Методический комплекс для студентов специальности 271200, 27124. 00 всех форм обучения Кемерово 2003

Вид материала

Содержание

Белова 331-25 или Белова Нина Ивановна 33125
Устройство клавиатуры
Тексты с иллюстрациями, таблицами и формулами
Римские цифры

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Белова 331-25

или

Белова Нина Ивановна

33125

Реквизиты 27. Отметка об исполнении документа и направления его в дело. После решения вопроса, поставленного в документе, или отправленного ответа, на нем делается отметка, свидетельствующая, что работа с данным документом закончена. Эта отметка состоит из элементов: слов «В дело»; указания № дела, в которое должен быть подшит документ; кратких сведений о порядке решения вопроса; подписи исполнителя документа или руководителя структурного подразделения; даты направления документа в дело. Например,

1) В дело 15/07. Ответ.

24-07/123 от 15.03.2003

У. Сидорова. 15.03.2003

2) В дело 15/07. Вопросы сняты по телефону.

У. Сидорова. 15.03.2003

3) В дело 15/07. Утверждено собранием трудового коллектива.

У. Сидорова. 14.03.2003

Место этого реквизита – на нижнем поле документа.

Реквизит 28. Отметка о поступлении документа в организацию. При поступлении документов проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема в данное учреждение специаль-ным штемпелем или вручную. Она состоит из даты получения документа и входящего регистрационного номера (индекса). Дата получения документа является важным поисковым признаком, и, кроме того, началом отсчета срока исполнения поступившего документа. Входящий регистрационный номер также служит для поиска документов в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставляется отметка в правом углу, на нижнем поле документа.

КемТИПП

22.02.2003

05-40/42

Реквизит 29. Отметка для автоматического поиска документа. Может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные. Проставляется в нижнем правом углу.

Тема 4. Требования к изготовлению документов

1. Правила оформления заголовков и подзаголовков

2. Правила оформления примечаний, приложений, оснований к тексту

3. Требования к оформлению документов, выполняемых с помощью печатающих устройств

4. Требования к печатному тексту

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ 1.5-85. Государственная система стандартизации. Построение, изложение, оформление и содержание стандартов. П.1.4.11. Сокращения. М.: Экономика, 1985. – 96с.

ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Из-во стандартов, 1990. – 16с.

Дополнительная:

Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Советская энциклопедия, 1996. – 846с.

Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке. – М.: Книга, 1985. – 333с.

Кузнецова А.Н. Машинопись. – М.: Высшая школа, 1992. – 275с.

Заголовки

1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа. Его печатают прописными буквами. В конце заголовка точку не ставят. Переносы слов не допускают. Короткие заголовки, в которых не более 15 знаков и пробелов, набирают вразбивку, т.е. после каждой буквы делают 1 или 2 пробела.

Большие заголовки, где более 40 знаков и пробелов, печатают в несколько строк через 1 межстрочный интервал. При этом каждая строка должна иметь смысловое значение. При выполнении текста через 1,5 интервала от заголовка до текста отступают 3 интервала. При выполнении текста через 2 интервала от заголовка до текста отступают 4 интервала, т.е. интервал удваивают.

Нельзя печатать заголовок в конце страницы, если на этой странице не умещаются как минимум три строки текста. Не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Например,

УСТРОЙСТВО КЛАВИАТУРЫ

И МЕТОДЫ РАБОТЫ НА НЕЙ

Если заголовки пишут в красную строку, то они должны находиться симметрично посередине строки (поля в расчет не принимаются). Если на одной странице печатают несколько коротких текстов с заголовком, то от последней строки текста до нового заголовка делают удвоенный интервал.

Заголовки в текстовых работах могут располагаться 2-мя способами:

центровой – заголовок посередине рабочей строки

флаговый – от левого поля без отступа.

Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между заголовками и подзаголовками – 2 интервала. От заголовка до текста 3-4 интервала. Если в подзаголовке несколько строк, то они отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Например,

ТЕКСТЫ С ИЛЛЮСТРАЦИЯМИ, ТАБЛИЦАМИ И ФОРМУЛАМИ

2. Иллюстрации, надписи, подписи, текст

Примечания предназначены для того, чтобы разъяснить те места в тексте, которые по каким-либо причинам могут быть непоняты или требуют дополнительного разъяснения и материала, без чего данное место будет неполным, односторонни.

Слово «Примечание» печатают строчными буквами, первая буква заглавная от левого поля, затем ставят точку или двоеточие. Например, Примечание:

Текст примечаний печатают от слова «Примечание» столбиком через 1 межстрочный интервал.

Примечание: _____________

_____________

Если примечаний несколько, то их нумеруют арабскими цифрами. Между пронумерованными абзацами делают 2 интервала. В конце абзацев ставят точку. Слово «Примечание» печатают во множественном числе. Примечание отделяют от основного текста удвоенным интервалом. Удваивается тот интервал, который в тексте. Если текст примечаний не умещается на одной странице, то его следует начинать печатать на другой, отступив от левого поля 12 пробелов (10 пробелов в слове «Примечание», 2 пробела – двоеточие со второго положения табулятора).

Приложение – добавление к чему-либо (например, к тексту документов).

Основание – причина, повод, оправдывающее что-нибудь (применяется в приказах по личному составу, в актах, в приказах по основной деятельности).

3. Текст документов на бланках А-4 печатают через 1,5 меж-строчных интервала, а на бланках формата А-5 – через 1 меж-строчный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типог-рафскому изданию, допускают печатать через 2 межстрочных интер-вала.

Реквизиты документов, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов (адресат, гриф «утверждения», гриф «согласования», отметка о наличии приложения) отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты документов отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами (Таблица 10). Название вида документа печатают прописными буквами. Максимальная строка в многострочных реквизитах – 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, т.е. 5 строк, то его разрешается продлевать до границы правого поля.

Таблица 10

Значение межстрочных интервалов

Формат документа	Межстрочный интервал
Формат документа	для текста документа	для отделения друг от друга составных частей реквизитов	для отделения реквизитов друг от друга
А 4 (297х210) А 5 (148х210) А 5 (148х210)	1,5 1,0 1,0	1,5 1,5¹; 2 1¹; 1,5	3; 2 3¹; 2 2

Примечание: ¹ – Значение межстрочных интервалов, указанных в графах первыми, являются предпочтительными.

При печатании, наборе текста документов используют 8 стандартных положений.

От нуля печатают следующие реквизиты:

- код организации;

- наименование вида документа;

- дату документа;

- ссылку на регистраций номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст без абзацев;

- отметку о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите «подпись»;

- 1-й гриф согласования;

- заверительную надпись верно;

- наименование должности лица, заверяющего копию;

- дату при заверении копии;

- фамилию исполнителя;

- отметку об исполнении документа «В дело» и номер дела.

От 1-го положения (5 печатных знаков) печатают начало абзацев (в т.ч. нумерованных).

От 2-го положения (16 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- код по ОКУД ( в письме);

- номер исходящего документа;

- дату в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

- переменную информацию в вводной части протокола и акта;

- расшифровку подписи в 1 грифе согласования;

- краткие сведения об исполнении документа в реквизите «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

От 3-го положения (24 печатных знака) печатают следующие реквизиты:

- название вида документа (в продольном штампе);

- расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа и направления его в дело».

От 4-го положения (32 печатных знака) печатают следующие реквизиты:

- адресат;

- № страницы.

От 5-го положения (40 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- гриф утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности и дату;

- второй гриф согласования;

- надпись на приложении к документу (Приложение 1).

От 6-го положения (48 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- расшифровку подписи в реквизите «подпись»;

- расшифровку подписи в реквизите «гриф утверждения»;

- расшифровку подписи во втором реквизите «гриф согласования».

От 7-го положения (56 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- слово Копия при снятии копии с документа;

- отметку о поступлении документа в организацию.

4. При переходе на следующую страницу не рекомендуется:

а) печатать в конце страницы слово с переносом; б) отрывать одну строку текста или слова от предыдущего абзаца; в) начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице. Если не входит последняя строка абзаца, то разрешается зайти за нижнюю границу поля. Если входит только первая строка, то ее рекомендуется перенести на новую страницу. 1-ую строку всегда печатают с абзаца – 1-го положения. В основном тексты печатают через 1,5 интервала. Допускается печатать текст через 1 интервал, но между абзацами делают 2 интервала.

Если текст расположен на нескольких страницах, то нумеруют его со 2 страницы. Первая страница не нумеруется. № страницы печатают посередине верхнего поля листа с 4-го положения арабской цифрой без дополнительных знаков. Иногда абзацы нумеруют. Например,

1.

1.2.

1.2.1.

В документах ничего не исправляют.

… многоточие печатается в виде 3-х точек, поставленных подряд.

! и ? знаки перед многоточием сохраняются, многоточие в этом случае печатается двумя точками: ..? или ..!

В сочетании знаков препинания промежуток между знаками препинания не делают (исключением является тире).

Тире во всех сочетаниях со знаками препинания с двух сторон выделяется пробелами.

Знаки дефис, тире, перенос печатаются одним и тем же знаком - , но различаются они по написанию. Перед знаком тире и после него делают пробел, дефис и перенос печатают без пробела. Тире – разделительный знак внутри предложения, дефис – внутри слова (Алма-Аты, Санкт-Петербург).

Знак круглые скобки ( ) находится в цифровом ряду, скобки печатаются в регистре Shift.

Знак скобки печатают слитно со словом или предложением, которое они в себе заключают. Перед скобками и после них обязателен пробел.

Римские цифры применяют для обозначения томов, научных изданий, публикации крупных разделов рукописи, обозначения веков, месяцев и т.д. Однако во всех случаях римские цифры надо заменять арабскими, имеющимися на клавиатуре пишущей машины или компьютере.

Римские цифры. Они состоят из прописных букв и цифр.

1 - I

2 - II

3 - III

4 - IV

5 - V

6 - VI

7 - VII

8 - VIII

9 - IX

10 - X

40 - ХЛ

50 - Л

90 - ХС

100 - С

500 - Д

1000 - М

Знаки, употребляемые с цифрами, № и § от цифры отделяют пробелами (№ 7 или § 1), №, § - не удваиваются.

Знаки градус, минута, секунда печатают на 0,5 интервала выше строки м обозначают градус – маленькая º, минута – запятой ‘.

Арифметические знаки +, -, : (деление), х (умножение), = (равно).

Знаки арифметические от цифры отделяют промежутком. Эти знаки применяются только с цифрами, в тексте они пишутся словами.

Тема 5. Организационно-распорядительные документы

(ОРД), их составление

1. Распорядительные документы – постановления, распоряжения, решения, приказы, указания

2. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, протоколы

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) М.: МИАИ, 1975. – 156с.

Унифицированные системы организационно-распорядительной доку-ментации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по применению. – М.: Главархив СССР, 1980. – 405с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

К тексту служебных документов, кроме общих требований, предъявляются свои требования, т.к. каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста.

Постановление определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения». Постановления принимают ГосДУМА, Совет Федерации по организационным и другим вопросам, связан-ным с осуществлением высшими органами власти своих полномочий, по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства; по вопросам, связанным с подготов-кой сессий; Правительством как нормативные акты. По наиболее важным вопросам государственного учреждения издаются совмест-ные постановления, являющиеся правовыми актами.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными законодательными органами (обл. Совет Федерации) и их исполнительными комитетами (админист-рация). Решениями также оформляют результаты деятельности и других коллегиальных органов – коллегий министерств, научных советов, заседаний кафедры, заседаний кулинарного Совета и др.

Распоряжение – «акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано». Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающимся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Правительство РФ, областная администрация, городская, районная. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрации предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законом для решения, главным образом, оперативных вопросов.

Распоряжение в ряде случаев издают (пишут) наряду с приказом. Слово «Приказываю» в этом случае заменяют в тексте словом «Предлагаю», «Обязываю», «Поручаю» и т.п. В правовом отношении распоряжение равноценно приказу. Однако распоряжение пишут по частным вопросам, а приказ – по общим, как бы всеобъемлющим. Распоряжение требует согласования и визирования. Если приказы имеет право издавать только 1-й руководитель, то распоряжение – начальники структурного подразделения. Для при-казов предусматривается постоянное хранение, а для распоряжений – в течение определенного времени.

Приказ – «правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений администраций, руко-водителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения оперативных задач». По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отноше-ний, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ оформляется по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей, утверждения положений, инструкций, правил и т.д.; документов, требующих утверждения, по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.

Текст документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого дается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть приказа составляет его основу и излагается в повелительной форме.

Начинает распорядительную часть слово «Приказываю», его печатают прописными буквами или строчными в разрядку на отдельной строке прямо от полей, отделяется от констатирующей власти двумя машинописными интервалами. Формулировки должны быть конкретны, четки, понятны. Каждое намеченное мероприятие в приказе оформляется отдельными пунктами, пункты нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт содержит указание исполнителя (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителем может быть указана организация (например, в приказе министра), структурное подразделение или должностное лицо. Предписываемое действие должно быть конкретно, поэтому не следует употреблять выражения типа повысить, поднять, усилить, улучшить, принять меры и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предстоящих работ. Назначая срок, следует учитывать время, необходимое для доведения информации до исполнителя.

Подготовив проект текста приказа, составляют его заголовок, который начинается с предлога о (об) и формулируется с помощью конструкций: об утверждении; о внедрении; об итогах; о мерах… Для ряда типовых управленческих ситуаций разработаны унифицирован-ные формы, в которых определен состав необходимой информации и порядок ее расположения. Подготовленный текст приказа редакти-руется и оформляется в соответствии с требованиями. ГОСТ Р 6.30-97. Завершающими этапами работы над приказом является согласование и подписание. Проект приказа требует согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должност-ными лицами (финансовые и юридические службы). Визируют его руководители подразделений. Визы проставляют на 1 экземпляре проекта приказа. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Завизированный и тщательно выверенный 1-й экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывает руководитель или его зам. С момента подписания приказ вступает в силу. В процессе подготовки приказа устанавливается круг подведомствен-ых организаций и структурных подразделений, куда приказ будет направлен, что предопределяет его тираж. Подписанный приказ тиражируется и рассылается в соответствии со списком на рассылку.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания, на которые даются в соответствующих пунктах текста ссылки. Реквизит «Приложение» после текста документа не оформляется. Распорядительные акты оформляют на общем бланке, формат А 4. Всостав реквизитов входят: греб РФ, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления, заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании.

Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовыми органами или службами.

Приказы по личному составу составляются отдельно. Они имеют некоторые особенности. В заголовке к тексту пишут: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предостав-ении отпуска, о поощрении и т.д. Каждый пункт приказа начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, осво-бодить, объявить благодарность. Затем с абзаца прописными буквами указывают фамилию и строчными имя, отчество лица, о котором создается приказ, его должность, структурную часть, куда он назначается.