Банки: организация и персонал

Вид материала

Книга

Содержание 1.6. Режимы работы с информацией

Подобный материал:

• Лекция Банки и банковская система Сущность и организация банковской системы, 407.4kb.
• 25. 03. 06: Персонал, 243.24kb.
• Доклад по экономике по теме: " Центральные банки. Коммерческие банки. Формы кредита., 356.1kb.
• Правовое регулирование банковской деятельности в российской федерации1, 321.42kb.
• Человеческий фактор, 127.03kb.
• Консалтинговый Центр «Бизнес Персонал», 135.57kb.
• Модуль 12 Банки и банковская система, 160.59kb.
• Контрольная работа по предмету «Деньги. Банки. Кредит» на тему: «Коммерческие банки», 201.51kb.
• Земская санитарная организация Ковровского уезда в конце XIX – начале, 86.17kb.
• Контроллинг: анализ опыта внедрения на предприятиях, 118.2kb.

1.6. Режимы работы с информацией

Любое банковское учреждение, каким бы оно ни было по профилю деятельности и размерам, занято сбором, хранением, анализом и использованием информации. Информационное обеспечение служит важным условием существования банка в рыночных отношениях. От полноты и достоверности информации зависит правильная ориентация банка в отношениях со своими партнерами и клиентами, выбор направлений использования финансово-кредитных ресурсов. И напротив, нехватка информации, ее недостоверность и запаздывание ведут к ошибочным действиям, ущербу и даже финансовому краху. Практика дает немало тому примеров.

Поэтому организация работы любого банка включает в качестве важного элемента налаживание его информационного обеспечения. Дело это весьма сложное, поскольку речь идет не о механическом накоплении массивов информации и их произвольном использовании, а о строгих правилах и распорядках работы с информацией. Их назначение двояко - охватить все стороны работы банка как целостной структуры и одновременно обеспечить каждое рабочее место служащего необходимой ему информацией. Попытки собирать поспешно какую-либо информацию успеха не приносят.

Банкирам следует прежде всего руководствоваться основными правилами информационной деятельности, полезными для каждого банка. Вот основной их перечень.

1. Информация, собираемая и используемая в банке, должна соответствовать его уставу и тем задачам, которые призван выполнять данный банк. Иными словами, не хаотический, а строго содержательный отбор информации способствует эффективной его деятельности.

2. Полнота информации означает сбор, анализ и систематизацию по различным направлениям: о клиентах банка - физических и юридических лицах, о партнерах - об органах и организациях, с которыми банк сотрудничает, о величине и динамике различных вкладов и депозитов, уставном капитале и резервных фондах, о динамике инвестиций на рынках капиталов, товаров и услуг, о спросе на продукцию и услуги в отрасли, регионе и стране и т.д. Реестр видов информации может меняться в зависимости от профиля деятельности банка и ситуации, в которой он находится.

3. Банковская информация должна быть достоверной, правильно отражающей факты, события и процессы в финансовой сфере, а главное - своевременной.

4. Информацию в банке следует собирать, анализировать и накапливать на магнитных и бумажных носителях, а также в виде документов или материалов иного рода.

5. Банковская информация должна быть строго конфиденциальна, т.е. иметь ограниченный и защищенный доступ. Это правило касается как всех служащих банка, так и всех партнеров и клиентов банка, и вытекает из смысла ст. 21, 22, 23 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации".

Таковы общие правила работы с банковской информацией, которые надлежит знать и соблюдать каждому служащему банка.

Конечно, названные правила можно посчитать простыми и условными, и они могут легко раствориться в текущей деятельности. Их реализации во многом способствует введение строгих распорядков работы с информацией. Причем это не сумма отдельных процедурных документов, а система процедур работы с информацией разных видов, связанных между собой.

Исходя из имеющегося опыта, в банковских организациях можно рекомендовать следующие способы документирования и использования информации.

1. Формирование и поддержание в рабочем состоянии банка данных, в котором закодированы все виды и массивы необходимой информации. Специальное положение, утверждаемое руководством банка, должно определить график и порядок представления данных, их обработки и хранения. Особо следует урегулировать режим использования информации по кругу лиц, ее видам и объему.

2. Создание схемы движения документов в банке, которая должна содержать:

документы, поступающие от государственных и муниципальных органов;

документы (письма, телеграммы, факсы и т.п.) от партнеров и клиентов;

инструкции, отражающие общие и специфические требования к функциональной деятельности сотрудников банка;

внутренние документы - приказы, распоряжения, текущие поручения внутри банка, поступающие от руководителей разных уровней в структурные подразделения и к конкретным исполнителям.

3. В положениях о структурных подразделениях банка целесообразно точно определить, информацию какого вида и содержания они получают (от каких служб), готовят и передают (по каким адресам и в какие сроки).

Столь же существенно в должностных инструкциях работников точно выделять раздел об их работе с информацией - виды информации, операции, сроки, адресаты, ответственность. При вступлении в должность, периодических проверках и аттестациях служащих "информационный элемент" деятельности подлежит тщательной оценке.

К внутренним документам в банке относятся: информационные письма, служебные записки, распоряжения, приказы и т.п.

Одним из видов внутренней документальной информации являются письма. Обычно они используются для передачи информации сверху вниз, например, уведомление сотрудника об изменении условий его оплаты или информационное письмо о необходимости выполнения тех или иных работ. В качестве примера можно привести следующее письмо.


Руководителям филиалов банка


Информационное письмо


С целью выполнения бизнес-плана IV квартала с.г. прошу Вас активизировать работу:

по привлечению организаций на перечисление заработной платы сотрудников через филиалы банка;

по привлечению вкладчиков;

по увеличению числа клиентов, оформивших безналичное списание с лицевого счета в счет оплаты коммунальных услуг.

Для этого необходимо проводить широкую разъяснительную консультационную работу в своем районе среди клиентов и организаций о преимуществах и удобствах данных видов услуг.

Начальник Отдела вкладов

Виноградов С.В.

5 декабря 2003 г.


Другим, часто встречающимся регламентирующим документом являются служебные (докладные) записки. Они используются, если сотруднику или руководителю необходимо передать информацию коллегам, подчиненным. Копии таких записок обычно рассылаются для ознакомления. Ниже в качестве примера приводится текст типичной служебной записки.


Руководителям отделов банка


Служебная записка


Отдел капитального строительства совместно с организационным отделом просит Вас проработать вопрос о потребности проведения капитального и текущего ремонтов помещений, мягких кровель, сантехнического оборудования, офисной мебели, приобретения канцтоваров, расходных материалов, кондиционеров и прочего оборудования, необходимого для работы отделов.

Просьба сообщить о необходимых потребностях в ОКС и орготдел до 1 декабря 2003 г. Отделы, не подавшие заявки в срок, будут обслуживаться в последнюю очередь.

Начальник ОКСа

Сергеев О.В.

Начальник орготдела

Вениаминова Е.П.

Циркуляры, распоряжения, приказы - привычные формы регламентации деятельности. Они используются, когда руководство хочет формально уведомить персонал об изменениях в правилах, процедурах, актуальных задачах деятельности на данный период, а также для быстрого и широкого распространения иной информации. Опасность состоит в том, что количество таких документов может быть столь велико, что сотрудники могут быть буквально "захлестнуты" поступающим потоком и потому пропустят важное сообщение. Поэтому правильно делают те руководители, которые оставляют себе специально время для разбора подобной документации и выделяют в ней красным цветом то, что действительно является важным для деятельности их подразделения.

Кроме перечисленных документов, руководства и пособия также известны банкирам. Справочники позволяют избежать ошибок, которые могут возникнуть в случае отсутствия стандартов. Отчеты и особенно годовые отчеты дают возможность донести информацию о деятельности того или иного подразделения до руководства, акционеров, клиентов и аналитиков банка. На основании таких отчетов выстраивается стратегическая линия конкретных цифр и показателей деятельности банка на ближайшую перспективу.

Для работы с информацией в банках, как правило, создается отдел обработки корреспонденции. В задачи этого отдела входят учет, оформление и хранение первых экземпляров приказов и распоряжений; прием, регистрация и направление руководству или в подразделения поступающих документов и писем, контроль за их рассмотрением и исполнением; своевременная и качественная подготовка проектов документов, организационно-техническое обеспечение заседаний руководства и комитетов; подготовка и рассылка справочных материалов, организация приема руководством банка посетителей и т.д.