Geum.ru

Приложение к пятому вопросу

Вид материалаДокументы

Содержание


Одноранговые сети
Сеть с выделенным сервером
Электронная почта
Основные принципы электронного документооборота
Подобный материал:
Приложение к пятому вопросу


Применение современной компьютерных и сетевых технологий для организации работы и обеспечения информационной деятельности в профсоюзе.

На сегодняшний день практически во всех профсоюзах рабочие места освобожденных председателей профкомов, штатных работников профсоюзных комитетов всех уровней оборудованы компьютерами и оргтехникой, расширяется использование Интернета и корпоративных сетей. Большинством профсоюзов ставится задача расширения безбумажного документооборота, использования электронной почты, создания сайтов структурами профсоюзов, что можно обеспечить применением компьютеров современной конфигурации. В ряде случаев техника приобретается исходя из необходимых параметров, в других – следуя чьим-либо рекомендациям, что часто приводит к перерасходу средств и недоиспользованию всех возможностей техники. В данном анализе предпринята попытка обобщения имеющегося опыта формирования оптимального перечня оборудования и программ, необходимых для работы профсоюзных комитетов, организации работы офиса профсоюза, перспективных направлений использования современных компьютерных и сетевых технологий.

Компьютеры и их программное обеспечение

Главное требование к офисному ПК — соответствие аппаратных средств решаемым задачам. Он должен обеспечивать работу с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, финансовыми приложениями; должен иметь сетевую карту для подключения к локальной сети, звуковую карту для прослушивания аудио файлов и организации интернет-телефонии. Конфигурация компьютера может различаться в зависимости от типа задач: процессором, объемом оперативной памяти, объемом жесткого диска. Эти же комплектующие определяют его стоимость. Использование мощных и дорогих мультимедийных и игровых компьютеров для решения офисных задач не целесообразно, т.к. весь потенциал данных компьютеров использован не будет, а стоят они в 2-4 раза дороже.

Можно рекомендовать в качестве примера следующую конфигурацию компьютера: двух ядерный процессор Intel® Pentium® Dual Core E2140 или AMD Athlon™ 64 X2 4000+, материнская плата с интегрированной видеокартой (на базе чипсета i945G/i946G или nForce 61ХХ), оперативная память объемом 512Мб DDR2 SDRAM (лучше 1 Гб), жесткий диск объемом 80 Гб 7200 об/мин., привод DVD±RW Dual Layer (в принципе, его не обязательно ставить на все компьютеры), сетевой адаптер 10/100 Мбит Fast Ethernet, звуковая карта, устройство чтения карт памяти (при необходимости). Стоимость такого компьютера примерно 300 у.е. (без операционной системы). Низкая (по сравнению с мультимедийными и игровыми компьютерами) цена достигается максимальной интегрированностью основных комплектующих: видеокарты (для офисной работы 3D-ускоритель от 100 у.е. и выше не нужен), сетевой и звуковой карт, а также отсутствием не нужных для работы устройств. Компьютеры при необходимости можно модернизировать, установив через некоторое время при необходимости более мощный процессор, больший объем оперативной памяти, больший жесткий диск, при необходимости – «полноценную» видеокарту.

С мониторами ситуация одна из самых простых: огромнейший выбор при достаточно низких ценах. Для полноценной работы нужен TFT-монитор с размером экрана 17-19 дюймов. Можно подумать о поворотных мониторах, у которых экран поворачивается на 90, что удобно тем, кто в основном работает с текстовыми редакторами. В этом режиме вы видите весь лист целиком в нормальном масштабе. Если профсоюзом самостоятельно делается верстка своей газеты, информационных бюллетеней, то это оправдывает приобретение монитора с диагональю выше 19 дюймов, возможно даже широкоформатного (16:9)

По своим возможностям средний ноутбук уступает среднему настольному ПК, а по цене значительно выше. Но есть и преимущества (кроме компактности), например, он может некоторое время (обычно часа 2) работать от собственных аккумуляторов. Вопрос о приобретении одного или нескольких ноутбуков для профсоюзного комитета не так уж и прост. Ноутбук сегодня не только атрибут руководителя высокого ранга, но и рабочее место мобильного сотрудника.

Следует напомнить, что при покупке компьютера надо интересоваться идет ли в комплекте операционная система. Операционная система Microsoft Windows (MS Windows) увеличивает стоимость компьютера на 100-200 у.е. В качестве альтернативы можно установить Linux (стоимость болванки), но это потребует некоторого переучивания персонала.

Примерный перечень программ, которые должны быть установлены на офисные компьютеры, включает:



Назначение программы
Из пакета MS Office
Из пакета OpenOffice

Текстовый редактор
Word
Writer

Электронные таблицы
Excel
Calc

Графический редактор
Photo Editor / Paint
Draw

База данных
Access
Base

Создание презентаций
PowerPoint
Impress



По своим возможностям OpenOffice вполне сопоставим с известным MS Office и при этом бесплатен.

Программа для просмотра документов в формате *.pdf : Adobe Reader (бесплатная) или любая другая.

Программа для распознавания отсканированного текста: Fine Reader (платная), CuneiForm (бесплатная) или любая другая.

Почтовая программа: Outlook Express (входит в состав Windows), TheBat (платная), Thunderbird (бесплатная) или любая другая.

Интернет-броузеры для просмотра веб-страниц и поиска информации в Интернете: Internet Explorer (входит в состав Windows), Mozilla Firefox (бесплатный) или любая другая.

Для графических работ может понадобиться установка специальных графических редакторов типа CorelDraw, Gimp (бесплатный) или аналоги.

Для просмотра видео-роликов - Microsoft Media Player или аналоги.

Программа для организации интернет-телефонии Skype или аналог.

Периферийная техника

Для организации полноценной работы профсоюзного комитета необходима следующая периферийная техника: принтер, сканер, факс, копир, цифровые фотоаппарат и диктофон. В зависимости от числа работающих в комитете, его структуры, количество конкретной техники может меняться.

Какие принтеры и сканеры необходимы для работы в большинстве офисов? Принтеры делятся на три вида по способу печати: матричные, струйные и лазерные. Матричные принтеры уже практически не используются. Для распечатки текстовых документов предпочтительней использовать лазерный принтер, т.к. у него самая низкая себестоимость отпечатка при высокой скорости и качестве, особенно при больших объемах печати. При минимальном объеме печати можно использовать недорогие струйные принтеры. Ресурс картриджей у них значительно ниже, а себестоимость отпечатка выше, чем у лазерных принтеров. Можно приобрети в офис многофункциональное устройство: принтер (лазерный или струйный) со сканером, совмещенные в одном корпусе. Данное устройство выполняет функции принтера, сканера и копира, а иногда и факса. Такое устройство может оказаться оптимальным решением для небольшого профсоюза или его структурного подразделения. Приобретение дорогого фото-принтера для печати текстовых черно-белых документов совершенно нецелесообразно.

То же самое можно сказать и о сканерах. Для сканирования текста и его последующего распознавания достаточно разрешения 300х300 пикселей. Поэтому нет смысла приобретать сканеры дороже 100 у.е. с функцией сканирования фотопленки.

Если профсоюзным комитетом самостоятельно делается верстка своей газеты, информационных бюллетеней, то это оправдывает приобретение цветного лазерного принтера, более мощного сканера. Печать своих плакатов, информационных вестников на листах до формата А3 можно выполнить на цифровом дупликаторе (ризографе). По сравнению с электрографическим копировальным аппаратом он обеспечивает более высокую скорость печати (45-180 копий в минуту) и меньшую себестоимость отпечатка при больших тиражах.

Копиры, их характеристики и количество, также зависят от конкретного офиса. Если число копий А4 не более 1000 в месяц, достаточно приобрести Canon FC-108 или 128 (с автоподачей). Если же количество копий превышает 1000 или профсоюз занимается изданием своих материалов, то стоит задуматься о более производительных и, соответственно, более дорогих моделях.

Цифровые фотоаппарат и диктофон необходимы для создания фото- и аудиоархивов мероприятий профсоюза (конференций, съездов, форумов и т.д.).

Локальные сети.

Компьютеры, объединенные, между собой в локальную сеть уже являются неотъемлемой частью современного профсоюзного офиса. Причем способ подключения компьютеров к сети может быть как посредством кабеля, так и беспроводным. Беспроводной способ подключения к сети немного дороже, но не требует прокладки кабеля, монтажа сетевых розеток. Эти преимущества особенно проявляются в больших офисах.

В зависимости от количества штатных работников или структуры комитета сеть может быть одноранговая или с выделенным сервером.

Одноранговые сети – это сети (как правило до 10 компьютеров), основанные на равноправии участников, в них отсутствует выделенный сервер, и организация доступа к общим ресурсам определяется на уровне общих папок и файлов, назначаемых самими пользователями. Такие сети создают в основном в организациях с небольшим персоналом. Но без продуманной системы директорий для хранения электронных документов, систематизированного размещения и подробного (понятного) наименования файлов работа в этой сети очень скоро начнет давать сбои. Если каждый будет сам создавать папки и давать названия файлам как ему вздумается, сохранять файлы там, где он считает нужным – все преимущества локальной сети просто исчезнут. Самые распространенные проблемы: дублирование документов, невозможность быстро найти последний вариант нужного документа, очень сложно даже найти нужный файл не зная, как его назвал автор. Особенно если автор заболел или уволился, а нужный документ находится в его компьютере. Всё это сказывается на эффективности работы организации в целом.

Таким образом, для всех компьютеров, объединенных в сеть, необходимо внутренним распоряжением четко регламентировать порядок наименования файлов, определить общие принципы формирования каталогов и размещение в них необходимых документов доступных для сотрудников этой организации. Это облегчит быстрый поиск документов, независимо от того, на чьих компьютерах они находятся. Создание подобной системы необходимо также для сохранения преемственности документооборота при смене сотрудников.

Сеть позволяет использовать один принтер на несколько рабочих мест (отдел). Это дает экономию на приобретении принтеров для каждого рабочего места, либо освобождает работников от беготни между компьютерами с дискетами или флэшками.

Сеть с выделенным сервером. Это локальная вычислительная сеть (LAN), в которой сетевые устройства централизованы и управляются одним или несколькими серверами. Сервер – это компьютер повышенной надёжности и производительности для выполнения определённых задач. Он позволяет разграничить доступ к ресурсам сети согласно должностных полномочий, если это необходимо, исключить возможность самодеятельной установки разного рода программ, не относящихся к профессиональной деятельности, сосредоточить всю профсоюзную электронную корреспонденцию на ресурсах сервера для удобства ее использования и автоматической архивации и многое другое. Для крупных профсоюзов необходим свой сервер, либо аренда его у ИВЦ дороги или IT-компаний. Безусловно, переход на сеть с выделенным сервером потребует некоторых разовых финансовых затрат, но значительное повышение надежности и управляемости оправдывают затраты.

Интернет - это совокупность локальных сетей компьютеров, расположенных по всему миру, которые связываются между собой по единым правилам, называемым протоколами. Эти правила используются на добровольной основе, так как нет никакого формально установленного или правительственного механизма для приведения их в исполнение.

Интранет, в отличие от сети Интернет, — это внутренняя частная сеть организации/корпорации/отрасли.

Применение серверов

Наличие сервера позволяет на новых принципах организовать работу офиса профсоюза, повысить производительность труда сотрудников. Одним из очевидных путей применения серверов заключается в создании общей информационной базы комитета профсоюза (например, аппарата Центрального комитета, Совета, Правления профсоюза). Необходимо четко определить структуру базы документов и назначить администратора этой базы, который бы периодически контролировал правильность размещения документов. В эту базу могут направляться протоколы заседания профсоюза, документы Съездов, секций, информативно-справочные материалы. Это позволит сотрудникам аппарата пользоваться в своей работе всеми разрабатываемыми в профсоюзе документами, а в перспективе эта база может использоваться сотрудниками аппаратов других структурных звеньев профсоюза.

Сеть с выделенным сервером создается (или уже создана) во всех крупных профсоюзах, имеющих разветвлённую сеть филиалов и большой штат сотрудников и первым ее приложением является организация централизованного выхода со всех рабочих мест в сеть Интернет, пользование электронной почтой, создание почтовых ящиков для переписки сотрудников внутри офиса.

Электронная почта является дешевым, быстрым, надежным и удобным способом передачи любой необходимой информации, особенно при внедрении электронного документооборота. Ведь в подавляющем большинстве случаев для того, чтобы отправить по факсу документ, хранящийся в компьютере, необходимо его распечатать на бумаге, занять телефон, который очень часто одновременно и факс, и, можно считать удачей, если с первой попытки удастся отправить документ. Поэтому важно, чтобы все структуры профсоюза имели выход в Интернет/Интранет и адрес электронной почты. К сожалению, в большинстве профсоюзов применение электронного документооборота еще находится в зачаточном состоянии, хотя как показал семинар МКПЖ по информационной работе в 2007 г., ряд дорожных и территориальных комитетов значительно продвинулись в использовании электронной почты. Например, в Роспрофжеле рядом теркомов на Московской и Западно-сибиррской ж.д., дорпрофсожем на Свердловской ж.д. проведена работа по обязательному обеспечению всех рабочих мест освобожденных председателей профкомов персональными компьютерами, причем многие компьютеры были куплены в кредит. Все профкомы имеют адреса электронной почты в корпоративной сети РЖД Интранет, что позволило перейти на систему электронной рассылки документов в дорожной организации. Сейчас даже не очень «продвинутому» пользователю достаточно просто открыть бесплатный почтовый ящик, например, на доменах yahoo.com, yandex.ru, mail.ru и многих других. При отсутствии выделенных линий для связи с сервером выход в Интернет можно осуществить при подсоединении компьютера через модем к обычной телефонной линии.

Поэтому представляется необходимым узаконить решениями президиумов использование электронной почты для рассылки документов, создать справочники электронных адресов структур профсоюза, предусмотреть систему контроля уведомлений о получении и прочтении переданных документов.

Одним из главных преимуществ сервера является обеспечение возможности создания удаленных рабочих мест, когда компьютерные терминалы, расположенные в десятках, сотнях, а иногда и тысячах километрах, могут подключаться к серверу по каналам Интернета/Интранета. Эта возможность может быть использована для создания централизованной бухгалтерии профсоюза.

Изменение структуры профсоюза, создание первичных профсоюзных организаций в вертикально-интегрированных компаниях, ужесточения налоговых законодательств, приводят к централизации права юридического лица у профсоюза в целом. И все структуры профсоюза превращаются в его филиалы и работают по доверенности центрального органа профсоюза. Это произошло в профсоюзе железнодорожников Казахстана, та же тенденция в Роспрофжеле. В этом случае возникает задача организации централизации бухгалтерского учета в профсоюзе, как это делается в крупных компаниях, имеющих большую региональную филиальную сеть. Вся работа может вестись по одной программе, размещенной в удаленном сервере, с которым бухгалтерии дорпрофсожей, теркомов, филиалов подключены через Интернет. Фактически это единая бухгалтерия, но с рабочими местами, удаленными друг от друга на сотни километров. Это позволит вести бухгалтерский и налоговый учет на основе централизованной базы данных, создаст большую «прозрачность» финансов в профсоюзе, дорожных комитетах.

Веб-сайты

На сегодняшний день перспективным информационным ресурсом является создание информационного сайта (Интранет-сайта, размещаемого в корпоративных сетях, либо Интернет-сайта). На данный момент у четырех профсоюзов МКПЖ имеются свои веб-сайты: в Латвии (ldzsa.lv), России (www.rosprofzhel.ru), Украине (www.zalp.org.ua), Эстонии (evray.ee). Практически все (15 из 17) дорожные комитеты Роспрофжела так же имеют свои Интранет-сайты.

Сайт становится значительным информационным ресурсом для актива и кадров профсоюза, на котором помимо текущей информации размещается большое количество методического материала, решения руководящих органов профсоюза, фотогалереи. Важным современным условием эффективной работы сайта, обеспечения роста его посещений является осуществление через сайт обратной связи с членами профсоюза. Для этого используются: рубрика «Вопрос-ответ» (профсоюз России), Интернет-форум (профсоюз Украины), Интернет-опросы по насущным проблемам работы профсоюза (Эстония).

На сайте может быть размещена большая информационная база, в которой при соответствующем ограничении доступа с помощью логина и пароля, профсоюзные кадры могут получать всю необходимую информацию (в зависимости от уровня доступа).

Информационная база документов на сервере и на сайте практически идентичные. Однако размещение документов на сайте требует специальной подготовки документов, что может выполняться специально обученными сотрудниками. Кстати, на начальном этапе формирования Информационной базы может пригодиться опыт дорпрофсожа Свердловской ж.д., когда совместно специалистами дорпрофсожа и теркомов были собраны и систематизированы необходимые законы, нормативные и справочные документы профсоюза и отрасли, отсканированы, записаны на дисках и переданы всем первичным организациям.

Более широкое распространение сайтов сдерживается предубеждениями в сложности дизайна, структуры сайта, большой стоимости программы создания сайта и управления его контентом (содержанием). Действительно, все четыре приведенных сайта выполнены на основе специально под них подготовленных программ. Однако сегодня уже существует большое количество разнообразных программ для создания и управления сайтом. В том числе и бесплатные и русифицированные, например, Mambo. Либо возможно приобретение готовых веб-сайтов на основе разработанных шаблонов. Стоимость создание сайта в этих случаях примерно 200-500 у.е. Работы по созданию и дальнейшему ведению сайта с помощью этих программ может вести продвинутый пользователь. Созданию сайта должна предшествовать разработка его концепции (каким он должен быть - новостным, информационно-аналитическим, имиджевым и т.п.), соответственно четко продумана структура/оглавление/карта сайта, чтобы минимизировать неизбежные переделки, причем с обязательным использованием ранее размещенного материала.

На сайте помимо функций информационного ресурса можно организовать выполнение прикладных задач управления профсоюзом. Например, проведение статистического учета членов профсоюза. Для этого необходимо разработать соответствующий модуль в программу управления сайтом. Модуль должен содержать всю структуру профсоюза, статистические формы с внутренней классификацией, позволяющие делать необходимые статистические «срезы». Формирование итоговой статистической отчетности будет основываться на заполнении в заданный период отчетности статистических форм первичными профсоюзными организациями (ППО). Работа сайта может вестись как в Интернете, так и в Интранете. Учитывая, что у многих ППО есть проблемы с выходом в Интернет и Интранет, то на первом этапе статистический отчет можно строить на данных, поступающих от дорожных/территориальных комитетов, либо других структур, осуществляющие учет членов профсоюза. Организации, предоставляющие информацию, будут видеть и заполнять формы, касающихся только их ППО или своей дорожной /территориальной организации. Право доступа к соответствующей базе должно строго регламентироваться. Заполняемые статистические формы могут быть более полными, чем в нынешних статистических отчетах. И программа, если это заранее предусмотреть, сможет формировать статистические формы по задаваемым пользователем запросам, например, статистические «срезы» по различным группам ППО (локомотивных депо, дистанций пути и т.п.). Соответственно такие же данные можно иметь и по кадрам профсоюза. По сути, данный программный модуль должен быть близок к функциям программы управления базами данных Access. Подобный модуль может быть создан и размещении на сайте МКПЖ, где заинтересованным в этом профсоюзам могут быть выделены доступные только для них соответствующие зоны.

В принципе, разработка всего комплекса задач по созданию централизованной бухгалтерии или организации статистического учета может быть выполнена силами заинтересованного профсоюза. Но, учитывая, что степень продвижения по пути реформ у каждого профсоюза разная, неизбежны возможные ошибки и заблуждения, которые могут быть исключены при учете опыта профсоюзов нескольких стран. Поэтому написанию программ должно предшествовать создание подробных технических заданий, которые не зависят от особенностей законодательства стран и их можно выполнить через МКПЖ при долевом финансировании заинтересованными профсоюзами на принципах, как это делают администрации железных дорог при разработке НИОКР через Дирекцию Совета по ж.д. транспорту.

Интернет-телефония

С помощью Интернета можно вести на других принципах и практически бесплатно телефонную и даже видеосвязь. Программа Skype (или аналог) позволяет организовать интернет-телефонию не только между структурными подразделениями конкретного профсоюза, но и совершать международные звонки. Можно организовывать аудио-конференцию с несколькими людьми. Для этого нужен компьютер с выходом в интернет и наушник с микрофоном. С помощью этой программы при наличии веб-камеры можно организовывать и видео-конференции. Звонок и видеоконференция по схеме компьютер-компьютер будут бесплатными, а звонок с компьютера на телефон (городской или мобильный) будут стоить значительно дешевле, чем с городского, тем более мобильного телефона.

Минимизации расходов на обеспечение коммуникаций для профсоюзов поможет применение IP-телефонии (англ. Voice-over-IP). IP-телефония - система связи, обеспечивающая передачу речевого сигнала по сети Интернет или по любым другим IP-сетям. Для использования этого вида связи необходимо заключить договор с IP-оператором.

Определенное неудобство пользования IP-телефонией вызывает необходимость набора номера IP-оператора, кода доступа, а далее номера абонента с соответствующими кодами, что нельзя запрограммировать на обычных телефонных аппаратах, но легко реализуется на мобильных. Из таблицы видно, что международные звонки даже с мобильных телефонов при пользовании IP-телефонией становятся дешевле более чем в 2 раза. Тарифные планы на примере России приведены в таблице 1.


Организация электронного документооборота.

Для современного документооборота характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.

Таблица 1

Внедрение системы электронного документооборота увеличивает производительность управления деловыми процессами на 30-40%. Позволяет на 40% сократить общие расходы, связанные с


Страна
Звонок с мобильного телефона

МТТ
Центральная станция

связи РЖД, руб.
Skype, звонок с компьютера на:

IP
МТС – междуна-

родный
Город-

ской
мобиль-ный.

на городской
на мобиль-ный

АЗЕРБАЙДЖАН
10,2
10,9
24
12,88
16
6,36
7,10

АРМЕНИЯ
7,9
11,6
24
12,88
16
2,89
7,18

БЕЛАРУСЬ
11,9
 
24
8,9
10,5
7,40
8,33

ГРУЗИЯ
7,7
9,5
24
12,88
16
2,63
5,85

КАЗАХСТАН
9,8
11,6
24
9,66
12
5,25
5,62

КЫРГЫЗСТАН
8,8
 
24
9,66
12
3,70
4,11

ЛАТВИЯ
9,1
11,4
24
10,81
19,5
1,85
5,55

ЛИТВА
8,6
10,7
24
10,81
19,5
1,85
5,55

МОЛДОВА
8,9
10,2
24
8,64
12
4,51
6,66

РОССИЯ
6,0
11,2
12 - 24






1,44
2,04

ТАДЖИКИСТАН
9,8
 
24
9,66
12
5,59
 

ТУРКМЕНИСТАН
9,8
 
24
9,66
12
5,99
 

УЗБЕКИСТАН
8,8
 
24
9,66
12
3,59
 

УКРАИНА
8,6
9,16
24
7,57
10,5
4,03
5,59

ЭСТОНИЯ

6,7
13,3
24
10,81
19,5
0,63
8,51
обработкой бумажных документов. На 50% увеличивается скорость

реагирования на запрос за счет уменьшения времени доступа к требуемой информации. На 90% сокращается время поиска информации.


Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа
  • Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа
  • Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов
  • Эффективно организованная система поиска документа
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота

Для организации электронного документооборота существует много программных продуктов. Но все они платные и стоимость лицензии, например, на 5 пользователей составляет от 32000 рублей и выше в зависимости от возможностей программы.

Внедрение системы электронного документооборота скажется положительно не только на внутренней работе какого-то одного подразделения профсоюза, но и на работе всего профсоюза. Облегчается и ускоряется обмен информации между структурами профсоюза, сбор статистических данных и т.д. Можно организовать удаленный доступ к документам или статистике, хранящихся на вашем сервере, для других структур профсоюза. Т.е. сотрудники профсоюзного комитета могут зайти на сервер профсоюзного комитета удаленного на сотни километров и просмотреть/скачать интересующую их информацию. Естественно должен быть разрешен доступ не ко всей информации, а к определённым каталогам, и не любой сотрудник может подключиться к удаленному серверу, а только знающему логин/пароль.