Работа с файлами

Вид материала

Содержание

Восстановить данные невозможно, если забудете пароль! ».
Пароль на запись устанавливать не нужно, если Вы работаете с файлом монопольно.

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8

Использование колонок в документе.

Колонки обычно используются в газетных статьях, брошюрах и подобных документах. Строки текста в колонках короче обычных, их легче читать, кроме того, колонки предоставляют большие возможности при форматировании документа с рисунками, таблицами и т. п.

Колонки, которые вы создадите с помощью Word, — это колонки в газетном стиле, т. е. текст последней строки одной колонки продолжается в первой строке следующей колонки страницы. В документах, в которых строки колонок должны идти бок о бок, используйте таблицы.

Если ваш документ разбит на разделы, колонки будут применены только к тексту текущего раздела.

Создание колонок.

В Word есть четыре заранее определенных режима создания колонок:

• Две колонки равной ширины; • Три колонки равной ширины; • Две неравные по ширине колонки, причем более широкая колонка находится слева; • Две неравные по ширине колонки, причем более широкая колонка располагается справа.

Меню «Формат» - «Колонки»; в области «Тип» выберите формат колонки; с помощью поля «Применить» укажите, к какой части документа применить разбиение на колонки; установите флажок «Разделитель» для вывода вертикальной линии между колонками (как в газете); «ОК».

Изменение колонок.

Вы можете изменять уже существующие колонки: их число, ширину и интервал между ними: установите курсор в колонку; «Формат» - «Колонки»; для изменения ширины колонки и промежутка между колонками введите нужные данные в текстовые поля «Ширина» и «Промежуток» (или щелкните на стрелках). «ОК».

Удаление колонок.

Для снятия разбивки на колонки в окне «Колонки» выберите пиктограмму «Одна»; «ОК» или нажмите кнопку «Колонки».

Цветовая палитра:

Вызывается с помощью двух вариантов:

- панель инструментов «Рисование». В ней обозначение А – цвета. Выбрать нужный цвет для выделенного текста;

- меню “Формат” – “Шрифт” – “Цвет”. Из ниспадающего списка выбрать цвет. Перед этим необходимо выделить окрашиваемый текст.

Вставка объектов в текст:

Вставка объектов в текст происходит, благодаря организации Windows-95и выше.

Это: наиболее популярный режим – вставка рисунков (графики); таблицы Excel с переводом в таблицу Word и другие…

Вставка рисунков:

Обычно это точечный рисунок BMP, созданный с помощью графического редактора Paint.

Обычно рисунок вставляется с помощью меню «Вставка» – пункт «Вставка рисунка».

Два основных режима:

картинки (множество устанавливаемых с Windows рисунков), которые можно просматривать по разделам, что удобнее, или , выбрав пункт «Все разделы», смотреть все рисунки подряд;
из файла – выбор рисунков, созданных в различных программах и т.д. по структуре дисков.

а также дополнительные режимы:

автофигуры;
объект WordArt;
со сканера (но можно сначала сосканировать рисунок в файл, а потом считать из файла;
диаграмма (графика).

Поиск и замена информации в текстах:

Меню «Правка» – пункт «Найти».

Введите текст. Введенный вами текст называется шаблоном поиска. Его можно искать в тексте неоднократно.

По умолчанию операция поиска ищет местонахождение шаблона поиска, указанного вами, не делая различия между прописными и строчными буквами и не обращая внимания на то, является ли шаблон поиска целым словом или его частью. К примеру, по шаблону "пуск" будут найдены слова "Пуск", "пуск", "отпуск" и т. д. Вы можете настроить поиск с помощью использования параметров поиска. Чтобы сделать это, щелкните на кнопке <Больше>, расположенной в диалоговом окне <Найти и заменить>. Диалоговое окно увеличится за счет появления дополнительных параметров. Вы можете выбрать следующие параметры:

- учитывать регистр. Требует точного соответствия прописным и строчным буквам шаблона. Выбирая этот параметр при шаблоне "Пуск", вы найдете только слово "Пуск", но не "ПУСК" и не "пуск";

- только слово целиком. Ищет только соответствующие целые слова. Устанавливая этот параметр при шаблоне "пуск", Вы найдете только слово "пуск", но не "отпуск", "пропуск" и т. д.;

- Подстановочные знаки. Позволяет использовать подстановочные знаки «*» и «?» в шаблоне поиска. Подстановочный знак «*» обозначает последовательность, состоящую из любых символов, в то время как Подстановочный знак «?» соответствует любому одному символу. По шаблону "к? т" будут найдены слова "кот" и "кит", но не "крот" и "куст". А по шаблону "к* т" будут найдены и "кот", и "кит", и "куст", и "крот".

Для управления расширенным поиском выберите из раскрывающегося списка одно из возможных направлений:

- Везде - Просматривает весь документ.

- Вперед - Просматривает только часть документа от курсора до конца документа.

- Назад - Ищет шаблон в части документа от курсора до начала документа.

Меню «Правка» – пункт «Заменить». Нужно ввести первое слово и то, которое его должно заменить. Если замену нужно проводить во всем тексте, то указать в пункте «Направление» – «Везде». При ошибке в замене данных вызвать пункт меню «Правка» – «Отменить замену».

Колонтитулы:

Меню «Вид» – подменю «Колонтитулы».

Появляется горизонтальная панель инструментов «Колонтитулов».

1-е поле в ней – «вставить автотекст» – Drop down – раскрывающийся список:

страница (ее номер);
автор, номер страницы и дата (в одну строку) – очень удобно;
дата печати – нужна при работе с часто редактируемыми документами;
дата создания – тоже полезная;
имя файла (сокращенное) – очень удобно;
имя файла (полное) – с указанием пути к файлу;
создано и сохранено – имя и фамилия автора;
страница (номер) из всего.

Вид размещения колонтитула и листа осуществляется через пункт «Параметры страницы» (иконка “книжка”). Отступ перед колонтитулом нужен в пределах 0.5 мм.

В ней по порядку слева направо (счет мой):

«#» – «решетка» - нумерация;

формат номеров строк:

вид номера (лучше цифры);
с какой страницы нумеровать – не работает;

параметры страницы ;

9-11) колонтитулы (верхний и нижний) и переходы между ними.

Использование режима предварительного просмотра.

Средство Word – «Предварительный просмотр» позволяет вам увидеть документ на экране таким же, каким он будет выглядеть при распечатке. Хотя режим разметки страницы тоже показывает ваш документ в окончательном виде, режим предварительного просмотра предлагает несколько дополнительных функций, которые могут вам пригодиться. Меню «Файл» - «Предварительный просмотр» или щелкните на кнопке «Предварительный просмотр» стандартной панели инструментов.

• Щелкните на стрелке «Масштаб» и выберите из предложенного списка нужное вам увеличение.

• Щелкните на кнопке «Увеличение», а затем на документе, чтобы увеличить часть документа.

• Щелкните на кнопке «Подгонка страниц», если на последней странице вашего документа несколько строк текста. Word попытается форматировать текст таким образом, чтобы количество страниц документа уменьшилось на одну.

• Щелкните на кнопке «Печать», чтобы распечатать документ. Щелкните на ней еще раз, чтобы вернуться к обычному виду документа.

• Щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите клавишу , чтобы выйти из режима предварительного просмотра.

Печать документа:

Распечатка одной копии всего документа на принтере, используя установки по умолчанию: меню «Файл» - «Печать» ( +

) — окно «Печать»; «ОК». Можно также щелкнуть по иконке «Принтер». Тогда файл распечатается полностью с одной стороны листа, если у Вас автоматическая подача бумаги. В окне «Печать» нужно указать количество печатных копий.

Распечатка части документа.

Выделить часть текста. Если нужно распечатать одну страницу, поставить на неё курсор. Меню «Файл» - «Печать».

• Выделенный фрагмент, чтобы распечатать выделенный текст;

• Текущая, чтобы распечатать страницу, на которой установлен курсор;

• Номера страниц. Например, если введено 1-3, будут распечатаны страницы с 1 по 3, а если введено 2, 4, будут распечатаны 2 и 4 страницы;

• При двухсторонней печати документа сначала в поле «Вывести на печать» выберите из списка «Нечетные страницы» - «ОК». После распечатки установите распечатку в принтер (по-разному в зависимости от вида принтера) и повторите предыдущую команду, указав «Четные страницы».

«ОК».

Изменение параметров печати.

В диалоговом окне «Печать», щелкните на кнопке «Параметры».

• Черновая печать. Выдает черновик, который распечатывается быстрее, но может не отображать некоторые виды форматирования и графические объекты;

• Изменить порядок печати. Печатает страницы в обратном порядке;

• Фоновая печать. Позволяет продолжить работу с документом во время печати.

• Обновлять поля. Обновляет содержание всех полей документа перед распечатыванием;

• Сведения. Печатает свойства документа в дополнение к его основному тексту;

• Примечания. Включает комментарии к документу в распечатку.

Отправка документа по факсу.

Можно отправить свой документ прямо по факсу одному или нескольким абонентам. «Файл» - «Отправить» - «Факс». Мастер факсов проведет вас через все этапы подготовки факса, включая выбор титульного листа и адресатов. Продолжение - кнопка «Далее». Завершение -«Готово».

Если вам нужен титульный лист, Word выведет его. На этом этапе в титульный лист можно вносить любые изменения и дополнения.

Для отправки факса щелкните на кнопке «Отправить факс сейчас».

Отправка документа по электронной почте.

Если в вашей системе установлена программа «Microsoft Messaging», «Outlook» для работы с электронной почтой меню «Файл» - «Отправить» - «Сообщение». В общем случае можно выбрать параметры по умолчанию.

Появится окно «Новое сообщение». Его вид будет зависеть от системы электронной почты, которую вы используете.

Документ будет вставлен в сообщение в виде пиктограммы. Если хотите, можете добавить текст в сообщение. В текстовом поле «Кому» вы должны набрать адрес абонента.

Когда сообщение будет готово, щелкните на кнопке «Отправить».

Работа с несколькими файлами:

Очень часто Пользователю необходимо копировать введенный текст из файла в файл. С этим нет проблем. Нужно просто открыть нужные файлы в меню «Файл», пункт «Открыть».

На экране будет помещен последний открытый файл.

Перечень файлов показан в меню «Окно».

Для осуществления копирования необходимо выделить текст в одном месте и указать, что его необходимо скопировать. Затем в меню «Окно» выбрать второй файл. В нем указать место, куда надо вставить копию текста и осуществить вставку (см. выше). Для показа всех файлов в текущем окне можно воспользоваться командой «Упорядочить все».

Установка параметров Word:

Особенно важны, так как при неграмотном обращении с «горячими» клавишами, используемыми по умолчанию, могут исчезать некоторые параметры экрана редактора Word. Эту ситуацию можно исправить, пользуясь Меню «Сервис» – «Параметры».

Пользоваться данным режимом нужно очень осторожно! Перед заменой параметров желательно скопировать данный файл с другим именем! После проверки правильности применения команды скопированный файл можно удалить !!!

Подменю “Параметры” (Осуществление самых важных установок в файле!):

всегда создавать резервную копию – для новичков желательно устанавливать эту опцию, так как при совершении глобальных ошибок, замеченных в течении не очень длительного сеанса работы, можно основной файл восстановить из резервного путем копирования. Резервная копия имеет то же самое имя, со словом «копия» перед ним и другое расширение;
автосохранение! Очень удобно у нас при несанкционированных отключеньях света, так как пользователь обычно забывает периодически сохранять файл вручную. В среднем время сохранения – 5 минут. Но для новичка, который может допускать ошибки, связанные с потерей информации, желательно установить более длительное время или снять флажок на данном пункте.

Установка Пароля на файл:

В поле «Пароль для файла» введите пароль и нажмите клавишу . Word предупредит Вас: « Восстановить данные невозможно, если забудете пароль! ».

Далее Вы должны повторить ввод пароля (для обеспечения правильности его ввода) и нажмите .

Пароль на запись устанавливать не нужно, если Вы работаете с файлом монопольно.

Для просмотра текста другими людьми укажите признак «Рекомендовать доступ только для чтения» – тогда они не смогут его откорректировать. Но можно воспользоваться командой «Сохранить как».

Работа с таблицами в тексте:

Таблица состоит из строк и столбцов.

Ячейка является пересечением строки и столбца.

Сетка – границы вокруг таблицы и между столбцами (строками).

Для создания таблицы необходимо поставить курсор на свободное место (обычно под предыдущим текстом). Щелкнуть по кнопке «Добавить таблицу» (решетка с синей полосой наверху) или выбрать из меню «Таблица» пункт «Добавить таблицу».

Далее ввести необходимое количество столбцов и строк (если ошибётесь, их всегда можно добавить в процессе работы <см. ниже> ). Ширину столбца можно указать «Авто» для начала (далее ее можно скорректировать под вид таблицы).

При сложной форме Таблицы желательно использовать режим «Автоформат». Word предложит Вам множество вариантов с видимой и прозрачной сеткой, а также со всевозможными дополнительными эффектами.

Теперь можно приступать к вводу данных в Таблицу.

Попасть в нужную ячейку таблицы можно следующими способами:

щелчком мыши в нужной ячейке;
перемещением слева направо нажатием клавиши ;
перемещением справа налево нажатием клавиш + ;
перемещение сверху вниз производится соответствующими стрелками.

Нажатие клавиши в конце таблицы (правая нижняя ячейка) приводит к добавлению пустой строки.

Для изменения ширины ячейки необходимо пользоваться мышью на элементах вертикальной линейки на границах между столбцами (курсор должен быть внутри таблицы).

Аналогично изменяется высота строки.

Эти же действия можно произвести с помощью пункта «Высота и ширина ячейки» в меню «Таблица».

При вводе текста, не помещающегося в столбце, ячейка автоматически увеличивается в высоту, и продолжение переносится вниз.

Выделение части таблицы:

прямоугольный блок в ячейке при нажатии мыши, когда курсор мыши превратится в наклонную вправо стрелку;
вся строка выделяется щелчком слева от строки (вместе с концом строки);
несколько строк – буксировка маркером мыши слева от этих строк;
весь столбец – щелчок над столбцом (курсор мыши в виде жирной стрелки вниз) ;
несколько столбцов – буксировкой мыши над столбцами.

Основные операции над таблицей:

вырезать – удаление выделенной области (но ее еще можно восстановить);
копировать – указание, что блок будет скопирован в новое место;
вставить ячейки – вставка ячеек, которые до этого были «вырезаны» или скопированы;
добавить строки (новая строка появляется над строкой, где расположен курсор мыши;
удалить – уничтожение выделенных строк (их можно восстановить только нажатием кнопки «Отменить» (обратная стрелка);

объединить ячейки – образуется одна ячейка;

границы и заливка – возможность нарисовать таблицу, ввести цвета и другие украшения.

Остальные режимы расположены в меню «Таблица». Например, режим «Разбить ячейки» позволяет сделать из одной ячейки несколько. Можно изменять количество колонок в различных местах таблицы. Это позволяет создавать таблицы всевозможной формы.

Ширину колонок изменяем курсором мыши или с помощью команды «Колонки» меню «Формат».

Blog