Event-менеджмент

Собственно мероприятие является лишь незначительной частью проекта. Предварительные работы по времени могут превосхо­дить его в сто и более раз (табл. 2.12).

Таблица 2.12. Примеры продолжительности подготовки и подведения итогов

¹ Мероприятие Продолжи- ! Подготовительные Последействие iтельность

Олимпиада j 2 недели

Праздник | Полдня j Полгода: коорди- | Изъявления благодар

нирование, при- j ности

1

В процессе подготовки, естественно, затраты средств и труда распределяются неравномерно. Запланированные действия с са­мого начала должны осуществляться своевременно. Контроль и управление предполагают, что и подведение итогов будет спла­нировано и инициировано вовремя.

Таким образом, не столь очевидные издержки на подготовитель­ные работы, подведение итогов и инфраструктуру оказываются на порядок выше, чем расходы на собственно мероприятие (рис. 2.9).

Непосредственные

работы на месте, монтаж

демонтаж, логистика

Планирование, подготовка, подведение итогов

Рис. 2.9. Затраты в менеджменте мероприятия

2.6.1. Содержание планирования

При планировании еуеяг-мероприятия речь идет прежде всего о следующих моментах:

• вопрос, вытекающий из постановки цели: «для чего это все?»;
  
• определение отдельных целей: «что должно получиться?»;
  
• вопрос, на основании которого планируются все действия:
  «что нужно для этого делать?»;
  
• далее определяется, кто будет выступать и что будет происхо­
  дить: «кто? когда? что делает?»;
  
• требуемая подготовка задается постановкой вопроса: «что для
  этого необходимо?».
  

2.6.2. Поступательное планирование

Тот, кто уже имел дело с планированием мероприятия либо имел возможность воспользоваться хорошими основами для такого планирования, посчитает, что поступательное планирование — самый подходящий вариант. Оно предполагает постановку задач при помощи контрольных таблиц, так называемых Workflow («рабочих потоков»), или сетевого плана, разработанных во вре­менной/логической последовательности (рис. 2.10).

Планирование


Проведение




Рис. 2.10. Поступательное планирование

2.6.2.1. Workflow

Workflow замечателен тем, что окончание одного действия ини­циирует следующее, так что возникает их непрерывный поток. Workflow особенно подходит для тех случаев, когда необходима как можно более эффективная подготовка.

2.6.2.2. Сетевой план

Техника сетевого плана служит для того, чтобы структурировать ход событий и планировать их по времени. Для этого определя­ются отдельные процессы, их продолжительность и взаимозави­симость.

2.6.2.3. Контрольные таблицы

Контрольные таблицы являются постоянным элементом, по­скольку с их помощью проверяются факты. Они одинаково го­дятся для проверки отдельных рядовых моментов и решитель­ных вех. Работа по проверке одного вопроса может вызвать необ­ходимость обращения к другим таблицам, так что здесь возника­ет также своего рода Workflow, который объединяет вытекающие одно из другого действия.

2.6.3. Обратное планирование

При постановке новых задач и установлении сроков для отдель­ных этапов задач, решаемых по частям, возникает необходи­мость в обратном планировании. Это значит, что отталкиваться нужно от конечного результата, т. е. не от собственно event, но от достигаемой благодаря ему цели. Исходя из этого мы движем­ся назад и ставим вопрос: что нужно делать, чтобы данная цель была достигнута? Таким образом определяются промежуточ­ные цели, вспомогательные меры и конкретные шаги. Автома-

тически планом охватываются такие действия, которые способ­ствуют достижению целей либо устраняют препятствия на пути к ним (рис. 2.11).

Планирование: от цели к плану


Проведение: от плана к результату




Рис. 2.11. Обратное планирование

Как указано выше, из основной цели вытекают второстепенные цели и меры. В данном случае можно использовать матрицу це­лей и мер (House of Quality). Меры могут быть включены в сете­вой план (см.: «Проект-менеджмент») в процессах с обозначен­ными сроками и этапами.

2.6.4. Моделирование процесса

Для того чтобы процесс планирования был более понятен, вкрат­це обрисуем модель проекта.

2.6.4.1. Планирование

Осуществление проекта «еуея-планирование» происходит в слож­ном переплетении процессов (проектов). Выражениями данной иерархии могут быть:

• проект (совокупность задач; сумма всех задач, которые могут
  быть разработаны как проект);
  
• процесс (ряд действий с общей направленностью и целью);
  
• рабочий пакет (ряд действий, которые могут быть выполнены
  определенной группой людей);
  
• решение задач по частям, конкретные действия.
  

При составлении проекта обратитесь к соответствующему разде­лу книги.

2.6.4.2. Менеджмент процесса с использованием контрольных таблиц

На базе менеджмента процесса выстраивается также работа с конт­рольными таблицами:

• контрольная таблица воспроизводит процесс;
  
• руководитель проекта (лицо, несущее ответственность за про­
  ект и наделенное правом принимать решения) отвечает за ко­
  нечный итог;
  
• отдельные моменты служат толчком для новых процессов;
  
• сотрудники, ответственные за выполнение отдельных задач,
  являющихся частями проекта (составляющих процесса), со­
  ставляют отчеты о проделанной работе при достижении опре­
  деленных этапных целей, в случае возникновения проблем и
  по окончании работ в целом (рис. 2.12).
  

Проект/ Составляющая проекта / Процесс

Отдельная задача как проект для Owner

Л

Рис. 2.12. Менеджмент процесса и иерархия задач

2.6.4.3. Менеджмент проекта с использованием контрольных таблиц

Ориентированные на процесс контрольные таблицы являются действенным инструментом для проверки верности предприни­маемых шагов и подготовки решения. Контрольная таблица вос­производит процесс или действие.

Для контрольной таблицы важно, чтобы она была приурочена к заданному моменту времени или к определенному временному

2.6.5. Решения

Следующий график сводит воедино этапы принятия решений в процессе планирования event (рис. 2.13).

	Цель: Чего мы хотим добиться от Event?
_--—	.		—■—_
Целевая группа: К кому должен быть обращен Event?		Вид: Каким должен стать Event?			Бюджет: Сколько может стоить Event?