Программы «Развитие управления» 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации»

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 ... 7 8 9 10 11 12 13 14 ... 37

Учебный элемент № 3.

Создание и организация автоматизированных информационных систем

Учебные цели элемента

В результате изучения данного элемента Вы будете:

иметь представление:

• о сравнительных характеристиках автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем;

• об экономической целесообразности автоматизации;

• о централизованной и децентрализованной обработке информации;

• о стратегической роли информационной системы;

• о рынке информационных систем и тенденциях его развития;

знать:

• каков жизненный цикл у информационной системы;

• каково содержание стадий и этапов создания информационной системы;

• как оценивается стоимость эксплуатации информационной системы;

• как оценивается качество и эффективность информационной системы;

• что происходит на рынке информационных продуктов и услуг и как это может нам помочь в эксплуатации информационной системы?

уметь:

• оценивать объем необходимой автоматизации информационной системы;

• быть заказчиком при создании информационной системы;

• быть организатором создания и эксплуатации информационной системы организации.

3.1. Автоматизированная и неавтоматизированная (традиционная) информационные системы. Что лучше?

Целесообразность и необходимость автоматизации.

В настоящее время ни для одной из туристических фирм мира не является секретом тот факт, что выживает в условиях жесткой конкуренции та фирма, которая в процессе своей деятельности применяет информационные технологии, позволяющие наиболее эффективно и быстро обслужить клиента. В конечном счете, речь идет об обслуживании клиента в режиме реального времени «on-line». Фирма «АС» является абонентом сетей «ГАБРИЭЛЬ» и «СИРЕНА», что позволяет ей быстро бронировать билеты на авиаперевозки. Но что касается внутренней деятельности фирмы, то у нее имеется ряд проблем:

• в связи с растущей конкуренцией необходимо постоянно сокращать время переработки информации;

• плохо налажена система поиска необходимой информации;

• возникают проблемы с хранением большого количества информации;

• в связи с большим объемом документооборота теряется оперативность работы;

• растет объем перерабатываемых промежуточных данных;

• достаточно сложно быстро и качественно принимать новые решения по поводу организации новых туров и экскурсий.

В связи с этим руководство компании пришло к выводу о необходимости внесения коррективов в деятельность фирмы. Было определено, что существует несколько путей повышения эффективности деятельности фирмы:

• совершенствование технологических процессов обработки информации; автоматизация делопроизводства;

• перераспределение некоторых функций между подразделениями фирмы;

• учет и сокращение документооборота;

• использование современных информационных технологий (сети, факс, модемные коммуникации и т.д.) для контактов с партнерами;

• совершенствование состава и форм документов организации;

• материальные поощрения туристическим агентам (по результатам привлечения клиентов).

Мы не будем здесь обсуждать все эти возможности. Остановимся только на основных направлениях совершенствования состава и форм документов организации.

Такими направлениями, ведущими к снижению затратив управленческие документы, являются:

• унификация и стандартизация документов. Унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация – форма юридического закрепления унификации;

• учет и сокращение объема документооборота (под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени). За единицу подсчета принимается как сам документ, так и каждая его копия. Объем документооборота – основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Главное условие сокращения документооборота – упорядоченность образования документов. Реальным же путем сокращения документопотока является как повышение качества самих документов как носителей информации, так и построение эффективных информационно-поисковых систем.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и электронной документации, содержащей дублирующую информацию. Поэтому для использования работниками рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную сдавать в архив непосредственно после переноса на компьютерный носитель.

Характерной чертой рассматриваемой системы управления является наличие в ней людей, принимающих непосредственное участие в управлении технологическими процессами, так как, по крайней мере, часть вопросов, связанных с принятием решений по управлению, не может быть формализована, в силу чего выполнение указанных функций возлагается на человека.

В результате анализа был выбран следующий список задач, предназначенных для автоматизации:

• бронирование билетов;

• принятие решений по поводу туров, не пользующихся спросом;

• принятие решений о разработке новых туров (сводная справка о количестве запросов);

• выдача информации о турах, предлагаемых фирмой;

• выдача ваучера;

• выдача паспорта маршрута;

• формирование акта о пробной обкатке маршрута;

• формирование акта о приеме-сдаче маршрута;

• формирование приказа о разработке методического обеспечения маршрута;

• формирование приказа о создании нового тура.

В результате на фирме осуществляется быстрая обработка информации для решения тактических вопросов, подсчитываются агрегированные данные для использования при формировании стратегических решений. Теперь фирма «АС» работает с большей точностью, гибкостью, осуществляет более полный учет факторов при принятии решений.

Попробуем сравнить две системы: с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.

В каждой из этих информационных систем есть преимущества и недостатки.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

• простота в установке, возможность основы на уже существующих операциях;

• они просты для понимания и для их освоения необходимо минимум тренировки;

• не требуются технические навыки;

• они обычно гибкие и способные к адаптации для соответствия деловым потребностям.

Преимущества автоматизированных систем

Преимущества автоматизированных систем:

В автоматизированной информационной системе появляется возможность отображения на информационную плоскость всего, что происходит с Вашей организацией. Все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме, в виде данных.

Это позволяет процесс принятия решений рассматривать как информационную технологию.

Пример системы с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.

Традиционная (бумажная система)	Система, основанная на информационных технологиях
Жалобы хранятся в бумажных файлах	Жалобы хранятся в компьютерной базе данных
Анализ и построение графиков делаются вручную	Анализ и построение графиков делаются в табличном редакторе в PC
Ежемесячно итоги отсылаются соответствующему персоналу	Ежемесячно персонал получает итоги по e-mail
Ответы подыскиваются при поиске бумажных папок	Ответы разыскиваются путем гибкого поиска в компьютерных БД
Длительное хранение в архивах	Длительное хранение на компьютерном диске

Источник: Hanage R. Managing Information for Profit and Growth. Durham Univ. Business School, 1994.

Таким образом, автоматизированная информационная система может стать средой информационной поддержки целенаправленной коллективной деятельности всей организации, она может стать корпоративной информационной системой. В современном определении такая система включает в себя совокупность различных программно-аппаратных платформ, универсальных и специализированных приложений различных разработчиков, интегрированных в единую информационно – однородную систему, которая решает уникальную задачу каждой конкретной организации.

Корпоративную информационную систему рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

• единая база данных хранения информации, формируемая различными и не связанными между собой программами и прикладными системами;

• множество прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям (финансы, материально-технический учет, конструкторско-технологическая подготовка производства, документооборот, аналитика и т.п.).

Корпоративная информационная система должна:*

*См.: [лит. 23]

• позволять накапливать определенный опыт и знания и обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

• постоянно совершенствоваться и развиваться;

• быстро адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды и новым потребностям организации;

• соответствовать насущным потребностям человека, его опыту, знаниям и психологии.

В силу сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки возможна автоматизация обработки не всей информации, имеющейся в организации и используемой системой управления, а только некоторых информационных потоков. Доля информации, обрабатываемой автоматизированным способом, для различных уровней управления колеблется от 10 до 20%.*

*См.: [5]

Применительно к примеру о туристической фирме, помещенному в начале данного раздела, сравнение традиционных (бумажных) и перспективных технологий осуществлено в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Сравнение традиционных (бумажных) и автоматизированных технологий в туристической фирме

Традиционная технология	Автоматизированные технологии
Сложность поиска и предоставления информации	Простота поиска и предоставления информации
Сложности с расширением ассортимента услуг	Нет проблем с расширением ассортимента услуг, поскольку хозяева услуг сами стремятся предоставить подробную информацию о себе
Медленная, рутинная технология работы	Автоматизированная технология, обеспечивающая неограниченное число обслуживаемых клиентов в единицу времени
Число клиентов предопределено территориальными границами	Потенциальным клиентом является каждый житель Земли
Очень часты «накладки» из-за недостоверных данных. Необходимо заботиться о проверке актуальности имеющихся данных	Информация всегда достоверна и актуальна, поскольку предоставляется и вводится самим автором (хозяином) услуг
Степень удовлетворения спроса очень низкая	Максимально возможное удовлетворение потребностей клиентов в туристических услугах
Низкая конкурентоспособность	Агрессивная конкурентоспособность
Привлечение клиентов услугами смежных областей ограничено	Клиенты имеют возможность выбора того места, которое они бы хотели посетить для путешествий, отдыха, лечения, развлечения, обучения, бизнеса и осуществления других своих пожеланий
Без перехода к перспективной технологии очевиден предел в развитии и наращивании возможностей бизнеса	Практически неограниченные возможности по развитию бизнеса во всемирной деловой среде

Источник: Карминский А.Н., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса: Монография. – М.: Финансы и статистика, 1997. С. 369.

Обеспечат ли автоматизированные информационные технологии экономию? Ответа на этот вопрос в общем виде не существует. Он уникален для каждого отдельного случая применения автоматизированных информационных технологий.

Что можно ожидать от внедрения автоматизированных информационных систем

Что делать с компьютером в управлении? Внедрение автоматизированных информационных технологий означает обеспечение доставки информационного продукта в точку, где человеческие знания превращаются в действия.* Автоматизированные информационные технологии экономят время доступа к информационному продукту.

*См.: [8]

Таблица 3.2

Потенциальный эффект применения автоматизированных информационных технологий

Сфера воздействия	Результат
Управление	• сокращение количества уровней управления; • снижение административных расходов; • высвобождение работников среднего звена управления и упразднение ряда функций; • освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; высвобождение времени для интеллектуальной деятельности; • получение рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем; • создается современная организационная структура; • автоматизированная технология создает организационную гибкость; • повышение производительности труда; • экономия времени; • повышение квалификации и профессиональной грамотности управленцев; • увеличивается конкурентное преимущество; • увеличивается выручка, уменьшаются издержки, увеличивается прибыль
Информационная система	• совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме; • эффективная внутрифирменная координация с помощью электронной почты; • обеспечение достоверности информации; • замена бумажных носителей данных на оптико-магнитные носители, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге; • прямой доступ к информационному продукту
Производство	• сокращение времени на проектирование и производство; • изделия более проработаны, в результате становятся более надежными, проще ремонтируются, меньше простаивают из-за поломок; • расширение свойств продукции и сферы ее возможного применения; • уменьшение затрат на производство продуктов и услуг; • сокращение затрат труда и средств на приемку, обработку и выполнение заказов; • предоставление потребителям уникальных услуг; • повышение производительности труда; • повышается качество товаров и услуг; • рационализация материально-технического снабжения; • снижение уровня запасов

Подводя итог этому, далеко не полному перечислению в табл. 3.2, можно сказать, что информационные системы могут и должны быть использованы для улучшения всех процессов деловой активности.

Еще один очень хороший пример: исследование влияния информационных технологий на деятельность интеллектуальных работников.

Изучалось два важнейших аспекта деятельности менеджеров:

распределение их рабочего времени с целью достижения поставленных задач;

оценка возможности повышения их производительности при использовании в более широких масштабах информационных технологий и соответственно лучшем выполнении своих функций.

Исследовались менеджеры, занимающиеся маркетингом, сбытом, закупками, финансами, проектированием, анализом, кадрами в 15 фирмах, специализирующихся в области производства и услуг. Велись исследования от 9 до 25 руководителей в каждой фирме в течение 10–12 недель.

Выводы:

Многие участники исследования менее половины своего рабочего времени тратят на выполнение возложенных функций. Только 36% времени уходит на виды деятельности, связанные с продажами и поиском перспективных клиентов. То есть на деятельность, непосредственно связанную с доходами. Все остальное время тратится на «бумажную кухню», рутинные процедуры, поездки и т.п.

Малопродуктивная деятельность (передвижение в офисе и вне его, поиск информации на бумажных носителях или изучение полученных задач, работа вместо технического персонала по печати, копированию и т.п.) занимала от 18 до 30% рабочего времени.

Зарегистрирована низкая производительность труда. Жалобы на засилье рутинной работы, не дающей сосредоточиться на формировании более прибыльной клиентуры. Использование известных управленческих приемов не дало результата. Причина заключается не в порядке использования рабочего времени, а в несовершенстве и неточности обычных процедур обработки и передачи информации. Проблемы качества информации занимали слишком много времени (1–2 ч в день).

Общение посредством личных встреч или с помощью телефона – наиболее распространенный вид профессиональной деятельности – занимало у высших руководителей более 60% времени, у простых специалистов – чуть меньше 40%. В среднем телефонные разговоры занимали 20%.

Специалисты тратят в среднем 21% своего времени на работу с документами и только 8% на их анализ. Хотя признаются, что аналитическая работа является наиболее важным и приносящим наибольшую пользу видом профессиональной деятельности.

Большинство участников обследования до его проведения недооценивали или переоценивали затрачиваемое время на различные виды деятельности. После обследования они хотели бы изменить структуру распределения своего рабочего времени, уделять больше времени анализу, планированию, повышению квалификации. И меньше тратить на малопродуктивную работу. Руководители критиковали службы обеспечения, неэффективные средства подготовки документов, громоздкость и расплывчатость отчетов, подготовленных на ЭВМ.

Многие из этих заключений позволяют сделать преобразования в организационной структуре, определить пути повышения управленческой эффективности. Кроме того, коллектив исследователей пришел к заключению, что управленцы могли бы экономить около 15% времени при более широком использовании информационных технологий.

Более половина этого времени получается за счет сокращения малопродуктивной работы, остальная часть – за счет уменьшения количества встреч и ускорения процесса анализа и обработки документов. Кроме того, при более широком использовании информационных технологий повышается качество работы. Это происходит из-за получения прямого доступа к точной информации, лучшей координации внутриучрежденческой деятельности, более эффективного взаимодействия с заказчиками в части скорости и наглядности документов, выделения времени и средств на высокопродуктивную деятельность.

Руководствуясь всем этим, исследователи рекомендовали перечень взаимосвязанных задач и необходимость построения автоматизированных рабочих мест для 80% изученных менеджеров.

Источник: Поппель Г. Голдстайн Б. Информационная технология– миллионные прибыли.– М:. Экономика, 1990. – 238 с.

Ключевые вопросы:

• Думаете ли Вы в Вашей фирме об информации и лучших способах ее сбора, хранения и распространения? Или системы только что переделаны и выглядят хорошо?

• Существуют ли у Вас менеджеры, отвечающие за работу информационных систем – Или они управляются теми, кто только захочет?

• Если у Вас нет какой-либо своевременной оперативной информации, всегда ли Вы знаете, куда за ней обратиться? – Либо каждый думает, что это работа кого-либо еще?

• Имеются ли у Вас деловые цели, которые становятся недостижимыми из-за ограничений информационной системы?

• Интегрированы ли Ваши информационные системы? Если нет, то не вызывает ли это дублирование затрат, скудность управленческой информации, неаккуратность и потери?

• Не происходит ли запаздывание внедрения информационных систем (и связанные с этим увеличение затрат, неполучение ожидаемых прибылей) из-за отсутствия ориентации на деловые цели при создании информационной системы?

• Итак, нужны ли Вам автоматизированные информационные системы?

Blog

Программы «Развитие управления» 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации»

Содержание

Учебный элемент № 3.

Создание и организация автоматизированных информационных систем

Учебные цели элемента

3.1. Автоматизированная и неавтоматизированная (традиционная) информационные системы. Что лучше?