Институт Развития «ЭкоПро»

Вид материала

Семинар

Содержание Средства проверки Основная терминология. Управление проектом (УП), или Проектный менеджмент (ПМ), англ. - Рrоjесt Маnаgеmеnt (РМ) Управление проектами в грантовой деятельности. Проектный цикл (Project cycle) Значение проектного менеджмента. История развития проектного менеджмента. Расширение сферы применения УП будет продолжаться, так как все большее число видов человеческой деятельности приобретает инновац Характеристики проекта. Функции управления проектом. Организационный инструментарий УП.

Подобный материал:

• Международным Институтом Развития «ЭкоПро», образовательным порталом «Мой университет»,, 135.31kb.
• Международный Институт Развития «ЭкоПро», образовательный портал Мой университет, факультет, 69.61kb.
• Положение о региональном молодёжном конкурсе проектов развития «приграничное сотрудничество:, 101.04kb.
• Социология семьи и брака, 265.87kb.
• Управление образования витебского облисполкома государственное учреждение образования, 1078.22kb.
• Доклад на Всероссийской научной конференции «От СССР к рф: 20 лет итоги и уроки», 140.15kb.
• Администрация муниципального образования «город нягань» институт муниципального развития, 6940.31kb.
• Администрация муниципального образования «город нягань» институт муниципального развития, 5347kb.
• «Институт усовершенствования врачей», 666.04kb.
• Федеральный институт развития образования Центр развития психологической службы, 1337.54kb.

Модуль 1 «Основы управления проектами».


Цель: Вхождение в проектный менеджмент


Результаты:

1. Вхождение в учебный процесс ДК ПМ и Ф
   
2. Знакомство с основами управления проектами
   
3. Освоение материалов Модуля 1
   

Результат	Объективно-проверяемые индикаторы	Средства проверки
Вхождение в учебный процесс ДК ПМ и Ф	К окончанию Модуля выполнено и отослано преподавателю практическое задание 1	1.1.1.Входная анкета 1.1.2.Диагностическая карта 1.1.3.Самопрезентация 1.1.4. Формулировка цели изучения проектного менеджмента и фандрайзинга 1.1.5. Сформулированные ожидания и опасения от ДК ПМ 1.1.6. Сформулированная тема проекта, который мини-команда будет разрабатывать в ходе обучения на ДК ПМ
Знакомство с основами управления проектами	К середине Модуля изучен теоретический материал Модуля 1 «Основы управления проектами».	1.2. Ответы на вопросы для самоконтроля Глав 1 и 2.
Освоение материалов Модуля 1	1.3. К окончанию Модуля преподаватель зачел выполненное практическое задание 1	1.3. Письмо преподавателя

Глава 1 «Место и роль науки управления проектами».

1. Введение
   
2. Основная терминология
   
3. Современная концепция проектного менеджмента
   
4. Значение проектного менеджмента
   
5. История развития проектного менеджмента
   
6. Вопросы для самоконтроля
   
7. Список источников и литературы
   

1. Введение.
   

Современный этап развития общества характеризуется стремительными изменениями, происходящими в различных областях человеческой деятельности. Успех страны, отрасли, предприятия или отдельно взятого человека сегодня во многом зависит от способности быстро адаптироваться к происходящим изменениям и возрастающим требованиям внешней среды. Таким образом, для планирования и успешной реализации своей деятельности уже недостаточно старых методов управления. Именно этим объясняется появление и широкое распространение в последнее время, в том числе и в России, новых, но уже доказавших свою эффективность, методов управления. К новым эффективным методам управления, несомненно, относится проектный менеджмент. Создание нового курса, проведение научного исследования, написание и издание книги, поездка в зарубежный университет или прием иностранного коллеги - все это примеры различных проектов. Именно понятие «изменения» являются сущностью любого проекта, а проектный менеджмент является универсальной технологией эффективного управления изменениями.

2. Основная терминология.
   

Проект (Project) – это ограниченное во времени, целенаправленное изменение отдельной системы в рамках установленных требований к качеству результатов и объему ресурсов, осуществляемое индивидуально или проектным коллективом.


Управление проектом (УП), или Проектный менеджмент (ПМ), англ. - Рrоjесt Маnаgеmеnt (РМ) — это наука и искусство руководства людскими и материальными ресурсами на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Проектный менеджмент является одним из основных разделов знаний общего менеджмента (General management) - науки и искусства управления функциями и

ресурсами любой организованной системы, обеспечивающих сохранение и развитие определенной структуры и поддержание определенного режима деятельности.


Управление проектами в грантовой деятельности. Использование УП для управления грантовой деятельностью впервые было предложено Европейской Комиссией с целью повышения эффективности использования выделяемых грантополучателям средств, достижения запланированных результатов финансируемых проектов в рамках установленного бюджета, сроков реализации, качества и удовлетворения потребностей бенефициариев.

С этой целью была разработана методология Управления проектным циклом, внедрение которой и последующее широкое использование в грантовой деятельности позволило достичь поставленной цели.

Данную технологию широко используют в профессиональной деятельности фандрайзеры и менеджеры, работающие с грантовыми проектами.


Фандрайзер – специалист по поиску средств для реализации некоммерческих проектов.


Фандрайзинг - это процесс поиска ресурсов для реализации проекта или программы, а также для поддержания существования организации.

Поскольку требования к некоммерческим проектам значительно повысились в последнее время, чему также способствовало значительное повышение конкуренции в данной области, к профессиональному фандрайзеру предъявляются требования владения методологией УП.


Проектный цикл (Project cycle) – жизненный цикл проекта от стадии планирования до завершения реализации проекта.

Этапы проектного цикла (Рис. 1):





Более детально проектный цикл можно представить следующим образом:

1. Формулирование проекта

• Создание инициативной группы
  
• Поиск, сбор и анализ информации
  
• Идентификация проблем (потребностей)
  
• Формулирование проектных предложений
  

2. Планирование проекта

• Формирование проектного коллектива
  
• Разработка проекта
  

3. Осуществление проекта

• Финансирование проекта
  
• Реализация проекта
  

4. Завершение проекта

• Оценка проекта
  
• Определение перспектив проекта
  

3. Современная концепция проектного менеджмента.
   

Проектный менеджмент является комплексной междисциплинарной профессиональной деятельностью, которая имеет много общего с другими дисциплинами и профессиями, в том числе с разными сферами управленческой деятельности.

Схематично положение проектного менеджмента и его взаимодействие с другими областями управленческих знаний можно представить следующим образом (Рис. 2):



Из этой схемы можно сделать следующие выводы:

• Сфера ПМ имеет свою уникальную область знаний, частично пересекающуюся с соседними областями.
  
• Область общего управления содержит знания, которые следует иметь каждому менеджеру проекта.
  
• Область технического управления содержит специальные знания в конкретной области деятельности. Это то, что делает менеджера проекта специалистом в этой области.
  
• Вспомогательные и поддерживающие дисциплины помогают менеджеру проекта лучше выполнять свои функции.
  

Таким образом, проектный менеджмент – это то, что дает возможность вместе с общим и техническим управлением при поддержке вспомогательных дисциплин достигать успеха при реализации проектов.

4. Значение проектного менеджмента.
   

Проектно-ориентированный подход позволяет не только понять, что мы должны сделать, какие хотим получить результаты, но и определить, кто для этого нужен, какие   ресурсы необходимы, в какие сроки можно выполнить работы и, наконец, ответить на главный вопрос: «сколько это будет стоить?»


Таким образом, из нечетких и несистемных желаний в области различных социальных, экономических и организационных преобразований с помощью проектно-ориентированного подхода можно перейти к обоснованным, рассчитанным и обеспеченным реалиями параметрам проекта, который  можно реализовывать так же,  как проекты в инженерном деле и технике. Совершенно очевидно, что в этом случае эффективность такого рода целенаправленной деятельности возрастает в несколько раз.


По данным Международной Ассоциации Управления Проектами (IPMA) использование современной методологии и инструментария УП позволяет обычно сэкономить порядка 20-30 процентов времени и около 15-20 процентов средств, затрачиваемых на осуществление проектов и программ. В России же, где организационная система и методы управления гораздо слабее, чем на Западе, эффект от внедрения УП окажется еще более значительным.


По оценкам ведущих международных и российских экспертов широкое применение современных технологий управления проектами и программами позволит в целом повысить эффективность экономики страны как минимум на 15-20% !

        

Управление проектами как новая управленческая культура и технология позволяет форсированно перейти от спонтанного развития в "точках роста" к целенаправленному  планомерному развитию, от отдельных проектов и программ через проектно-ориентированные организации и компании к проектно-ориентированному бизнесу и обществу в целом.

5. История развития проектного менеджмента.
   

В странах рыночной экономики стандарты и методы управления проектами получили широкое распространение при осуществлении самых разнообразных программ - от строительства небольшого объекта до космических проектов и государственных реформ.


Расширение сферы применения УП будет продолжаться, так как все большее число видов человеческой деятельности приобретает инновационный, проектный характер.


Основа современной концепции РМ была заложена в середине 50 гг. в США и в течение примерно 40 последних лет управление проекта­ми в развитых странах сформировалось как самостоятель­ная дисциплина и особая профессиональная область дея­тельности в условиях рыночной экономики.


К настоящему времени управление проектами стало признанной во всем мире методологией проектно-ориентированной деятельности, позволяющей грамотно разрабатывать и эффективно осуществлять проекты разных типов и масштабов при помощи специально разработанных методов и средств, адекватного мышления и рациональных способов действия.


В бывшем СССР методы УП, являясь, по сути, рыночным инструментом, оказались невостребованными существовавшей социально-экономической системой, хотя теоретические разработки отечественных ученых и специалистов существовали и были достаточно высокого уровня. В то же время именно в СССР, как, пожалуй, ни в одной стране мира, осуществля­лось большое число крупных программ и проектов. И по­этому, естественно, здесь накопились свои достижения и опыт управления ими.


Однако Управление Проектами как профессиональная комплексная дисциплина и специальная методология эффективного управления изменениями до 90-х годов не было востребовано практикой в период планово-распределительной экономики и преобладания административно-командных методов управления. В тоже время, в период с 30-х по 90-е годы в этой области был накоплен значительный опыт и определенные достижения, которые, к сожалению, не получили широкомасштабного применения и не сказались на экономике нашей страны в национальных масштабах.


Ситуация резко изменилась в период перестройки в начале 90-х годов, когда Россия заняла свое место в мире профессионального Управления Проектами.


Профессиональное управление проектами в России за последнее десятилетие прошло путь от применения элементов УП для отдельных проектов до создания интегрированных систем управления проектно-ориентированными компаниями и программами. Широкое применение проектного управления позволит в относительно короткое время значительно ускорить решение ряда задач, определенных Правительством Российской Федерации как приоритетные, в первую очередь, таких как: повышение эффективности управления государственным имуществом и бюджетной эффективности, повышение прозрачности государства, в т.ч. бюджетных процессов, улучшение инвестиционного климата, обеспечение инновационной направленности Российской экономики, экономия ограниченных государственных и частных ресурсов за счет применения УП.


Использование Проектного Менеджмента в грантовой деятельности даст возможность руководителям и менеджерам организаций реально определять приоритетные направления своей деятельности, облекать их в форму цельных программ и проектов, четко и однозначно формулировать цели и ожидаемые результаты деятельности, формулировать критерии успешности выполнения проектов, осознанно учитывать возможные риски, и, что очень важно - оптимизировать использование ресурсов организации. Все это, несомненно, также придаст уверенности начинающим менеджерам, повысит эффективность их работы и деятельности организации в целом.

1. Вопросы для самоконтроля:
   

1. Раскройте содержание понятий «проект» и «управление проектом».
   
2. Кто и зачем ввел использование УП в грантовую деятельность?
   
3. В чем состоит сущность процесса фандрайзинга?
   
4. Каковы основные этапы проектного цикла?
   
5. Раскройте основное содержание современной концепции «управления проектом».
   
6. Охарактеризуйте тенденцию развития УП в России и за рубежом.
   
7. В чем актуальность использования УП?
   

1. Список источников и литературы:
   

1. Воропаев В.И. Управление проектами в России. М.: Аланс, 1995.
   
2. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента. Пер. с англ. М.: Дело, 1992.
   
3. Разу М.Л. и др. Управление программами и проектами. М.: ИНФРА-М, 1995.
   
4. Семь нот менеджмента / Под ред. В. Краснова и А. Привалова. М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 1997.
   
5. A Guide to the Project Management Body of Knowledge: Project Management Institute, 1996.
   

Глава 2 «Проект как объект управления».


"Все прожекты зело исправны быть должны,

дабы казну зряшно не засорять и отечеству ущерба не чинить.

Кто прожекты станет абы как ляпать,

того чина лишу и кнутом драть велю".


Петр I

1. Введение
   
2. Характеристики проекта
   
3. Функции управления проектом
   
4. Организационный инструментарий УП
   
5. Вопросы для самоконтроля
   
6. Список источников и литературы
   

1. Введение.
   

Деятельность любого предприятия (организации, учреждения) может быть условно разбита на постоянную и проектную. Постоянная деятельность, обычно связанная с основным видом деятельности, повторяется изо дня в день и достаточно отлажена и прогнозируема. В отличие от этого, проектная деятельность связана с созданием новых продуктов или услуг и, в силу своей новизны, менее предсказуема и имеет повышенные риски. Проектная деятельность отличается от постоянной и должна управляться по-другому. Это особенно важно, если проекты составляют существенную долю деятельности организации или очень важны для ее развития. Именно профессиональные методы управления проектами определяют успешное достижение целей и результатов проекта в определенные сроки, с требуемым качеством и в рамках установленного бюджета.

Применение методологии УП полезно при осуществлении организационных, социальных и экономических проектов и программ. Кроме того, применение УП выгодно и необходимо для проектов с четко определенным единственным конечным продуктом и проектов с жесткими требованиями к срокам, затратам и спецификации требований к результатам. Большинство проектов, осуществляемых в учреждениях органов власти, культуры, образования, некоммерческих и коммерческих организациях имеет перечисленные требования, что определяет важность применения проектного менеджмента для их разработки и реализации.

2. Характеристики проекта.
   

Проект как объект управления описывается совокупностью определенных показателей – характеристик проекта, которые закладываются на этапе планирования (см. Главу 1). На основе характеристик определяется, во-первых, целесообразность, выполнимость и устойчивость проекта а, во-вторых, пути и способы достижения запланированных показателей. Именно поэтому, для принятия финансовой организацией положительного решения о выделение средств, последующих эффективного управления проектом и успешной его реализации необходимо сформулировать и обосновать планируемые характеристики проекта.


К основным характеристикам проекта относятся следующие:

• Цель и основные результаты проекта, получаемые бенефициариями в ходе реализации проекта и после его завершения;
  
• Финансовые средства, необходимые для реализации проекта;
  
• Качественные и количественные характеристики ресурсов, требующихся для реализации проекта;
  
• Квалификация специалистов и возможности организаций, привлекаемых к реализации проекта;
  
• Количественные и качественные показатели работ по проекту;
  
• Сроки выполнения проекта.
  

Текущие значения этих показателей могут меняться на протяжении всего жизненного цикла проекта, что обусловлено влиянием внутренней среды проекта и его внешним окружением. Эффективность управления как раз и предполагает достижение запланированных показателей проекта при действии указанных влияний. Таким образом, становится более понятной сама цель применения методологии и инструментов проектного менеджмента для достижения оптимального результата при заданных ограничениях и существующих рисках.

3. Функции управления проектом.
   

Достижение целей проекта осуществляется через функции управления. Функция управления применительно к УП означает деятельность команды проекта по управлению проектом. Выделяют базовые и интегрирующие функции.


К базовым функциям относятся следующие:

• Управление предметной областью проекта (содержание проекта);
  
• Управление стоимостью (бюджет и ресурсы).
  
• Управление временными ресурсами (календарный план);
  
• Управление качеством (требования к результатам, стандарты);
  

К интегрирующим функциям относятся:

• Управление персоналом проекта (подбор, подготовка, организация работы);
  
• Управление коммуникациями (мониторинг и прогнозирование хода проекта);
  
• Управление контрактами (подбор субподрядчиков, тендерные процедуры);
  
• Управление рисками (снижение уровня неопределенности в проекте).
  

Любая функция управления состоит из пяти видов управленческой деятельности, обладающих относительной самостоятельностью: планирования, организации, координации, мотивация и контроля.


Планирование – это определение оптимального результата при заданных ограничениях по времени и ресурсам.


Организация определяет пути, методы и средства достижения поставленных целей.


Координация позволяет гармонизировать деятельность всех участников проекта.


Мотивация предполагает создание таких условий труда, при которых каждый участник проекта приносит максимальную пользу.


Контроль позволяет прогнозировать и отслеживать отклонения с целью своевременного их предупреждения и коррекции.


Планирование предметной области проекта заключается в разработке документа, в котором фиксируются цели, планируемые результаты и критерии оценки успеха реализации проекта. На основании изучения данного документа эксперты финансовой организации делают первый вывод о профессиональном уровне менеджеров проекта и выполнимости проекта.


Планирование стоимости в проекте предназначено для обеспечения выполнения проекта в рамках установленного бюджета и включает в себя:

расчет потребности в ресурсах, необходимых для успешного выполнения работ проекта;

определение стоимости трудозатрат и ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;

разработка бюджета проекта, т.е. распределение предполагаемых затрат в соответствии со сроками выполнения проекта.


Планирование временных параметров проекта предполагает составление календарного плана проекта, в котором устанавливается срок начала и окончания проекта, полный перечень работ по проекту, их последовательность и взаимосвязь, а также исполнители, ответственные за выполнение работ.


Планирование качества проекта включает разработку таких характеристик продуктов и услуг, создаваемых в ходе реализации проекта, которые определяют способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Потребности могут включать, например, такие аспекты, как функциональная пригодность, эксплуатационные характеристики, надежность, безопасность, экономические, экологические, эстетические и культурно-исторические требования.

4. Организационный инструментарий УП.
   

Для организации нормальной работы по управлению проектом менеджер должен владеть организационным инструментарием, под которым понимается совокупность методов и моделей управления проектом, позволяющих наглядно представить, спроектировать, организовать и контролировать процесс разработки и реализации управленческих решений по проекту.

Наиболее эффективным инструментом в управлении проектом являются так называемые сетевые матрицы. Сетевая матрица представляет собой графическое изображение процессов осуществления проекта, где все работы, как управленческие, так и производственные, показаны в определенной технологической последовательности и необходимой взаимосвязи и взаимозависимости. С целью определения времени и длительности выполнения работ проекта сетевая матрица совмещается с календарно-масштабной сеткой времени.

Для обеспечения возможности руководителю проекта разделить задачи управления по подразделениям и исполнителям проекта, как внутренним, так и внешним, по отношению к организации, в которой осуществляется проект, была разработана функциональная матрица или матрица РАЗУ (Разделение Административных Задач Управления). Матрицу РАЗУ можно рассматривать как инструмент согласования участников проекта и осуществляемых ими работ по проекту.


Главным предназначением информационно-технологической модели (ИТМ) является описание технологии управления проектом, иначе говоря, фиксация последовательности и взаимосвязи решения всего комплекса задач по управлению проектом.


Для разработки и реализации грантовых проектов в качестве основного инструмента УП чаще всего используется логико-структурный подход (ЛСП). ЛСП позволяет разработчикам проекта детально проанализировать ситуацию, определить «стейкхолдеров» будущего проекта, выявить ключевые проблемы и наметить пути по их решению. ЛСП включает практические механизмы не только для проектного планирования, но также для разработки проектного предложения в фонд (программу) и управления проектом после получения финансирования.


Помимо обоснованного определения целей проекта, результатов, мероприятий и требуемых для реализации проекта ресурсов, использование ЛСП позволяет определить возможные риски, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта, спрогнозировать степень их влияния на проект и управляемость со стороны команды проекта. Кроме того, в ходе разработки проекта посредством ЛСП определяются индикаторы достижения запланированных результатов (индикаторы успешности проекта), что очень важно для принятия положительного решения фондом (программой) о выделении финансирования.


Таким образом, использование ЛСП позволяет практически содействовать достижению востребованности, выполнимости и устойчивости проекта. Дополнительными инструментами, позволяющими повысить эффективность управления проектом, являются анализ рисков, SWOT анализ, анализ заинтересованных сторон, оценка влияния на окружающую среду, финансово-экономический анализ, анализ гендерного влияния.

1. Вопросы для самоконтроля:
   

1. Зачем и в каких случаях требуется применение УП?
   
2. Охарактеризуйте проект как объект управления, приведите его характеристики.
   
3. Чем определяется эффективность проектного менеджмента?
   
4. Что такое функция управления проектом, какие виды функций выделяют?
   
5. Раскройте сущность видов управленческой деятельности.
   
6. Что понимается под организационным инструментарием УП?
   
7. Какой основной инструмент используется для разработки грантовых проектов?
   

1. Список источников и литературы:
   

1. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента. Пер. с англ. М.: Дело, 1992.
   
2. Разу М.Л. и др. Управление программами и проектами. М.: ИНФРА-М, 1995.
   
3. Семь нот менеджмента / Под ред. В. Краснова и А. Привалова. М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 1997.
   
4. A Guide to the Project Management Body of Knowledge: Project Management Institute, 1996.
   
5. Manual Project Cycle Management: European Commission, EuropeaAid Co-operation Office, 2001.