Event-менеджмент

Вид материала

Содержание

2.4.2. Отдельные моменты
2.4.3. Интегрированный менеджмент
2.5.1. Постановка цели
2.5.3. Финансовые цели
Таблица 2.10. Обзор расходов для планирования и подведения итогов
Расходы на материальные средства и сторонний персонал

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 40

2.4.2. Отдельные моменты

При планировании и реализации проекта важны как подготовительные работы, так и подведение итогов с анализом результатов. Позже мы еще рассмотрим эти моменты в подробностях.

Инициирование и старт:

видение, постановка цели;
программа, информирование, концепция event;
стратегия, планирование, концепция подготовки и хода меро
приятия.

2.4. £уеи/-менеджмент 41

П

одготовка и пуск:

• планы (предварительные работы, проведение, оценка результа
тов):

event (содержание, участники, маркетинг);
логистика (действующие лица, посетители, материалы);

анализ рисков, структурирование, организация;
реализация.

Действие (проведение event-мероприятия):

приветствие участников, обслуживание и проводы;
текущий контроль.

Последействие и подведение итогов:

демонтаж сооружений и оборудования;
документирование;
обратная связь, оценка ответов, обработка данных, внесение
усовершенствований;
освобождение от обязанностей и привлечение сотрудников;
принятие решений о дальнейших мероприятиях.

2.4.3. Интегрированный менеджмент

£уея?-менеджмент осуществляется, как правило, не в безвоздушном пространстве, а в рамках определенной организации. Мероприятия, как известно, проходят, а «жизнь продолжается». А потому необходимо приведение еуеи/-менеджмента в единую управленческую систему в пределах существующей организации. Event в общем и целом должен быть организован в форме проекта.

Это касается:

внедрения event в существующую организацию (организация
построения, организация проведения);
учета в eve/rt-менеджменте всех аспектов управления (таких
как организация, ресурсы, персонал, расходы, качество, рис
ки, окружающая среда, безопасность).

2.4.3.1. Менеджмент, охватывающий event

В случае, если проект рассматривается как самостоятельная организационная единица, он тем не менее является частью общего организационного процесса, а по его завершении и вовсе «все воз-

42 2. Введение

в

ращается на круги своя». Подобно другим проектам, event-ме-неджмент включается в организационную структуру предприятия различными способами, такими как:

формирование собственного структурного подразделения, дей
ствующего на постоянной основе. Имеет смысл в тех случаях,
когда мероприятия готовятся и проводятся регулярно, что обес
печивает гарантию загрузки данного подразделения (а так
же, по мере надобности, привлечение его к решению других
задач);
отделившаяся от организации временная структура. Это акту
ально прежде всего при проведении крупных мероприятий и
в особых случаях может вылиться в основание самостоятель
ной фирмы, занимающейся реализацией event,
штаб проекта (учреждение штаба, организующего event) и ор
ганизация управляющего воздействия (через ответственное
лицо либо подразделение);
матрица (из различных задействованных подразделений на
бираются сотрудники в event-команду).

Важными аспектами управленческой системы для event являются: персонал и ресурсы;

менеджмент процессов, менеджмент качества; развитие персонала; система руководства;

защита окружающей среды, здоровья и безопасности труда (EHS = Environment + Health + Safety);

• ориентация на рынок и клиентов.

2.4.3.2. Event-менеджмент, охватывающий event

В случае, когда в качестве сложившейся структурной единицы рассматривается собственно event, он также должен соответствовать стратегии организации, устраивающей мероприятия. Наряду с рассмотренными выше организационными включениями следует принимать во внимание следующее:

учет собственных целей устроителей (например, задач объе
динения, целей предприятия);
соответствие имиджу и корпоративной идентификации уст
роителя;
кадровая увязка. Равномерное распределение нагрузки между
сотрудниками или членами объединения.

2.4. isve/W-менеджмент 43

2.4.3.3. Управление рисками

Задача управления рисками, или риск-менеджмента, состоит в налаживании унифицированного мыслительного и действенного процесса по преодолению рисков. При этом возможные события и варианты развития предотвращаются благодаря продуманности последующих действий. Фазы процесса управления рисками следующие:

идентификация риска;
анализ и оценка риска;
преодоление риска.

Шаги следуют один за другим. Важнейшими областями применения риск-менеджмента являются:

несчастные случаи (участники, безопасность труда, гарантии
безопасности);
окружающая среда (загрязнение окружающей среды, ликви
дация отходов);
внешние воздействия (погодные условия);
здоровье, гигиенические требования к продуктам питания;
право (ответственность, уголовное законодательство, частное
право);
финансовые риски (риски убытков, риски, связанные с рын
ком).

2.4.3.4. Прочие области

Наряду с управлением рисками следует учитывать такие аспекты, как управление окружающей средой (охрана окружающей среды, экобаланс, экологические показатели), управление качеством (предупреждение ошибок, преимущества для клиентов, производственные процессы) и управление безопасностью (несчастные случаи, ответственность), а также специфические аспекты гигиены продуктов питания, страховые и финансовые обязательства.

2.4.3.5. Обеспечение питанием

Значимым критерием успеха проводимого мероприятия является надлежащее обеспечение участников едой и напитками. Неважно, кто отвечает за кухню и запасы продовольствия — собственный персонал или привлеченная сторона, осуществляющая

44 2. Введение

к

омплексное обслуживание, — в любом случае юридическую и финансовую ответственность будет нести устроитель, и он же прежде всего является ответственным в глазах гостей. Характерное для event свойство проявляется здесь в том, что обеспечение питанием включено в мероприятие даже тогда, когда это не является главной задачей. Обеспечение продовольствием сводится не только и не столько к тому, чтобы досыта накормить посетителей мероприятия: застолья и небольшие перекусы могут стать и событиями, а совместная еда и питье — благоприятной возможностью и подходящей обстановкой для общения. При планировании потребления напитков важную роль, наряду с количеством посетителей, играет потребление на одного посетителя, поскольку данный показатель может сильно варьироваться. Так, потребление напитков в значительной мере зависит от температуры воздуха и условий конкретного места. На предпочтения в напитках влияют возраст посетителей, время года, ситуация и окружение. В особенности потребление алкогольных напитков зависит от погодных условий (в Германии даже существует термин «Bierwet-ter» — «пивная погода»), возраста и настроения участников, а также от общественных и юридических ограничений. В то время как на многих evewZ-мероприятиях пиво в банках и бутылках может носить даже культовый характер, оно же оказывается абсолютно неуместным при проведении акций в защиту окружающей среды, в юношеских мероприятиях и на торжественных приемах.

Особенно важно позаботиться об обеспечении едой и напитками активных участников мероприятия, например:

предоставить возможность быстро перекусить выступающим
исполнителям;
накормить задействованных в мероприятии лиц, ответствен
ных за соблюдение порядка.

2.5. Цель и прибыль

Определение критериев успеха содержит также денежный аспект: деньги играют здесь весьма существенную роль. Речь в данном случае идет не только о контроле над состоянием кассы, но и об установлении величины прибыли и финансовых показателях.

2.5.1. Постановка цели

Тема цели, значимой для evewZ-мероприятий, рассматривается во вступительной главе и включена в содержание раздела о крите-

2.5. Цель и прибыль 45

р

иях успеха. Речь здесь идет прежде всего о том, что формулировать цель следует настолько отчетливо, чтобы она смогла послужить базой для последующего планирования.

Определить количественные показатели целей можно при помощи простой таблицы (табл. 2.9).

Таблица 2.9. Выяснение целевого диапазона

Цель [ Для чего важна

Количественный ; Масштаб цели

2.5.2. Примеры

Примерами целей (числа условные, важны определения количественных показателей) могут быть:

• проведение еуеи/-мероприятия, представляющего местную тор
говую марку:

марка получает известность в регионе и связывается в соз
нании клиентов с позитивными понятиями (инновация,
удовольствие, окружающая среда);
пресса, радио и телевидение сообщили о проведении event-
мероприятия;
в один из трех дней event посетили 2000 гостей;
компания приобрела 1000 новых клиентов, благодаря чему
в следующем году товарооборот повысился на 10 %;
расходы не превысили 50 000 евро;

• проведение спонсируемого торговой маркой концерта:

марка сделалась узнаваемой и обрела позитивный имидж,
посетители связали ее с положительными впечатлениями;
были привлечены 10 000 новых ведущих клиентов, из них
1000 распространителей информации о марке;
100 VIP-персон вошли в контакт со спонсором; обеспечена
спонсорская поддержка следующего турне;
товарооборот составил 1 млн евро, было продано компакт-
дисков на 10 000 евро;
расходы были выдержаны в пределах 1 млн евро;

46 2. Введение

•

научная конференция:

200 ученых на протяжении трех дней интенсивно обмени
вались мыслями. В результате дискуссии родилось 10 проек
тов;
проведение мероприятия для общества-организатора фи
нансово окупилось; кроме того, было привлечено 50 новых
членов;
во время проведения конференции была осуществлена ак
ция в защиту окружающей среды. Мусорных отходов было
вдвое меньше, чем на других аналогичных научных форумах;
региональная пресса подробно и компетентно осветила со
бытие;

• заседание съезда Agenda:

заседание защитило и поддержало дальнейший процесс раз
вития Agenda. Возникшие разногласия были улажены фор
мально и юридически, что было воспринято корректно;
участвовали 200 человек; присутствовавшие на встрече ком
ментаторы внесли конструктивный вклад в распростране
ние информации;

пресса позитивно осветила заседание;

участники имели возможность излагать свои позиции; со
стоялся обмен мнениями и информацией. Участники засе
дания получили положительные впечатления и мотивацию
для дальнейшей работы;

в движение Agenda было привлечено 20 новых участников;

загрязнение окружающей среды в процессе мероприятия
было сведено к минимуму;

расходы не превысили заданных пределов.

2.5.3. Финансовые цели

Ниже мы обобщим основные понятия посредством ключевых терминов. Чтобы получить исчерпывающее представление о данной теме, обратитесь к литературе, освещающей учение об экономике предприятий.

Бухгалтерский учет на предприятии рассматривает только денежные потоки. Ни участие персонала, ни использование имеющегося в наличии имущества в расчет не принимаются. Поэтому во время мероприятия потребление должно все в большей мере охватывать сферу денег (представьте себе праздник, на котором не учитывается угощение из винных погребов и бочонков).

2.5. Цель и прибыль 47

О

сновные понятия бухгалтерского учета на предприятии в первую очередь имеют отношение к денежным потокам:

платежные средства = ликвидные средства = кассовая налич
ность + средства на расчетных счетах в банке;
поступления или выплаты: изменение величины платежных
средств;
капитал = платежные средства + дебиторская задолженность —
— кредиторская задолженность;

поступления или издержки: изменение величины капитала;

балансовая стоимость компании (нетто-стоимость) = капитал +
+ имущество;
доходы или расходы: изменение величины балансовой стои
мости;
доходы = выручка от основного производства (оказания ус
луг) + непроизводственные доходы;
расходы = производственные расходы (= основные затраты) +
+ непроизводственные расходы;
результат экономической деятельности = доход — расход = из
менение величины балансовой стоимости;
прибыль = доход — расход (если разница положительная, в
противном случае: убыток = — результат экономической дея
тельности).

В противоположность перечисленному составление предварительных смет расходов и расчет объема производства осуществляются аналогично учету потребления ценностей, например ресурсов.

Основные показатели предварительной сметы расходов и расчета объема производства следующие:

объем производства: прирост стоимости при установлении
норм дирекцией предприятия = доход предприятия = выруч
ка + стоимость продукции на складе + готовая продукция;
расходы: расход ценностей при установлении норм дирекци
ей предприятия = основные расходы производственные из
держки) + дополнительные затраты;
дополнительные затраты, например, вознаграждение пред
принимателей, финансовая амортизация, аренда, проценты с
частного капитала;
выручка = управление сбытом = денежные поступления от
реализации продукции;

48 2. Введение

результат деятельности предприятия = объем производства —
— расходы;
расчетная прибыль = выручка — расходы (в случае положитель
ного результата).

Финансово успешное мероприятие подразумевает отчисления в налоговые органы и инвесторам (несущим ответственность за расходы). Чтобы иметь представление, чего «действительно» стоит мероприятие и насколько оно «действительно» окупится, необходимо построить подробную математическую модель.

2.5.4. Пример

Следующий пример призван прояснить различные уровни рассмотрения экономики производства. Естественно, он не может заменить специальные руководства по ведению операционных счетов.

Н

а дне открытых дверей фирмы «Мюллер» работала барная стойка с шампанским. Она оказалась удобным местом для деловых встреч, а заодно стала поводом заглянуть на фирму для живущих по соседству людей. Шампанское закупили через фирму. Стоимость одной бутылки в среднем составляла 4 евро, один стакан емкостью 100 мл продавался за 1 евро.

Из 400 закупленных бутылок под конец в наличии осталось 80. К началу мероприятия в кассе было 600 евро разменных — на сдачу; к концу дня открытых дверей кассовая наличность составляла 820 евро, притом что 2000 евро были сданы в банк. Подсчеты показывают, что продано было 2240 стаканов (320 бутылок вместимостью 0,7 л), поступления составили 2220 евро. Без дополнительной информации невозможно определить, где произошла утечка (потери при разливе, недостача, ошибки кассира). Если бы шампанское продавалось по купонам, легко можно было бы проверить, было ли продано именно 2220 стаканов.

Простой подсчет доходов и расходов показывает, что полученным 2220 евро соответствуют затраты в 1280 евро. Даже при таком наивном способе рассмотрения можно определить прибыль в размере 940 евро. Полный расчет затрат включает различные наценки. Например, при закупке шампанского торговая нацейка составила 25 %. Аренда стаканов (300 шт.) из расчета 1 евро за стакан также должна учитываться. Итак, мы получаем издержки в размере 620 евро, без учета расходов на зарплату сотрудникам, аренду и уборку помещения, а также долю расходов на рекламу event. Все эти дополнительные затраты способны прибыль в 320 евро превратить в убыток.

2.5. Цель и прибыль 49

П

ри частичном расчете затрат доход брутто, вычисляемый как разность между продажной ценой и залогом (шампанское и бокалы), составил бы 620 евро. Вычитаем из него строго определенные затраты на персонал, работающий в баре (10 часов, 2 человека, ставка за час работы = 15 евро; итого: 300 евро), в итоге остается 320 евро, чтобы покрыть не поддающиеся прямому подсчету расходы. В рамках проводимых расчетов затрат возможно, например, учесть расходы на оплату доставки и транспортировки, чтобы также обоснованно добавить их к расходам на продажу шампанского. Вопрос о том, в какой мере и в каком объеме следует производить такого рода расчеты затрат, решается индивидуально в каждом конкретном случае. Если продажа шампанского является фактором прибыльности мероприятия, при подсчете финансового результата следует вычитать расходы на рекламу и аренду помещения, если же ее поддержка emrt-мероприятия носит иной характер, расчеты должны выглядеть совершенно иначе.

В

ерно и точно идентифицировать расходы в целом отнюдь не просто; идентификация расходов является темой учения об экономике предприятий. Однако для even-мероприятия важно общее рассмотрение факторов экономического и финансового успеха. Отправную точку для этого дает приведенное ниже обобщение.

2.5.5. Критерии

Чтобы спланировать и оценить денежный успех, следует учитывать не только значимые для мероприятия поступления (включая спонсорский вклад) и затраты (включая пошлины и сборы), но и такие дополнительные моменты, как налоги и субсидии.

Табл. 2.10, 2.11 представляют основные позиции для оценки затрат.

Таблица 2.10. Обзор расходов для планирования и подведения итогов

| Расходы Расходы

на материальные на собственный

j средства < персонал

и сторонний персонал

50

2. Введение

Расходы	Расходы на материальные средства и сторонний персонал	Расходы на собственный персонал
Дистрибуция, талоны, торговля
Логистика
Инфраструктура, снабжение, ликвидация отходов
Продовольственное снабжение
Помещение
Исполнители
Event
Пошлины и сборы
Налоги
Итого:

Blog

Event-менеджмент

Содержание