Организационный отчет о деятельности Регионального центра новых информационных технологий Воронежского государственного университета за 2005 год

Вид материала

Отчет

Содержание Информационное обеспечение приемной кампании. Апробация элементов Единой системы приема

Подобный материал:

• Состав оргкомитета конференции, 282.27kb.
• Евгений Михайлович Чернышов обозначил базовые условия осуществления деятельности Центрального, 88.23kb.
• Viii межотраслевая конференция по проблемам новых технологий, 14.98kb.
• Отчет о работе Центра информационных технологий Петрозаводского кооперативного техникума, 273.15kb.
• Социальный отчет владивостокского государственного университета экономики и сервиса, 271.05kb.
• Программа 65-й всероссийской научно-практической конференции на базе Воронежского государственного, 1096.84kb.
• «Использование новых информационных технологий в обучении английскому языку в школе», 460.19kb.
• Ученого Совета Воронежского государственного технического университета рабочая программа, 244.11kb.
• Ученого Совета Воронежского государственного технического университета рабочая программа, 165.31kb.
• Преподаватель Воронежского Государственного университета Е. Е. Топильская выступила, 104.22kb.

Информационное обеспечение приемной кампании. Апробация элементов Единой системы приема

Эксперимент по введению Единого государственного экзамена (ЕГЭ) формирует новые условия и требования к организации приемной кампании вузов и сузов. Декларируемое право абитуриентов подачи заявлений для участия в конкурсе для поступления на любое число направлений/специальностей в разные учебные заведения по результатам, полученным при сдаче ЕГЭ, на практике может быть реализовано абитуриентами только при условии принципиального изменения организации приемной кампании и ее информационного обеспечения. Одним из таких принципиальных новых факторов является необходимость выхода обслуживающих приемную кампанию информационных систем за рамки одного учебного заведения и необходимость интеграции и оперативного взаимодействия всех субъектов образовательной деятельности: учебных заведений, региональных и федеральных органов управления образованием, организаций, обеспечивающих проведение и информационное обслуживание ЕГЭ. Доминантой этих новых требований является разворачивание всех субъектов приемной кампании к ее главному действующему лицу – абитуриенту, обеспечение ему наилучших условий для реализации права на получение образования по выбранному направлению в соответствии с результатами государственной аттестации уровня его подготовки.

Уже второй год (2004-2005 гг.) университет совместно с рядом других вузов участвует в проводимой в рамках ФЦП РЕОИС работе по разработке и апробации практических моделей взаимодействия субъектов образовательной деятельности в обеспечении приемной кампании на уровнях: абитуриент, приемная комиссия вуза, Региональный центр обработки информации (РЦОИ), федеральная база свидетельств (ФБС), апробация аван-проекта программного обеспечения, апробация элементов Единой системы приема (ЕСП), встраивание элементов ЕСП в организационную и программную систему обеспечения приемной кампании вуза.

В ходе апробации были решены следующие задачи.

1. Построение формальной модели взаимодействия организаций-участников информационного обмена в ходе приемной кампании ВУЗа в условиях эксперимента ЕГЭ.
   
2. Разработка новой технологии организации приема, основанной на информационной открытости, которая обеспечивается:
   

• широким использованием современных информационных технологий (внутренние средства автоматизации приема документов, удаленная подготовка и печать заявления абитуриента через Интернет, организация доступа к отражающим ход приемной кампании данным через Интернет и пр.);
  
• тесным взаимодействием с внешними по отношению к университету участниками приемной кампании (абитуриенты и их родители, ВУЗы города, Главное управление образования, системы ЕСП и ФБС).
  

3. Построение моделей организационного и информационного взаимодействия подразделений университета в ходе приемной кампании.
   
4. Разработка новых Правил приема.
   
5. Модернизация программного обеспечения подсистемы информационного обеспечения приемной кампании ИС «Абитуриент».
   
6. Разработка специализированного программного обеспечения и организация взаимодействия с ЕСП.
   
7. Разработка новой версии портала «Абитуриент OnLine».
   
8. Разработка нового программного обеспечения для организации информационной поддержки новой технологии приема (анализ, прогноз).
   
9. Разработка комплекса административных и технических мероприятий для организации приема в Воронежский госуниверситет в соответствии с новой технологией.
   

Приведенная на рис. 10 модель взаимодействия организаций-участников информационного обмена в ходе приемной кампании ВУЗа в условиях эксперимента ЕГЭ построена с учетом опыта ВГУ по организации приемной кампании в 2003-2005 годах.




Рис. 10. Модель взаимодействия организаций-участников информационного обмена в ходе приемной кампании

Наиболее характерными чертами приемной кампании в указанных условиях являются:

1. наличие объективной необходимости в подаче заявления на несколько специальностей;
   
2. необходимость использования одного документального заявления для учета всех заявленных абитуриентом специальностей (в предыдущие годы количество специальностей, на которые можно подавать заявление, в ВГУ было ограничено двумя по бюджету и двумя по договору, и документы на каждую из заявленных специальностей подавались отдельно и независимо друг от друга);
   
3. высокая информационная насыщенность заявления (большое количество полей, наличие связей между полями);
   
4. необходимость обеспечивать одновременно две технологии приема: классическую и основанную на ЕГЭ, и связанные с этим организационные и программно-технические сложности;
   
5. «размывание» понятия конкурса, его «виртуальность», необходимость формирования специализированных методик для анализа конкурсной ситуации и прогноза количества свободных мест в зависимости от набора внутренних факторов, а также прогноза вероятности зачисления конкретного абитуриента с учетом информации о его положении как внутри своего ВУЗа, так в других ВУЗах;
   
6. наличие интенсивного информационного обмена, часто плохо формализованного и регламентированного, между подразделениями-участниками приемной кампании внутри ВУЗа;
   
7. наличие значительных информационных потоков между ВГУ и внешними организациями – другими ВУЗами города, Главным управлением образования, РЦОИ, системами ЕКП и ФБС;
   
8. высокая интенсивность всех бизнес-процессов, сжатые сроки на прием, обработку и анализ документов и информации;
   
9. отсутствие или слабость федеральной законодательной базы по многим аспектам приема, слабая регламентация бизнес-процессов внутри ВУЗа, связанная с отсутствием времени на детальный анализ и предварительное формирование организационных структур, методик и технологий (значительное количество решений приходится принимать в авральном порядке, что чрезмерно усложняет работу, как подразделений, так и средств автоматизации).
   

С учетом указанных особенностей в 2004-2005 годах в Воронежском государственном университете была разработана и использована новая технология организации приема абитуриентов.

В 2005 году прием в ВГУ осуществлялся на основе результатов вступительных испытаний как по материалам ВГУ, так и единого государственного экзамена (ЕГЭ), проводимого в порядке эксперимента на территории Воронежской области. Русский язык на все специальности (направления) очной формы обучения сдается в форме и по материалам ЕГЭ.

В соответствии с правилами приема в ВГУ в 2005 году, заявление поступающего в ВГУ абитуриента формировалось им в электронном и печатном видах до подачи документов в приемную комиссию в специально выделенных для этих целей компьютерных классах или через Интернет с использованием Интернет-портала «Абитуриент OnLine» – ofollow" href=" " onclick="return false">ссылка скрыта. Абитуриенты, не имеющие навыков работы на компьютере для самостоятельного заполнения формы ввода заявления, могли воспользоваться (бесплатно) услугами выделенных для этих целей операторов.

При этом, абитуриент подавал одно заявление, в котором указывал одну или несколько специальностей (направлений), в конкурсе на которые он изъявлял желание участвовать. При подаче заявления на несколько специальностей (направлений) их наименования в заявлении указывались абитуриентом в порядке приоритета (предпочтения, высказанного абитуриентом) для участия в конкурсе.

По окончании вступительных испытаний на основании протоколов о результатах ЕГЭ и результатов вступительных испытаний по материалам ВГУ формировались списки абитуриентов, рекомендованных к зачислению и поступающих по общему конкурсу на конкретные специальности (направления), в которых абитуриенты выстраивались в порядке убывания суммы набранных ими баллов. При этом, если абитуриент попадал в список рекомендованных на одну из указанных им специальностей (направлений) он автоматически выводился из конкурса по другим заявленным специальностям (направлениям) с более низким приоритетом.

Приемная комиссия доводила до сведения абитуриентов (путем размещения на доске объявлений и на сайте «Абитуриент OnLine» ссылка скрыта) оперативную информацию по каждому направлению (специальности) о текущей конкурсной ситуации и положении абитуриентов в рейтинговых списках по направлениям (специальностям) в соответствии с набранными ими баллами по вступительным испытаниям, другими, указанными в заявлении и подтвержденными соответствующими документами рейтинговыми показателями, а также с учетом приоритетов направлений (специальностей) указанных абитуриентами в их заявлениях.

Новая система организации приема и зачисления абитуриентов позволила кардинальным образом снизить ажиотажное напряжение, имеющее место в предыдущие годы среди абитуриентов и их родителей, что объективно выразилось, в частности, в уменьшении оттока абитуриентов в другие вузы и увеличении среднего проходного балла в университет на 12%.

Для информационного взаимодействия университетской автоматизированной системы информационного обеспечения приемной кампании с базами данных РЦОИ и апробируемой информационной системы ЕСП между ними осуществлялся обмен информационными массивами данных в электронном виде в установленном формате.

Бизнес-процессы приемной кампании ВГУ 2005 года обеспечивались следующими программно-техническими подсистемами.

• Подсистема ввода и формирования электронного заявления абитуриента.
  
• База данных и программный комплекс системы «Абитуриент».
  
• Web-сайт «Абитуриент OnLine» ссылка скрыта.
  
• Подсистемы экспорта данных в базы данных Единой системы приема и работы с ФБС.
  

Информационная система «Абитуриент» предназначена для ввода и хранения персонифицированных сведений об абитуриентах ВУЗа и формирования отчетности для приемной комиссии и вышестоящих организаций.

В состав ИС «Абитуриент» входят:

• база данных под управлением СУБД Oracle;
  
• прикладная программа «Абитуриент»;
  
• прикладная программа «Администратор»;
  
• генератор отчетов;
  
• подсистема импорта-экспорта;
  
• набор вспомогательных прикладных программ.
  

Возможности ИС «Абитуриент»:

• настройка шаблона заявления абитуриента в соответствии с правилами приема;
  
• оптимизированная для увеличения скорости ввода данных и эффективности поиска схема данных;
  
• многоуровневые механизмы контроля логической целостности информации;
  
• универсальный встроенный генератор отчетов;
  
• печать отчетов, как в графическом, так и в текстовом формате (на лазерных и матричных принтерах);
  
• хранение истории изменений информационных полей заявления;
  
• протоколирование действий операторов;
  
• импорт данных из ИС «Договор»;
  
• экспорт данных в ИС «Контингент»;
  
• экспорт данных в систему учета читателей ЗНБ ВГУ;
  
• экспорт данных в ФБС и ЕСП;
  
• автоматизированная обработка оценок ЕГЭ по протоколам Центра тестирования;
  
• использование для формирования адресов абитуриентов базы данных ГНИ РФ.
  

Главной особенностью ИС «Абитуриент» является большая открытость и гибкость настроек. Даже достаточно сложные схемы организации приемных кампаний 2003-2005 годов были смоделированы в системе без перекомпиляции исходного кода, путем выполнения операций по настройке схемы данных и прикладной программы с использованием специализированной прикладной программы «Администратор».

В рамках адаптация действующей информационной системы «Абитуриент» к новым условиям информационного взаимодействия и развития ее функциональных возможностей в 2005 году были внесены соответствующие изменения в схему данных и бизнес-логику. Был также разработан пакет прикладного программного обеспечения для выполнения массовых и узкоспециализированных операций над данными ИС «Абитуриент», включающий:

• приложение Group Manager: распределение абитуриентов по группам, массовые операции над группами;
  
• приложение «Редактор приоритетов заявлений»: массовые операции над заявлениями (редактирование приоритетов, признаков «копия/подлинник» и пр.);
  
• пакет прикладных программ для импорта результатов ЕГЭ из электронных протоколов Центра тестирования в БД ИС «Абитуриент»;
  
• пакет прикладных программ для проверки результатов ЕГЭ с использованием ФБС (Федеральной базы свидетельств);
  
• приложение для массовой расстановки оценок в ведомости (для экзаменов по материалам ВГУ);
  
• приложение «Конкурсный отбор среди медалистов»: моделирование конкурсной ситуации с учетом имеющейся информации о результатах вступительных испытаний медалистов;
  
• приложение «Моделирование общего конкурсного отбора»: прогнозирование результатов общего конкурсного отбора с использованием алгоритма зачисления и результатов вступительных испытаний;
  
• приложение «Настройка справочника экзаменов»: редактирование справочника экзаменов для приложений, обрабатывающих результаты ЕГЭ;
  
• пакет прикладных программ для экспорта данных в систему ЕКП (Единый конкурсный прием).
  

Информационно-аналитический портал «Абитуриент OnLine».

Информационно-аналитический портал «Абитуриент OnLine» (его первая версия) был введен в эксплуатацию в эксплуатацию в 2001 году. Целью разработки портала является обеспечение высокого уровня информационной открытости приемной кампании университета и предоставление абитуриентам максимально полной информации о приемной кампании ВГУ через Интернет.

Хотя на Интернет-сайтах большинства ВУЗов присутствуют разделы, посвященные организации и проведению приемной кампании, представляемая на них информация носит статический характер. Это, обычно, правила приема в ВУЗ, списки и описание факультетов и специальностей, регламент работы приемной комиссии и проведения приемных испытаний, информация о подготовительных курсах и т.д.

Особенностью портала ВГУ «Абитуриент OnLine» является то, что, помимо возможности доступа к общей и нормативной информации, касающейся организации приема в университет (правила приема, информация о специальностях и направлениях обучения, текущая информация по организации приема, аналитические данные по приему предыдущих лет и т.д.), в нем была реализована возможность оперативного онлайнового доступа из Интернет к информации, находящейся в базах данных системы «Абитуриент». Схема информационного взаимодействия компонент системы выглядит следующим образом. В базу данных информационной системы «Абитуриент» при помощи специализированных прикладных программ направляется информация из внутренних источников (из ректората и приемной комиссии – правила приема, бланки заявлений абитуриентов, корректировки персональных сведений об абитуриентах, расписание экзаменов, результаты испытаний, объявления и пр.) и информация, поступающая из внешних источников (оценки ЕГЭ из Главного управления образования по Воронежской области (ГУО ВО) и Федеральной базы свидетельств (ФБС). На основании накапливаемой в базе данных информации в системе формируются необходимые выходные формы, отчеты, списки для представления пользователям (справки о ходе подачи заявлений и конкурсе, списки сдающих ЕГЭ ведомости, рейтинговые списки, списки рекомендованных к зачислению, приказы на зачисление и пр.).

«Закрытая» часть портала «Абитуриент OnLine» предназначена для доступа к соответствующей информации авторизованных пользователей – работников приемной комиссии и руководства университета. «Открытая» часть портала ориентирована на доступ через Интернет самого широкого круга пользователей (абитуриентов, их родителей и всех заинтересованных лиц) к самой оперативной информации в реальном масштабе времени сразу же после ее ввода в базу данных системы «Абитуриент» без необходимости личной явки в университет. При этом, по сравнению с традиционной формой предоставления информации в «бумажном» виде на доске объявлений приемной комиссии, абитуриент получает возможность более глубокого ее изучения и анализа, сопоставления своих баллов с баллами других абитуриентов, оценки своих шансов на поступление, что важно для более обоснованного принятия связанных с поступлением важных решений, например, при подаче заявлений одновременно на разные специальности или ВУЗы. Для обеспечения возможности обратной связи с абитуриентами на портале кроме оперативного доступа к информации был организован форум, позволяющий пользователям обращаться с вопросами, касающимися поступления в университет, к ответственным лицам приемной комиссии и получать на них оперативные ответы.

Возможности портала «Абитуриент OnLine».

• Обеспечение доступа к нормативным документам, относящимся к организации приема в университет, и учебным материалам для подготовки к экзаменам
  
• Публикация новостей и объявлений приемной комиссии
  
• Предоставление доступа к оперативной информации, отражающей ход приемной кампании
  
• Предоставление возможности абитуриентам обратиться с вопросами к официальным представителям ВГУ
  
• Публикация статистических материалов по итогам предыдущих приемных кампаний
  

В ходе работы портала в 2001-2003 годах стало ясно, что старые технологическая и методическая основа себя исчерпали.

По итогам трехлетней эксплуатации портала были разработаны новые технические требования, и в 2004 году была введена в эксплуатацию, а в 2005 году доработана, новая версия портала, обладающая рядом принципиальных особенностей.

1. Проектирование портала выполнено с использованием методов объектно-ориентированного анализа и проектирования.
   
2. Портал является целостной системой. Ядро портала (его «движок») выполнено с использованием библиотеки классов Smarty и представляет собой набор описаний классов объектов, реализующих механизмы представления информации, ввода и обработки информации и управления правами доступа, и средства управления экземплярами классов.
   
3. Благодаря использованной технологии администрирование портала, управление доступом, управление информационными разделами, ввод и обработка информации выполняются достаточно просто и единообразно и не требуют от сотрудников, выполняющих эти виды работ, практически никаких специальных знаний и навыков. Это позволяет существенно расширить число сотрудников подразделений ВГУ, обеспечивающих информационное наполнение портала, и таким образом существенно повысить его информационную насыщенность.
   
4. Подсистема управления доступом портала позволяет организовать эффективное управление всеми ресурсами портала, от простых информационных модулей, подключаемых рядовыми операторами в подразделениях и доступных для просмотра всем пользователям, до информационных выборок аналитического характера, разрабатывающихся по заказу конкретных подразделений или руководителей подразделений, обеспечивающих приемную кампанию, и доступных конкретным пользователям или группам.
   
5. Унификация технологий описания запросов к базе данных ИС «Абитуриент» и формирования получаемой выборки данных позволила существенно облегчить создание новых интерфейсных web-форм и обеспечить высокую оперативность при разработке и предоставлении пользователям новых информационных представлений.
   
6. Простота масштабирования и доступность пользовательских интерфейсов открывают широкие возможности по выходу портала на региональный уровень и интеграции освещающих ход приемной кампании ресурсов других ВУЗов.
   
7. Новый дизайн делает работу с порталом более удобной, а поисковая система позволяет быстро получить необходимую информацию.
   

На рис. 11 приведен внешний вид главной страницы портала.




Рис. 11. Внешний вид портала «Абитуриент OnLine»

Работа портала продемонстрировала исключительно высокую востребованность предоставляемых им информационных сервисов. Анализ статистики посещения портала, предоставляемой российским сайтом Интернет-статистики ссылка скрыта, показал, что в период проведения приемной кампании в особенности в июле месяце портал «Абитуриент OnLine» уверенно занимал места в верхней части списка наиболее популярных российских вузовских сайтов, поднимаясь в отдельные дни до второго места по числу посетителей, при этом, число просматриваемых пользователями страниц сайта существенно превышало этот показатель у других, представленных в рейтинге HotLog сайтов (рис. 12).



Рис. 12. Положение портала «Абитуриент OnLine» в рейтинговом списке сайта Интернет-статистики ссылка скрыта

Общее число посещений сайта составило около 134 тысяч, из них более 40 тысяч в 2004 году и 54,5 тысячи в 2005 году. В отдельные дни июля число посещений в день превышало полторы тысячи. Число записей в форуме сайта за лето составило около двух тысяч. При рассмотрении статистики посещаемости отдельных страниц портала можно сделать вывод о наибольшей популярности именно динамически формируемых на основании данных ИС «Абитуриент» рейтинговых списков, позволяющих оперативно получить информацию о своих оценках, сравнить их с оценками других абитуриентов и оценить свои шансы быть зачисленным в ВГУ.