Работа с файлами

Вид материала

Содержание

Автотекст и автозамена.
Заметьте, что автозамена работает только с текстом, который вы набираете. При открытии уже созданного документа автозамена не ис
Использование автотекста при автозамене.

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8

Автотекст и автозамена.

Автозамена.

• Автозамена ищет часто встречающиеся ошибки набора и правописания в вашем документе и автоматически исправляет их, как только они появляются. К примеру, вы можете указать, что слово венигрет всегда нужно заменять на винегрет.

Автозамена выполняет две основные функции: выявляет ошибки в использовании прописных букв (начало предложения с прописной буквы); исправляет орфографические ошибки и добавляет специальные символы. В Word есть список элементов автозамены, вы можете дополнить этот список своими элементами.

Чтобы создать элемент автозамены: если вы хотите сохранить параметры форматирования вместе с текстом, выделите отформатированный текст в документе; если вы хотите создать текст автозамены в виде отдельного абзаца, убедитесь, что выделили специальный символ конца абзаца; если же вы хотите создать элемент автозамены в виде обычного текста, выделять его не обязательно.

Меню «Сервис» - «Автозамена»; введите текст, который должен быть заменен в поле «Заменить». Если вы выделили текст документа, он уже будет выведен в текстовом поле «На». Выберите переключатель «Форматированный текст», если хотите сохранить форматирование заменяющего текста, или «Обычный текст» для вставки текста без форматирования. Кнопка «Добавить». Если заменяющий текст, только что определенный вами, уже внесен в список, Word спросит, хотите ли вы заменить его. Завершение - кнопка «ОК».

В процессе редактирования документа автозамена выбирает только целые слова.

Параметры автозамены можно менять так, чтобы они удовлетворяли вашим нуждам. Меню «Сервис» - «Автозамена».

• Для изменения действий автозамены по исправлению прописных букв установите или снимите три верхние флажка диалогового окна.

• Чтобы сделать возможной или недоступной автоматическую замену текста, установите или снимите флажок «Заменять при вводе».

• Для уничтожения элемента автозамены выделите его в списке, отредактируйте текст в поле «На» и щелкните на кнопке «Заменить».

• Для изменения текста автозамены выберите его в списке и щелкните на кнопке «Удалить».

«ОК».

Word позволяет настроить такие функции автозамены: «Устранять две прописные буквы в начале слова» и «Делать первые буквы предложений прописными».

• Обычно инициалы и другие аббревиатуры состоят из двух прописных букв и более, поэтому автозамену можно отменить в таких случаях.

В Word есть список аббревиатур, которые по умолчанию игнорируются, вы можете изменить его. Настройка параметров исправления прописных букв: меню «Сервис» - «Автозамена»; кнопка «Исключения»; вкладка «ДВе Прописные»; затем введите аббревиатуру, которую нужно игнорировать в текстовое поле «Не заменять» и щелкните на кнопке «Добавить». Выделите неиспользуемое вами сокращение из списка и щелкните на кнопке «Удалить», чтобы удалить его из списка.

Щелкните на корешке вкладки «Первая буква» и введите аббревиатуру, которую следует игнорировать, в текстовое поле «Не заменять прописной буквой после», затем щелкните на кнопке «Добавить». Выделите аббревиатуру в списке и щелкните на кнопке «Удалить» для удаления ее из списка. «ОК».

Заметьте, что автозамена работает только с текстом, который вы набираете. При открытии уже созданного документа автозамена не исправляет ошибки в нем.

Автотекст.

• Автотекст позволяет определить и сохранить часто используемые текстовые блоки и/или графические объекты и вставлять их в документ по мере надобности. Например, вы можете указать в качестве элемента автотекста свое полное имя и адрес и вставлять его в документ с помощью всего лишь нескольких клавиш.

Word позволяет сохранять любой текст и рисунки в виде поименованного элемента автотекста. Потом вы легко сможете вставить рисунок или текст в документ, набрав или выделив имя соответствующего ему элемента.

Когда вы создаете элемент автотекста, он связан со стилем абзаца исходного текста, послужившего основой при его создании. Если вам нужно вставить элемент автотекста, можете вывести только те элементы, стиль которых соответствует стилю текущего абзаца. Исключение составляет только стиль Normal, для которого приемлемы любые элементы автотекста. Таким образом, если вы создаете элемент автотекста на основе абзаца, отформатированного в стиле Formal, этот элемент будет доступен, только если курсор находится в абзаце, отформатированном в этом же стиле.

1. Выделите текст и/или рисунок, который станет элементом автотекста. Если вы хотите сохранить форматирование абзаца как атрибут этого элемента, убедитесь, что символ конца абзаца попал в маркировку.

2. Нажмите клавиши + или щелкните на кнопке панели инструментов «Создать Автотекст», или выберите команду «Вставка» - «Автотекст» - «Создать».

3. Вы можете принять имя элемента автотекста, которое предложит Word, или набрать любое другое в текстовом поле «Имя элемента автотекста».

«ОК».

Существует несколько способов вставки элемента автотекста:

• Если в окне Word отображается панель инструментов автотекста, щелкните на средней кнопке. Эта кнопка помечена стилем текущего абзаца или же, если стиль текущего абзаца — Normal, на ней написано «Все элементы». Затем выберите нужный элемент автотекста из списка.

• Если включен режим автозаполнения (как это сделать описано ниже), набирайте имя элемента автотекста. Когда вы введете достаточно букв для того, чтобы найти элемент, Word выведет соответствующий элемент автотекста в маленьком текстовом окне рядом с курсором. Для вставки этого элемента нажмите или , чтобы проигнорировать его — просто продолжайте вводить текст.

• Выберите команду «Вставка» - «Автотекст», а затем соответствующий элемент автотекста из подменю.

Если текущему абзацу присвоен стиль иной, чем Normal, в список элементов автотекста войдут только те, которые отформатированы этим же стилем. В этой ситуации, чтобы вывести все элементы автотекста, удерживайте клавишу при щелчке на кнопке панели инструментов автотекста или при выборе подменю «Автотекст» в меню «Вставка».

Установить режим автозаполнения можно с помощью вкладки «Автотекст» диалогового окна «Автозамена». Эту вкладку можно также использовать при удалении элементов автотекста: «Вставка» - «Автотекст»; установите или снимите флажок «Автозаполнение» для автотекста и дат. Чтобы удалить элемент автотекста, выделите его в списке и щелкните на кнопке «Удалить». «ОК».

Использование автотекста при автозамене.