Event-менеджмент

Вид материала

Документы

Содержание Запасные выходы. Пожарная команда. Первая помощь. Источники возможной опасности. Охрана. На многих event Контроль притока посетителей (зрителей). Обслуживание техники. 4.2.4. Приезд, ночевка, отъезд 4.2.6. Санитарное оборудование, обеспечение водой и электроэнергией

Подобный материал:

• Основная образовательная программа по направлению подготовки: 080200 «Менеджмент», 406.62kb.
• Кандидат филологических наук, доцент Стороженко, 1181.33kb.
• Менеджмент общая характеристика основной образовательной программы, 149.15kb.
• Конкурса Event Awards 2010, 77.64kb.
• Рабочая программа дисциплины теория менеджмента направление ооп 080200 Менеджмент, 274.54kb.
• Апилат владимир николаевич дата рождения, 25.14kb.
• Рабочая программа дисциплины современный менеджмент направление ооп: 080200 менеджмент, 305kb.
• Програма вступного фахового екзамену для здобуття освітньо-кваліфікаційного рівня "магістр", 403.15kb.
• Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності” Галузь знань: 0306 “Менеджмент І адміністрування”, 267.04kb.
• Методические рекомендации по подготовке и выполнению выпускной квалификационной работы, 401.02kb.

148 4. Логистика

• Размещение торговых точек должно быть организовано таким
  образом, чтобы не помешать проведению мероприятия, на­
  пример, не впритык к трибуне оратора.
  
• Товары в торговых точках должны быть снабжены ценниками,
  по которым сразу можно узнать, что предлагается и по какой
  цене; если к оплате принимаются купоны (боны), специальная
  табличка должна содержать указания, где их можно приобрести.
  
• Оснащение лотков должно соответствовать предложению; так,
  к лотку, где можно купить курицу-гриль, относится также стол,
  за которым ее можно съесть.
  
• Форма одежды обслуживающего персонала должна соответст­
  вовать поводу мероприятия или продаваемой продукции (кок­
  тейль охотнее купят у официантки в костюме танцовщицы сам­
  бы).
  
• Путем целенаправленного равномерного распределения зри­
  тельских мест по отношению к точкам общепита можно отре­
  гулировать наплыв посетителей к этим точкам.
  
• Для каждой торговой точки состашшется список первооче­
  редного оснащения, в котором четко указывается, что необ­
  ходимо для бесперебойного и своевременного обслуживания
  посетителей. Все оборудование к месту продажи должно быть
  доставлено вовремя, лучше всего, по возможности, накануне
  начала мероприятия.
  
• Сотрудники команды кейтеринга не имеют права есть, пить и,
  главное, курить в местах продажи и в зоне отпуска товаров.
  
• В надлежащей форме должны осуществляться подача и отвод
  воды и электричества.
  

4.2.1.5. Места действия

В первой главе event определялся как исключительное мероприя­тие, которое благодаря своему особому характеру заметно выделя­ется на общем фоне. Один из критериев здесь может заключаться в том, что действие разыгрывается не на одной центральной пло­щадке, а распространяется по всему пространству проводимого мероприятия. На концертах главное действие разыгрывается, ко­нечно же, на сцене, и все же исключительность и неповторимость event проявляется в значительной мере благодаря оформлению ок­ружающей обстановки и предлагаемым товарам. Независимо от вида мероприятия принципиально различают два вида мест дей­ствия: во-первых, это места, свободные для всеобщего доступа, и во-вторых, зоны, куда можно попасть только по специальным пропускам.

4.2. Инфраструктура

149

150 4. Логистика

4.2.2. Безопасность

Для успеха evCTrt-мероприятия крайне важно, чтобы никто ни в чем не потерпел ущерба. Часто недобросовестность в деле обеспече­ния безопасности ставит под угрозу здоровье человека и чистоту ок­ружающей среды. Чтобы максимально обеспечить безопасность, сле­дует по меньшей мере учесть следующие моменты.

• Запасные выходы.

Пути спасения бегством должны иметься в достаточном ко­личестве, быть наглядно представлены на указателях и — глав­ное — быть свободными и ничем не загроможденными.

• Пожарная команда.

Если мероприятия проводятся в залах, пожарные, согласно инструкции, обязаны на них присутствовать. В случае круп­ного еуел-мероприятия рекомендуется к месту проведения подогнать и пожарную машину. О существующих на этот счет предписаниях можно поинтересоваться в соответствующей пожарной части.

• Полиция.

Полиция обязана присутствовать в каждом случае закрытия проезжей части для движения транспорта. Если event-меро-приятие сопряжено с возможными волнениями среди публи­ки, присутствие полиции, при необходимости, обеспечит раз­рядку напряженности.

• Первая помощь.

Красный Крест поставляет персонал, мобильные машины или палатки для оказания первой медицинской помощи. В зависи­мости от вида и характера event на месте его проведения долж­ны присутствовать транспортные средства спасательной служ­бы (условия выясняются через Красный Крест).

• Источники возможной опасности.

Следует быть уверенным в том, что само по себе окружение не является источником опасности. Если все же наличие от­дельных потенциальных источников опасности неизбежно (например, на территории есть озеро), следует много раз пе­рестраховаться и обеспечить присутствие спасательных команд (DLRG — «Общество спасателей Германии»).

• Охрана.

На многих event- мероприятиях не могут отказаться от услуг частных служб безопасности. Эти службы обеспечивают не­обходимую безопасность граждан, начиная с контроля на вхо­де и заканчивая исполнением функций личной охраны.

4.2. Инфраструктура 151

• Заграждения.

На еуел-мероприятиях, где ожидается давка возле сцены, не­обходимо устанавливать заграждения. Здесь существуют мно­гоступенчатые схемы. Между публикой и сценой оставляют промежуток шириной 5 м, который можно использовать как шлюз. Далее, через 20 м, ставится следующая преграда. Тем са­мым на людей, сидящих в первом ряду, не будут напирать те, кто занимает задние ряды. В каждом случае к участию привле­кают экспертов, которые планируют так называемые «волно­резы». Любые заграждения ни в коем случае не должны пре­пятствовать передвижению людей в чрезвычайных ситуациях.

• Контроль притока посетителей (зрителей).

Система контроля вновь прибывающих на входе, в основном предназначенная для проверки оплаты, призвана предостере­гать посетителей от попадания в опасные зоны и осуществ­лять надзор за как можно большим количеством лиц.

4.2.3. Персонал для инфраструктуры

Для решения самых разнообразных задач, связанных с проведе­нием event-мероприятия, необходимо задействовать большое ко­личество персонала. В зависимости от направленности задач мо­гут понадобиться как квалифицированные специалисты, так и подсобные рабочие.

Ниже представлены сферы деятельности, играющие важную роль в планировании.

• Кейтеринг.

Если кейтеринг осуществляется привлеченной к сотрудничест­ву командой со стороны, необходимы только меры контрол­линга. Если же к общепиту допущены собственные сотрудни­ки, следует внимательно отнестись к тому, чтобы они уже име­ли достаточный опыт работы в данной области. Не только из-за требуемых навыков профессионального приготовления пищи и ее сервировки, но и в связи с тем, что в пиковые моменты наплыва посетителей дело часто доходит до стрессовых ситуа­ций. Крайне критической может стать во время праздника за­мена персонала торговой точки с перепоручением ответствен­ности. Новая команда должна иметь определенные навыки и потому нуждается в обучении, требующем достаточных затрат времени, а во время проведения мероприятия это практиче­ски невозможно. Важная информация и опыт в спешке не пе-

152 4. Логистика

редаются. Ограничение ответственности временными рамками в большинстве случаев невозможно.

• Менеджмент.

Как описывается в главе 6, роли должны быть четко обозначе­ны. Груз задач следует распределить на множество плеч.

• Обслуживание техники.

Данная сфера деятельности никоим образом не должна быть недооценена, поскольку даже самая совершенная техника ока­зывается бесполезной, если она не функционирует. Квалифи­цированные мастера, которые, например, ремонтируют вышед­ший из строя гриль или устраняют закупорку в водостоке, либо специалисты в области информационных технологий, настраи­вающие интерфейс, — все они обязательно должны присутст­вовать при проведении evem-мероприятия.

• Программа.

В установленное время артисты должны быть доставлены в ус­тановленное место. Для этого также требуется специальный персонал по реализации программы.

4.2.4. Приезд, ночевка, отъезд

Для посетителей event начинается прежде, чем они оказываются на месте проведения. Их прибытие уже является частью event-0-мероприятия. Доставка людей на event и обратно становится тем важнее, чем больше у него участников и чем исключительнее и необычнее место его проведения.

Приезд формирует первое впечатление и запоминается особо. Ка­ким окажется данное воспоминание — радостным или негатив­ным — зависит от устроителя. Поиск места на автостоянке, ко­торый длится больше часа, а затем еще тридцать минут пешего хода от автостоянки к месту сбора с полными сумками — такой приезд у большинства посетителей вызовет справедливый гнев. Не менее «впечатляющим» бывает и отъезд: на многих мероприяти­ях приходится наблюдать, как уже минут за десять до окончания программы посетители сознательно покидают место проведения и торопятся к своим машинам, чтобы оказаться на трассе еще до массового столпотворения на автостоянке и обойти длинные ав­томобильные очереди.

Дорожные указатели и громкоговорители помогут в данном слу­чае сдержать натиск посетителей и не допустить проблем на до­рогах.

4.2. Инфраструктура 153

4.2.4.1. Перевозка людей как часть event

Позитивное впечатление от приезда на мероприятие можно сфор­мировать путем использования необычного транспортного сред­ства. В некоторых случаях путешествие к месту события высту­пает в качестве главного аттракциона. Поездка на историческом паровозе для посетителей, даже если они не интересуются истори­ей железных дорог, станет особенной и запомнится надолго. Ес­ли же для проезда от автобусной станции до места проведения ме­роприятия предложить людям воспользоваться услугами китай­ца-рикши, впечатления также будут незабываемыми.

4.2.4.2. Передвижения без ущерба для окружающей среды

Приезд и передвижения по месту проведения еуел/-мероприятия представляют существенную нагрузку на окружающую среду (по­требление электроэнергии, выхлопные газы, шум, нагрузки на пси­хику посетителей). Кое-что в этом направлении может быть дос­тигнуто благодаря обширной подготовке (планирование, подго­товка транспортных средств, реклама).

Австрийское федеральное министерство по вопросам окружаю­щей среды, молодежи и семей в проекте «Крупные мероприя­тия — в интересах экологии и без пробок на дорогах» продемон­стрировало на примере трех самостоятельных проектов (Северное первенство мира по лыжам в Рамзау, ярмарка в Визельбурге, Ме­ждународная садовая выставка в Гарце) возможности связанной с людьми логистики по обеспечению сохранности окружающей среды.

Следующие важные пункты применимы также и по отношению к небольшим мероприятиям. Посетители должны быть проин­формированы с помощью рекламы. Само прибытие может при­обрести еуел/-характер и интегрироваться в общий эффект.

• Финансовые стимулы (комбинированные билеты, система
  поощрений) и ряд привилегий (более короткие пути, преиму­
  щества при входе) мотивируют принятие предложения.
  
• Владельцев легковых автомобилей можно побудить к бережно­
  му обращению с окружающей средой путем организации систе­
  мы автостоянок, регулирования распределения мест на авто­
  стоянке и предоставления льгот для обществ автолюбителей.
  
• Пунктуальная, надежная и доброжелательная организация дви­
  жения общественного транспорта имеет решающее значение.
  

154 4. Логистика

4.2.4.3. Установка дорожных указателей

По пути к месту проведения еуея/'-мероприятия должны быть в достаточном количестве выставлены указатели маршрутов. Это значит, что путь должен быть четко и ясно обозначен. Чтобы это обеспечить, дорожные указатели следует разместить на каждом перекрестке, который пересекает трасса. Имеет смысл установка и дополнительных знаков — для пущей уверенности путешест­венников и помощи заблудившимся. Контроля ради можно за­ранее поручить незнакомому с местностью сотруднику добраться до места действия на машине, ориентируясь по дорожным указа­телям. Целесообразно размещать яркие и примечательные указа­тели, выделяющиеся на общем фоне дорожных вывесок, с вос­произведением на них логотипа или корпоративной идентифика­ции. Также целесообразно подумать и о том, чтобы четкую схему маршрута отпечатать уже на пригласительных билетах.

4.2.4.4. Возможности автостоянки

Необходимо позаботиться о наличии возможности поставить машину на автостоянку. Наряду с уже имеющимися стоянками в зоне проведения мероприятия часто возникает необходимость в обустройстве дополнительных. В этом отношении разумно обра­тить взоры на окрестные луга, правда, на подготовительном эта­пе нужно будет выяснить многочисленные условия. Во-первых, следует договориться с собственником территории, в том числе и о том, чтобы трава на лугу была своевременно скошена. Во-вто­рых, в ряде случаев необходимо получить разрешение в службе санитарной охраны источника водоснабжения на размещение на данной территории транспортных средств. Это происходит в слу­чае нахождения в природоохранной зоне или наличия возмож­ных обязательств по охране природы. При проведении массовых еуел7-мероприятий целесообразно арендовать целые автопред­приятия или фирменные отраслевые автостоянки. Они же могут обеспечить мероприятие транспортом — даже в условиях дождя или гололеда.

4.2.4.5. Система регулирования парковки

Система регулирования парковки не может начинаться на авто­стоянке. Взять под контроль транспортный поток можно только благодаря заблаговременному управлению им уже на подъездах

4.2. Инфраструктура 155

к стоянке. Только так можно предотвратить транспортный хаос. Бывали мероприятия, где из-за отсутствия надлежащего регули­рования посетители, прибывшие с западного направления, пар­ковались в восточной части автостоянки, и наоборот.

4.2.4.6. Охранники автостоянок / инструкторы

Для обеспечения эффективного использования, как правило, огра­ниченных возможностей автостоянки рекомендуется задейство­вать специальных инструкторов. Благодаря этому удается избе­жать неэффективных парковок. Данный персонал выгоден еще и тем, что осуществляет надзор за транспортными средствами, пре­дотвращая или ограничивая их угоны или взломы. Этот аспект в деле организации мероприятий нельзя недооценивать, посколь­ку ворам зачастую бывают на руку ситуации всеобщего возбужде­ния на еуел?-мероприятиях. Однако, если на стоянке присутству­ют только инструкторы-регулировщики, не рекомендуется объяв­лять ее на табличках и вывесках охраняемой. Иначе, если про­изойдет угон, дело может быстро дойти до иска о привлечении к судебной ответственности. Если при этом не окажется договора о страховании транспортного средства, заплатить придется круг­ленькую сумму.

4.2.4.7. Запреты на парковку

Столь же важным вопросом, как возможности авостоянки, мо­жет быть вопрос о предусмотренных запретах на парковку. Нор­мальное движение транспорта не должно нарушаться проведением event-мероприятия. Вдобавок к этому должны оставаться свобод­ными полосы для подъезда машин «скорой помощи» и спасатель­ной службы. В случае нарушений запретов на парковку принима­ются решительные меры. О незаконно припаркованных транс­портных средствах следует сообщать полиции, с ведома которой они подлежат устранению.

4.2.4.8. Транспортировка автомашины к месту на стоянке
и обратно

Услуга «park-and-ride» на автостоянках в последнее время встре­чается посетителями на ура. Не надо искать, где бы припарко­ваться, а территория, прилегающая к месту проведения event-ue-роприятия, остается свободной. Если к тому же такой сервис

156 4. Логистика

предоставляется еще и бесплатно, у устроителя есть шанс сни­скать повышенную благосклонность посетителей. Связанные с оказанием услуги затраты можно компенсировать средствами, полученными от рекламы.

4.2.4.9. Поезда особого назначения

Для доставки людей на крупные event- мероприятия целесообразно задействовать составы «особого назначения» Deutsche Bahn (Не­мецкой железной дороги). Множество посетителей приветствуют данную услугу. В особенности использование таких поездов реко­мендуется для еуел?-мероприятий с возрастной целевой группой младше 18 лет. Данный сервис находит отклик у посетителей не только благодаря доступной оплате проезда, но еще и потому, что поездка совершается в большом коллективе единомышленников и уже до начала мероприятия формируется подобающий ему на­строй. При каком количестве посетителей и на каких условиях выгодно «арендовать» поезда особого назначения, можно выяснить, посетив сайт Deutsche Bahn (www.deutschebahn.de).

4.2.5. Ночлег

При проведении многодневного event- мероприятия как для «ак­тивных» участников, так и для «пассивных» посетителей необхо­дима возможнось ночлега. В зависимости от повода сбора по­требуются места для сна различного качества и категории. Ко­му-то достаточно отдельного коврика в чистом поле, кому-то подавай номер люкс с гидромассажем. Реалистическое плани­рование исходит из уровня притязаний посетителей в отноше­нии места ночевки. Ночлег необходим также, когда посетители приехали издалека или event длится дольше запланированного времени и заканчивается позднее. О том, какие возможности имеются и на что нужно обратить внимание при выборе, расска­зано ниже.

4.2.5.1. Гостиница

Стандартные возможности для ночлега предоставляют гостини­цы и пансионаты. Резервировать их необходимо заблаговремен­но, причем в зависимости от ситуации заблаговременность эта может по срокам вписываться в диапазон между одним днем и многими месяцами (а то и годами, например, в случае проведе-

4.2. Инфраструктура 157

ния международной ярмарки). Если заказ на гостиницу делает организатор мероприятия, он должен очень внимательно отне­стись тому, чтобы то, что он бронирует, соответствовало задан­ной категории.

Как правило, если на резервирование гостиницы подается кол­лективная заявка, по ценам это выходит дешевле. Условия анну­лирования брони в случае возможных перенесений сроков или отмены мероприятия обязательно должны быть оговорены. При проведении еуел/-мероприятия возможно задействовать сервис­ный потенциал гостиницы. Например, если она находится за пределами территории event, стоит позаботиться об организации автобусных перевозок для посетителей.

4.2.5.2. Спортивные залы / школы

Данный вид размещения (например, при проведении спортив­ных мероприятий) имеет множество преимуществ. Наряду с фактом, что такое размещение не подвержено влиянию погоды, в его пользу выступает также обустроенность. Помимо санитар­ного оборудования, в большинстве случаев здесь имеется кухня. Правда, на подготовительном этапе необходимо проверить, не зарезервирован ли спортивный зал для других целей, например для проведения соревнований, или не понадобится ли он в слу­чае непогоды в качестве запасного варианта для мероприятия под открытым небом.

4.2.5.3. Палаточный лагерь

Для небольшой группы посетителей-романтиков в летнее вре­мя данный вид размещения окажется в самый раз. Достаточно скошенного луга, лучше всего — подальше от населенных пунк­тов, дабы не нарушать спокойствия их жителей в ночные часы. Такой лагерь, тем не менее, должен быть хотя бы по минимуму обустроен. Это значит, что должны присутствовать санитарное оборудование и пункт оказания первой медицинской помощи, имеющий в наличии перевязочные материалы. Как дополни­тельный сервис с великим удовольствием всеми воспринимает­ся душ. Простейший его вариант — оснащенный душевым обо­рудованием резервуар. Целесообразно также разместить в пала­точном лагере точки общепита, где утром можно выпить чашеч­ку кофе.

158 4. Логистика

4.2.5.4. Гостеприимные семьи

Данная форма размещения в основном предпочтительна для eveAtf-мероприятий, организуемых объединениями. Для посетите­лей такая форма имеет множество преимуществ. Во-первых, это относительно дешевая альтернатива, а во-вторых, в принимающей семье найдутся темы для разговоров, хотя бы и на профессио­нальную тему. Однако данная система функционирует только на основе взаимности: те, кто был принят гостеприимной семьей, должны быть в свою очередь также готовы принять у себя гостей в случае проведения event-мероприятия в их населенном пункте. При распределении посетителей в семьи рекомендуется учиты­вать и согласовывать круг интересов обеих сторон. Тем самым можно избежать вероятных разногласий между, например, «со­вами» и «жаворонками».

4.2.6. Санитарное оборудование, обеспечение водой и электроэнергией

На еуел/-мероприятиях, проводящихся в зданиях, нет нужды за­ботиться о количественном планировании санитарного обору­дования. Правда, здесь необходимо проверить, достаточно ли име­ется санитарного оборудования вообще и для отдельных групп посетителей в частности (дамские комнаты, детские кабинки, кло­зеты для инвалидов, возможности для уборки). Если чего-то не хватает, необходимо принять меры (например, вывесить таб­лички).

На открытых площадках нужно принять во внимание необходи­мость решения некоторых важных комплексных задач.

• Санитарное оборудование должно быть в наличии в достаточ­
  ном количестве.
  
• Место для установки санитарного оборудования следует вы­
  бирать таким образом, чтобы, располагаясь в центральной зо­
  не, оно не соприкасалось с зоной действия event.
  
• План уборки должен быть четко отлаженным и неукосни­
  тельно выполняться. Помимо уборки и регулярного опорож­
  нения мусорных ведер посетителям должны быть предостав­
  лены туалетная бумага и бумажные полотенца.
  
• В случае применения переносных туалетных кабинок органи­
  зуется их регулярное опорожнение (необходимо учесть воз­
  можность вывоза).
  

4.2. Инфраструктура

159

Схема

распределения

электроэнергии

Распределительная коробка








Для:

Установлено: Дата:

20 А 220 V		.--
Напитки
	16А 220 V