Документирование деятельности отдела кадров "Мостострой-12"

Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит

Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит

ые книжки работников и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с перечнем хранятся 50 лет.

Если внебюджетное предприятие имеет небольшие объем производства и штатную численность (например, мастерская по оказанию бытовых услуг населению, где работает 8 - 10 человек), его документы по основной деятельности могут (по результатам экспертизы ценности документов) в архив не сдаваться. Но документация по личному составу, фиксирующая трудовые отношения работника и работодателя, при ликвидации такого предприятия подлежит обязательной сдаче в архив. Почему важны мелочи? К сожалению, на практике и сегодня существуют руководители и кадровые специалисты предприятий, не отдающие себе отчета в юридической и практической значимости кадровых документов.

Система учета и хранения кадровых документов также достаточно обособлена. В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме:

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

журнал учета приказов по личному составу;

журнал учета выдачи командировочных удостоверений;

журнал учета выдачи пропусков и др.

Это обусловлено, во-первых, длительными сроками хранения не только документов, но и регистрационных сведений о них, так как в случае утери самих документов основанием для выдачи справок социального характера становятся сведения об их регистрации. Во-вторых, предполагается роспись сотрудников, подтверждающая получение документов на руки как, например, при выдаче пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек и т.д.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Личные дела (досье) представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая. Что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с-контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела могут не помещаться, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в самостоятельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

заявление о приеме на работу, направление или представление;

анкета (личный листок по учету кадров);

дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

резюме (автобиография);

копии документов об образовании;

копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);

справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);

лист-заверитель дела.

Количественный состав отдела кадров предприятия Мостострой-12 определяется штатным расписанием и Уставом организации. При расчете численности работников кадровых служб учитываются следующие факторы:

общая численность работников организации;

характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами отдельных производств, наличием филиалов;

социальный состав ее работников (наличие различных категорий работников, рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

сложность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения руководящих кадров и т.п.);

техническое обеспечение труда (механизация и компьютеризация делопроизводственных операций и др.).

Рассмотрим состав отдела кадров предприятия Мостострой-12.

Начальник отдела кадров (8 - 12-й разряды) выполняет следующие функции:

возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п.;

обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;

обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала;

контролирует соблюдение работниками правил в?/p>