно, ст. 5в | |
| 21.05-07 | Перспективные планы развития кафедры | | Постоянно, ст. 84 | |
| 21.05-08 | Годовые план и отчет об учебно-методической работе кафедры | | Постоянно, ст. 90а, 198б | |
| 21.05-12 | Утвержденные учебные планы по специальностям и специализациям. Копии | | ДЗН, ст. 371 | Подлинники – д. 15.01-03 |
| 21.05-... | | | | |
Заведующий кафедрой А.И.Норанович
«___»_________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления делами О.В.Дядиченко
«___»_________ 20__ г.
Начальник архивного отдела Т.П.Злобина
«___»_________ 20__ г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2010 году на кафедре романо-германской филологии
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| ИТОГО: | | | |
Заведующий кафедрой А.И.Норанович
«___»_________ 20__ г.
Итоговые сведения переданы в Управление делами.
Наименование должности лица,
передавшего сведения Расшифрока подписи
«___»_________ 20__ г.