Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно- методическое пособие

Вид материала

Методическое пособие

Содержание Глава 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ 2.1. Информационные предпосылки документирования 2.2. Сущность документирования

Подобный материал:

• В. А. Жернов апитерапия учебно-методическое пособие, 443.6kb.
• Е. С. Кравцова Л. А. Шуклина Учебно-методическое пособие, 289.21kb.
• Учебно-методическое пособие Минск Белмапо 2007, 695.29kb.
• Учебно методическое пособие, 771.33kb.
• И. В. Бернгардт литературно музыкальная гостиная учебно-методическое пособие, 582.04kb.
• Учебно-методическое пособие предназначено для врачей офтальмологов стационаров и поликлиник, 196.43kb.
• Учебно-методическое пособие разработана: ст преп. Бондаренко Г. В. Дата разработки, 409.75kb.
• Учебно-методическое пособие для студентов дневного и заочного отделений специальности, 381.12kb.
• Сагимбаев Алексей Викторович учебно-методическое пособие, 1354.91kb.
• Учебно-методическое пособие по дисциплине «Английский язык: базовый курс», 557.31kb.

Глава 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ

2.1. Информационные предпосылки документирования

Информация играет глобальную роль в образовании и раз-витий человеческого сообщества. Но механизм ее распространения изначально затруднен из-за специфических свойств распространения в материальном мире и психофизиологических особенностей ее восприятия человеком.

Изначально препятствиями являются пространство и время. Поскольку транслирование информации от одного индивида к другому без материального посредника невозможно, то в качестве природных посредников выступают воздушная и электромагнитная среды, в которых протекает наше существование. Для передачи информации индивид видоизменяет окружающую его воздушную и электромагнитную среды, которые, в свою очередь, вступают во взаимоотношения с другими Субъектами и воспринимают их измененное состояние.

Таким образом, индивид использует кодирование воздуха и света в качестве своих выразительных средств и способов передачи информации, которые принято называть аудиальны-мы и визуальными.

Итак, подавая звуковые сигналы, голосовой аппарат чело-века или животного изменяет структуру окружающего воздуха, создавая звуковые колебания определенной частоты, ко-торые распространяются на некоторое расстояние. По мере продвижения они затухают, поэтому звук распространяется в ограниченном пространстве и продолжительность звучания ограничена скоростью распространения звуковых волн, т.е. временем, в течение которого воздух способен сохранять измененную структуру.

Существуя в воздушной среде, человек в процессе эволюции выработал особое коммуникативное средство — членораздельную речь, в которой передача информации осуществляется с помощью слов — набора звуков, за которыми закреплен определенный смысл.

Слово и есть тот универсальный сигнал, который позволяет облечь логическое содержание человеческой информации в материальную форму, благодаря которой она может

20

формироваться, восприниматься, храниться и передаваться, может использоваться людьми в их разнообразной деятельности, В слове воплотилось большое число понятий, каждое из которых опять-таки средоточие информации. Наличие специфического человеческого сигнала - слова - позволяет человеку кодировать информацию, извлекать из сообщения ее смысловое содержание.

Процесс обучения распознаванию слов, который проходит каждый индивид в детстве, приводит к приданию одинакового смысла тем или иным комбинациям звуков в рамках сообщества, что и является основой создания национальных языков. Членораздельность человеческой речи обеспечивает возможность выразить с помощью ограниченного количества речевых звуков — элементов разной сложности (звуков, слогов, слов, предложений) безграничное многообразие мыслей, намерений и чувств человека.

Манипулируя выразительными средствами, наблюдаемыми визуально, мы тем самым используем другую природную среду, служащую материальным носителем визуальной информации электромагнитные колебания в определенном диапазоне — световые волны, которые, отражаясь от поверхности предметов, деформируются, изменяют свою длину, а, следовательно, и воспринимаемый цветовой спектр. Из получаемых результате цветовых комбинаций, тонов и полутонов воссоздаются органами зрения образы наблюдаемых материальных предметов.

Время существования зрительных образов весьма непродолжительно, так как электромагнитные колебания распространяются с огромной скоростью. Перемещение источника информации объекта отражения - мгновенно вызывает и исчезновение его визуально наблюдаемого образа. Обе среды в качестве материального носителя информации тут рассматриваться с точки зрения удобства для использования и с точки зрения ограничений, которые они накладывают на коммуникативный процесс.

Человек, да и все биологические существа, эволюционно приспособлены к существованию и функционированию в воздушной и электромагнитных средах. Поэтому они, безусловно удобны для передачи информации, ибо органы чувств

21(зрение, слух) идеально им соответствуют. Но одновременно эти среды неудобны, потому что не позволяют хранить и накапливать информацию, а также имеют ограничения в ее пространственном распространении.

Пространственная и временная ограниченность аудиального и визуального способов передачи информации преодолевается природой на уровне конкретного индивида. Эволюционно сформировался головной мозг, в структуре нервных связей которого фиксируются образы воспринимаемой информации, а передвигаясь в пространстве и распространяя информацию, человек сам выступает в роли ее материального носителя. На начальных этапах структуризации общества этого было достаточно.

Но память отдельного человека — ненадежный инструмент. Человек может забыть содержание сообщения, исказить его, не суметь адекватно его передать. Умирая человек, уносит с собой накопленную в памяти информацию. С развитием общества накапливаются и знания, объем которых память отдельного человека вместить не может. Эти причины поставили человеческое сообщество перед необходимостью фиксации информации в структуре какого-либо жесткого материального носителя, позволяющего впоследствии ее неоднократно использовать — консервации информации или ее документирования.

2.2. Сущность документирования

Документирование решает множество задач в обществе. Это не только способ сохранения качественной определенности информации во времени, это способ связи между разделенными во времени и в пространстве субъектами, способ управления структурами общества, способ преодоления рассеяния информации в пространстве путем накопления, концентрации ее на материальных носителях, способ фиксации социального опыта, вид коллективной памяти.

В качестве документа выступает материальный носитель природного или искусственного происхождения, в структуру которого целенаправленно внесены изменения, отображающие смысл информации, т.е. документ имеет четко обозначенную цель — нести информацию в своей структуре.

22

В этом плане интересно сопоставление Документа с другими продуктами человеческой деятельности. Воссоздавая вокруг себя объекты «второй природы», человек целенаправленно вторгается в их структуру, вещественный состав, выделяя их функциями. Производя продукты питания, одежду, жилище, предметы труда и быта, в том числе и документы, человек вкладывает в них потенциальную информацию. В этом плане документ — такой же физический объект, как и другие, создаваемые человеком. Но документ, в отличие от других искусственно создаваемых объектов, имеет четкую цель— нести в своей структуре побочную социальную информацию. Одновременно документ несет как социальную, так и потенциальную информацию. Выявляя потенциальную информацию, т.е. изучая форму документа, способ фиксации, использование выразительных средств, историю его создания и функционирования, мы тем самым мысленно производим социальную информацию, дополняющую ту, которая непосредственно в нем зафиксирована. В свою очередь, эта выявленная информация может быть зафиксирована в материальном носителе в качестве содержания другого документа, чем, собственно, и занимаются такие науки, как источниковедение, историография, текстология, книговедение и т.д.

Сущность документирования заключается во внесении изменений, информации в материальный носитель для последующего ее долговременного хранения и использования. Способ документирования зависит от природы материального носителя. Сам материальный носитель предопределяет возможный диапазон вносимых в него изменений. Чем более «жесткая» структура у материального носителя, тем больше информация хранится, но тем больше энергии нужно затратить на ее закрепление. Зарубки на деревьях, выбитые изображения на скалах и камнях представляют собой иллюстрацию этого процесса. Налицо имеется жесткая структура материального носителя и мускульная энергия человека, деформирующего ее. Дальнейшая эволюция человеческого общества характеризуется поиском более подходящих материальных носителей, требующих меньших затрат на фиксацию, более легких в изготовлении, транспортабельных,

23

дешевых, надежных, позволяющих более адекватно отображать действительность и легко их тиражировать.

Сегодня в практике жизнедеятельности используются и следующие способы документирования:

• предметное документирование;

• знаковое документирование;

• изобразительное и чертежно-графическое документирование;

• фотодокументирование;

• кинодокументирование;

• звуковое документирование;

• компьютерное документирование.

Масштабы их распространения, сферы функционирования, естественно, изменились. Но они и сегодня исполыуются в практике жизнедеятельности. Анализируя этот феномен, Ю.Н. Столяров пишет: «Исторический опыт свидетельствует, что с появлением новых средств фиксирования информации прежние, как правило, тоже сохраняются. Старые же, отдав часть своих функций вновь возникшим, обычно начинают новую жизнь, эффективнее выполняя оставшиеся функции. К примеру, потребность в сохранении и распространении знаний, вызвавшая к жизни письменность, не отменила потребности в личном общении, удовлетворяемой устной речью; необходимость в большом числе идентичных экземпляров того или иного произведения, приведшая в середине XV в. к изобретению книгопечатания, не устранила необходимости в рукописях, научной переписке и непосредственном общении ученых между собой. Быстрое развитие газетного дела не привело к отмиранию журналов, а издание журналов нисколько не мешает дальнейшему выпуску книг. Ни кино, ни радио, ни телевидение не только не вытеснили произведения печати как средства научного и художественного познания мира, но, наоборот, сделали их воздействие на читателей более эффективным, а распространение более широким».

Нередко приходится встречать утверждение, что после информатизации общества и производства роль книжной культуры и книжности объективно снижается, а сами книги будут

24

вытеснены электронными носителями информации. Однако мировой опыт, статистика книгоиздания большинства стран свидетельствуют, что это не совсем так. Более того, число выпускаемых и читаемых книг с распространением компьютеров увеличилось, а вовсе не уменьшилось. Печатные и электронные носители информации обречены на длительное сосуществование и вряд ли их следует противопоставлять друг другу.

Однако, с другой стороны, тот же исторический опыт подсказывает, что одновременное сосуществование всех известных форм записи информации не обязательно. Если новый способ ее фиксирования оказывается во всех отношениях существенно лучше прежнего, он в исторически весьма короткие сроки вытесняет устаревшую форму. Так произошло, например, с глиняными табличками, папирусом, а если брать свежие примеры, то на памяти современников фонографический валик был безвозвратно вытеснен ферролентой. Сейчас магнитофонные бобины стремительно заменяются компакт кассетами, а эти последние, в свою очередь, уже стоят на пороге вытеснения еще более миниатюрными кассетами. Практически не используются столь популярные совсем недавно граммофонные пластинки со скоростью 78 об/мин.

Вторая проблема документирования информации заключается в выборе средств ее выражения, с помощью которых создаются тексты. Текст носит чисто человеческий характер, поскольку использует средства выражения, характерные только для человека с его двуполушарным мышлением. Образное мышление более древнее. С образованием и использованием членораздельной речи для передачи информации, с усилением ассиметрии головного мозга в процессе эволюции, развитием левого его полушария человек стал мыслить не только образами отражаемой реальности, но и абстрактными смысловыми понятиями, то есть более дифференцированно.

Но любой объект, воздействуя на сенсорную систему субъекта, выступает, прежде всего, как устойчивая целостность. И восприятие закрепляет за ним и всем, что с ним связано, некоторое ощущение — гештальт, который анализу не поддается, а лишь чувствуется эмоционально, выражает отношение субъекта. На ранних стадиях эволюционного развития, пока еще не выделившись из биологического сообщества,

25человек не расчленял действительность на фрагменты, а чувствовал, ощущал ее. Возникновение и развитие левополушарного мышления связано с членением окружающей реальности на дифференцированные части и осознанием различий между ними. Человек стал членить окружающую реальности на фрагменты, обозначать их с помощью смысловых попятив и оперировать ими.

Улавливая различия между дифференцированными Частями действительности человек стал моделировать их в своем сознании с большей адекватностью по принципу: каждому вычлененному фрагменту объекта соответствует элемент создаваемой в сознании модели. Этот путь более долог по сравнению с ощущением объекта, который дает гештальт, по сути мгновенный. Но с другой стороны, ощущение объекта на уровне гештальта не дифференцируется сознанием, очень субъективно и не может служить базовым основанием Для познания окружающей реальности. Поэтому в эволюции человеческого сознания эти два процесса осуществляются параллельно.

Первый путь отражения окружающей реальности сознанием осуществляется символьным способом, в результате чего в сознании возникает образ отражаемого объекта. Второй путь отражения сознанием осуществляется аналитико-синтетическим способом и способствует воссозданию детальной дифференцированной изоморфной модели объекта знаковым способом.

Единицей выражения символа выступает какой-либо внешний объект: предмет, совокупность предметов, звук, комбинация звуков, знак, комбинация знаков. На символ возлагается задача - нести побочный смысл, выходящий непосредственно за тот, который закреплен в носителе. Этот смысл - нерасчлененный, скрытый, свернутый принято называть образ. Символ в таком контексте рассматриваемся в единстве его материальной формы и скрытого в ней образа. Образ воспринимается чувствами, его восприятие вызывает некоторое адекватное эмоциональное состояние у воспринимающего.

Наши чувства непостоянны, выражающий их образ все время должен быть в движении, изменении. Известны такие

26

выражения, как «свежий образ» и, противоположное ему «истершийся штамп». Только свежий образ способен взволновать чувства. Истершийся штамп может, наоборот, вызвать усталость и раздражение. Истершийся штамп - это символ, утративший способность к движению, развитию смысла, он как бы «закостеневает», жестко привязывается к своему материальному носителю. А жесткое закрепление приводит к передаче его восприятия из правого в левое полушарие, которое в большей степени предрасположено к восприятию знаков.

Часть специалистов считает, что знаковая система предков человека получила все особенности человеческого языка 35-40 тыс. лет назад, при переходе от неандертальского человека к формам гомосапиенса.

Знак — это, по сути, бывший символ, за которым жестко закрепилось его значение, конкретный смысл. Исторически процесс превращения символа в знак осуществлялся посредством схематизации, обеднения того смысла, который стоял за носителем символа и одновременно гиперболизации побочного смысла. Потеря собственного содержания и связала крепко знак и стоящий за ним смысл.

Знак — материальный предмет (явление, действие, событие), который выступает в процессе коммуникации как представитель другого предмета, свойства, отношения. Знаки не функционируют независимо друг от друга, а объединяются в систему в соответствии с правилами построения, приписывания знакам смысла, значения, особенностей употребления. Рационально построенные знаковые системы позволяют в обозримой форме выражать соотношение между изучаемыми явлениями, добиваться однозначности используемых терминов, фиксировать такие понятия, для которых в обычном языке нет словесных выражений, передавать информацию по техническим каналам связи и осуществлять математическую, логическую, статистическую обработку с помощью вычислительных машин.

Знак имеет характерные особенности, отличающие его от символа:

• значение знака единично и устойчиво;

• границы знака ясно очерчены;

27

• его форма может сильно меняться, но она должна позволить опознать знак, идентифицировав его;

• значение знака зависит не только от него самого, но от его места в системе, от контекста;

• знак позволяет осуществить перевод информации из одной знаковой системы в другую.

Развитие смысла, стоящего за знаком, при их устойчивости и неизменности, невозможно. Поэтому развитие стало осуществляться, во-первых, за счет увеличения количества знаков, а во-вторых, за счет их комбинирования. Путем комбинации знаков в слова, предложения, стало возможно передать безграничное множество сообщений.

Основная задача знака и его комбинаций - дифференцированно и однозначно отображать фрагменты реальности. Поэтому возможность жесткого закрепления смысла За комбинацией знаков как нельзя лучше этому способствовала. Но символизация в жизнедеятельности человека неустранима. Развитие членораздельной речи, письменности как преимущественно знаковых форм выражения информации стало новым этапом развития и символьной формы тоже. Ведь за каждым словом стоит не только конкретное дифференцированное содержание, но и образ слова, его ощущение, не поддающееся логическому обоснованию. Таким образом, комбинация знаков, слов может, в свою очередь, стать символом, передать образ. Эту задачу с успехом решает, к примеру, поэзия. Человек, по выражению Кассирера, «символизирующее существо» и больше тяготеет к восприятию образов, к символьной форме информаций нежели логической.

Итак, функционально различная деятельность правого и левого полушарий коры головного мозга человека предопределяет наличие и использование моделей окружающей реальности двух разновидностей: предельно «свернутой» (символьной) и структурированной (знаковой). Обе разновидности способны информационно моделировать реальность, но достоинства и недостатки каждой предопределяют характер их использования.

Структурированная, дифференцированная модель, создаваемая в процессе мыслительной деятельности левого

28

полушария, строится по изоморфному принципу. Оригинал (окружающую реальность воссоздаваемую в текстах) и изоморфную модель (сам текст) связывают многочисленные связи подобия по принципу — каждой выявленной структурной части оригинала соответствует структурная часть модели. Но в силу этого она громоздка, неудобна и не вызывает никаких эмоциональных ощущений.

В основе модели-символа лежит замена оригинала целостным нерасчлененным объектом, который имеет совершенно отличающуюся от оригинала структуру и свойства, но вызывающий ощущение, гештальт. Информационная модель-символ компактна, удобна, вызывает эмоциональное созвучие, но страдают связи подобия. Обе модели имеют весьма существенные недостатки, поэтому чаще всего используется промежуточный вариант. Третий смешанный тип информационного моделирования реальности принято называть гомоморфным. Он имеет характер построения изоморфной модели, сохраняет структуру, но вместо дифференцированных частей вводятся символы. Таким образом, сохраняются и связи подобия, и не теряется ощущение, вызываемое образом. Включение в деятельность мышления двух языков — образного и знакового — делает мышление человека универсальным, оно может оперировать с любым материалом, как образ, так и знак. Через языковой компонент в мышление входит социальная регуляция.

Все продукты мыслительной деятельности человека — тексты — тяготеют к названным выше моделям отражения реальности, но в разной степени. Например, научные тексты в большей степени являются изоморфными моделями отображения реальности. А художественные — символьными. Между ними — огромное множество промежуточных вариантов, которые совмещают и то, и другое. Аналогично различаются документальные и художественные кинофильмы, конструкторские чертежи и графические рисунки; документальные и художественные фотографии и т.д. В каждой паре используются одни и те же выразительные средства, но разный принцип их построения предопределяет разный характер текстов, и самое главное — разный способ их восприятия и использования человеком.

29