Соловьев Дмитрий Петрович Самара 2005 методические указания
| Вид материала | Методические указания |
- Методические указания для студентов 1 курса заочного отделения исторического факультета, 244.82kb.
- Методические указания к курсовой работе Самара 2005, 200.17kb.
- Методические указания по написанию контрольных работ по дисциплине «Управление затратами», 415.58kb.
- Методические указания к лабораторным работам Самара 2007, 863.04kb.
- Методические указания Новосибирск 2005 ю (075., 594.58kb.
- Методические указания к выполнению контрольных работ по курсу Отечественной истории, 742.55kb.
- Выпускная квалификационная (дипломная) работа методические указания по подготовке,, 629.59kb.
- Первый канал, новости, 29. 08. 2008, Борисов Дмитрий, 12:, 5360.22kb.
- Методические указания по изучению дисциплины и задания для выполнения, 272.59kb.
- Методические указания для студентов и аспирантов Сыктывкар 2006, 119.19kb.
2.4.5. Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности
По каждому виду деятельности необходимо указать детальный список фактических функций, обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту. Особое внимание надо уделить четкости формулировок, чтобы работнику было совершенно ясно, за что он отвечает.
Возможная группировка функций, обязанностей:
А. Ежедневные обязанности;
Б. Периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, и т. д.);
В. Обязанности, выполняемые нерегулярно.
При определении функций, обязанностей и ответственностей должностного лица необходимо учитывать ряд следующих факторов:
1. Перечисленные функции, обязанности и ответственности должны быть приоритетными. Если для какого-то вида деятельности характерно большое количество функций (обязанностей, ответственностей), то должно быть выделено 20% "критических" функций (обязанностей, ответственностей), которые обеспечивают 80% успеха (Закон Парето!);
2. Эти функции, обязанности и ответственности должны поддаваться оценке;
3. Определение функций, обязанностей и ответственностей должно быть кратким и начинаться с глагола в повелительном наклонении;
4. Для менеджеров под обязанностями и ответственностью понимаются проблемы, связанные как с производством (работами, услугами), так и с человеческим фактором.
В одном из рекомендованных литературных источников (Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха. — Мн.: ООО «Новое знание», 1998) содержатся примеры перечней обязанностей и форм ответственности должностных лиц.
Если должность предполагает осуществление нескольких видов деятельности, то функции, обязанности и ответственности фиксируются по каждому из них; см.:
- пример выделения видов деятельности и функций специалиста отдела развития персонала коммерческого банка,
- пример выделения видов деятельности и функций начальника отдела учета, отчетности и оформления финансовых операций банка;
- пример выделения видов деятельности и функций кладовщика;
- примеры выделения видов деятельности и функций работников промышленной компании.
В табл. 1 показан пример определения функций для должности «доцент».
Таблица 1
Функции, обязанности и ответственности по каждому виду деятельности доцента
| Виды деятельности | Функции, обязанности и ответственности |
| А) обучение студентов | А1. Читать лекции А2. Вести семинары А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками А4. Руководить написанием курсовых работ А5. Руководить написанием дипломных работ А6. Консультировать студентов А7. Принимать курсовые экзамены А8. Принимать зачеты А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной аттестационной комиссии |
| Б) научная деятельность | |
| В) методическая работа | |
| Г) саморазвитие | |
В зависимости от особенностей должности в описании работы может оказаться уместным изложить лишь перечень обязанностей или же могут быть указаны требуемые результаты (см. пример). Если возможны оба подхода, то предпочтение следует отдать второму.
Также нужно учесть, что описание работы может быть облечено в одну из двух основных форм, в зависимости от того, на чем акцентируется внимание - на выполнении определенной задачи или на ответственности (см. пример). Из этих двух форм более предпочтительна та, которая ориентирована на ответственность. Хотя то, чем заняты работники на своем рабочем месте, безусловно, важно, главное - рамки их ответственности и конечная цель.
2.4.6. Распределение времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями)
Характеристика работы в конкретной должности должна включать в себя указания: какая часть совокупного фонда рабочего времени приходится на каждый вид деятельности и на каждую функцию, обязанность.
Последнее обстоятельство, на первый взгляд, кажется второстепенным. На практике же распределение времени между обязанностями является одним из факторов, который влияет на принятие решения о трудоустройстве или об увольнении.
На практике распределение времени фиксируется одновременно с указанием (а) видов деятельности, (б) функций, обязанностей и ответственностей по каждому виду деятельности.
В рекомендованных литературных источниках содержатся примеры распределения времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями) должностных лиц. См., например:
- Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха. — Мн.: ООО «Новое знание», 1998;
- Лэнд Питер Э. Менеджмент - искусство управлять: Пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 1995.
Соответствующий опыт распределения времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями) должностного лица уже имеется и в самарских организациях (см., пример).
В табл. 2 указан пример распределения совокупного фонда времени работы в должности доцента.
Таблица 2
Распределение затрат времени доцента между видами деятельности и функциями
| Виды деятельности | Функции, обязанности и ответственности | ||
| Наименование | Затраты времени, % к итогу | Наименование | Затраты времени, % к итогу |
| А) обучение студентов | 50 | А1. Читать лекции | 12 |
| А2. Вести семинары | 12 | ||
| А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками | 5 | ||
| А4. Руководить написанием курсовых работ | 5 | ||
| А5. Руководить написанием дипломных работ | 10 | ||
| А6. Консультировать студентов | 1 | ||
| А7. Принимать курсовые экзамены | 2 | ||
| А8. Принимать зачеты | 1 | ||
| А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной аттестационной комиссии | 2 | ||
| Б) научная деятельность | 50 | | 50 |
| В) методическая работа | | ||
| Г) саморазвитие | | ||
| Итого: | | | 100 |
2.4.7. Стандарты и нормативы по каждому виду деятельности (функции, обязанности)
Стандарты и нормативы доводят до служащего информацию о том, что понимается под хорошим исполнением обязанностей, и формируют, таким образом, цель, к которой нужно стремиться. Они являются также критериями, по которым будет оцениваться исполнение ими обязанностей. Достижение и соблюдение стандартов и нормативов обычно является основанием для поощрения (например, для премирования).
Создание стандартов - нелегкая задача. Однако большинство менеджеров скоро узнают, что, говоря подчиненным "Старайтесь", они не обеспечивают необходимого руководства для достижения наилучшего качества исполнения.
Один из прямых путей установления стандартов состоит в том, чтобы закончить утверждение: «Я буду полностью удовлетворен Вашей работой, когда …».
Разработанные студентом стандарты и нормативы должны довести до работника информацию о том, что понимается под хорошим исполнением обязанностей, и формируют, таким образом, цель, к которой нужно стремиться. Они являются также критериями, по которым будет оцениваться исполнение ими обязанностей.
Стандарты и нормативы определяют также границы (точки) контроля для менеджера. Если деятельность служащего выходит за пределы этих границ (например, границ качества), менеджер должен вмешаться и предпринять соответствующие действия. Этот процесс называется "управление по отклонениям".
Границы контроля определяют также объем действий, который менеджер предоставляет своему служащему в пределах его обязанностей и ответственности.
Все используемые стандарты и нормативы можно представить в виде следующих категорий:
1. Затраты (материальные, трудовые, финансовые) на производство конкретной продукции (выполнение конкретной работы, оказание услуги);
2. Результаты, то есть количество производимых изделий (выполняемых работ, предоставляемых услуг) за определенный период времени;
3. Качество изделий (работ, услуг);
4. Календарное время выполнения определенных работ, оказания услуг);
5. Режим работы;
6. Регламент по выполнению отдельных операций и переходов в ходе работы (регламентация может проводиться на основе ежедневной, еженедельной, ежемесячной и даже годовой цикличности работ).
Стандарты и нормативы деятельности могут быть классифицированы в том числе и по такому признаку, как управленческий уровень их подготовки. Соответственно, можно выделить:
- стандарты и нормативы, подготовленные министерствами, ведомствами и, следовательно, обязательные к применению (например, для главного бухгалтера таким документом является Налоговый кодекс, для начальника отдела кадров - Трудовой кодекс);
- стандарты и нормативы, подготавливаемые в организациях.
Стандарты должны быть определены с использованием принципов SMART (подробнее см: SMART-принципы менеджмента).
В рекомендованных литературных источниках и в статьях, опубликованных в сети Интернет, содержатся обоснования и примеры установления стандартов и нормативов. См., например:
- Грэхем Х.Т., Беннет Р. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие для вузов / Пер. с англ. – М.: ЮНИТИ- ДАНА, 2003;
- Десслер Г. Управление персоналом / Пер. с 6- го англ. издания. - М.: "Издательство БИНОМ", 1997;
- Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха. Пер. с англ. — Мн.: ООО «Новое знание», 1998;
- Лэнд Питер Э. Менеджмент - искусство управлять: Пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 1995;
- Литягин А. Как добиться результативности? - Газета "Элитный персонал", № 38 от 30.09.02;
- Техника установление стандартов производительности труда и качества работы на примере функции обслуживания клиентов;
- Зарубежный опыт установления стандартов;
- Стандарты поведения на работе.
За основу разработки стандартов и нормативов по теме курсового проектирования можно взять не только зарубежный опыт, но и опыт отечественных организаций. См., например:
- Стандарты исполнения ведущего экономиста отдела экономического анализа и мониторинга инвестиций;
- Стандарт для руководителя подразделения: регламент работ, выполняемые на регулярной основе;
- Стандарты исполнения работы заместителя директора по производству по мультимедиа-разработкам;
- Функции секретаря-референта; периодичность и сроки их выполнения;
- Стандарты работы торгового представителя;
- Правила по проведению телефонных переговоров;
- Нормативы численности вспомогательных рабочих по уборке производственных помещений.
В организациях с высоким уровнем менеджмента стандарты и нормативы деятельности часто называют ключевыми показателями деятельности или ключевыми показателями эффективности. Иногда для их обозначения и в устной речи и в документах применяют английскую аббревиатуру "KPI" (использованы первые буквы словосочетания "Key Performance Indicators"). См., например:
- KPI директора по персоналу,
- KPI юрисконсульта.
В табл. 3 приведены стандарты и нормативы, которыми должен руководствоваться доцент при обучении студентов.
Таблица 3
Стандарты и нормативы, которыми должен руководствоваться доцент при ОБУЧЕНИИ студентов
| Виды деятельности | Функции, обязанности и ответственности | Стандарты и нормативы | |
| Общие | Частные | ||
| А) обучение студентов | А1. Читать лекции | 1. Стандарт специальности, 2. Учебный план, 3. Нормативы учебной нагрузки, 4. Расписание занятий | Рабочая программа |
| А2. Вести семинары | Рабочая программа | ||
| А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками | Методические указания | ||
| А4. Руководить написанием курсовых работ | Методические указания | ||
| А5. Руководить написанием дипломных работ | Методические указания | ||
| А6. Консультировать студентов | Нет | ||
| А7. Принимать курсовые экзамены | Нет | ||
| А8. Принимать зачеты | Нет | ||
| А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной аттестационной комиссии | Нет | ||
| Б) научная деятельность | | | |
| В) методическая работа | | | |
| Г) саморазвитие | | | |
2.4.8. Технологические инструкции по каждому виду деятельности (функции, обязанности)
Данные документы должны дать ответ на вопрос: каким образом нужно выполнять конкретную операцию, чтобы результаты работы соответствовали установленным стандартам, нормативам и правилам.
Установленные стандарты, нормативы и правила поведения должны иметь под собой однозначно и четко прописанные внутренние нормативные документы, например:
- описание процедуры (термин распространен в иностранных фирмах),
- описание процесса (термин используется в организациях, прошедших сертификацию на соответствие стандартам серии ISO 9000),
- положение;
- инструкция,
- регламент,
- форма,
- бланк.
Инструкции могут быть выполнены не только на бумажных носителях, но и, например в виде видеофильма.
В ходе выполнения курсового проекта перед студентом не ставится задача подготовить описание процесса. Студент должен подготовить технологическую инструкцию или регламент и, если это необходимо, разработать соответствующие формы и бланки. Например, студент может подготовить регламент отбора персонала и необходимые формы фиксации результатов собеседования.
Технологические инструкции могут быть классифицированы в том числе и по такому признаку, как управленческий уровень их подготовки. Соответственно, можно выделить:
- инструкции, подготовленные министерствами, ведомствами и, следовательно, обязательные к применению (например, Инструкция по заполнению трудовых книжек);
- инструкции, подготавливаемые в организациях.
Студент может ознакомиться с примерами технологических инструкций, подготовленных в организациях:
- Технологическая инструкция проведения предварительного собеседования с кандидатом на должность;
- Описания процедуры "О порядке осуществления контроля за отсутствием работников на рабочем месте в течение рабочего дня";
- Инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов фирмы;
- Инструкция по анализу рабочего места (должности): zip-архив.
В ходе выполнения аналитического этапа курсового проектирования студент может обнаружить, что инструкции, подготовленные министерствами и ведомствами, в организации не используются, а внутренние документы специалистами не разработаны. В этом случае студент должен найти или самостоятельно разработать соответствующие технологические инструкции.
Данное документирование позволяет обосновать установленные стандарты и нормативы, обучить персонал и в последующем выявить причины недостижения стандартов и нормативов.
В табл. 4 приведены технологические инструкции, которыми должен руководствоваться доцент при обучении студентов.
Таблица 4
Технологические инструкции, которыми должен руководствоваться доцент при ОБУЧЕНИИ студентов
| Виды деятельности | Функции, обязанности и ответственности | Технологические инструкции | |
| Имеющиеся | Необходимые, но отсутствующие | ||
| А) обучение студентов | А1. Читать лекции | 1. Инструкция по работе с принтером 2. Инструкция по работе с копировальным аппаратом | По виду деятельности: Описание процесса. По каждой функции: Описание процедуры или регламент. |
| А2. Вести семинары | |||
| А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками | |||
| А4. Руководить написанием курсовых работ | |||
| А5. Руководить написанием дипломных работ | |||
| А6. Консультировать студентов | |||
| А7. Принимать курсовые экзамены | |||
| А8. Принимать зачеты | |||
| А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной экзаменационной комиссии | |||
| Б) научная деятельность | | | |
| В) методическая работа | | | |
| Г) саморазвитие | | | |
Если в организации низкий уровень менеджмента, на первом этапе совершенствования управления персоналом допускается объединение в одном документе стандартов, нормативов деятельности и технологических инструкций. Например, в настоящих методических указаниях в разделе 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ КУРСОВОГО ПРОЕКТА. ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ КУРСОВОГО ПРОЕКТА указаны стандарты, нормативы и инструкции для руководителя.
Иногда такое объединение становится традицией. Например, инструкции для рабочих (операционные и технологические карты) могут содержать регламенты (то есть стандарты, нормативы) переходов, выполняемых в течение рабочей смены:
а) время начала работы;
б) время подготовки к проведению операции;
в) время завершения работы;
г) техническое обслуживание в течение смены и по окончании смены;
д) время и порядок передачи смены.
2.4.9. Отношения с другими людьми, возникающие при выполнении каждого вида деятельности (функции, обязанности)
В данном разделе описываются взаимоотношения работника с другими людьми внутри и вне организации. Необходимо аккуратно зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций.
Первый вариант возможной группировки информации:
А) от кого получает: информацию, указания, полуфабрикаты, сырье;
Б) кому адресует: информацию, указания, полуфабрикаты, сырье;
В) с кем сотрудничает по поводу выполнения заданий.
Второй вариант группировки информации:
А) Подотчетен;
Б) Контролирует;
В) Взаимодействует.