Документирование деятельности отдела кадров "Мостострой-12"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
несколько, каждое из них нумеруется. Знак № перед цифровым обозначением не ставится.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Визы согласования. Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.
Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
По поручению руководителя предприятий Мостострой-12 приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения.
В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
2.4 Разработка инструкции по кадровому делопроизводству
В ряду организационных документов, необходимых для регламентации деятельности кадровой службы, главную роль выполняет инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания документов, порядок работы с ними.
Инструкция особенно необходима в кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представлена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение. Так как предприятие Мостострой-12 относится к крупным предприятиям, необходимо составить для него инструкцию по кадровому делопроизводству.
Инструкции делятся на типовые и индивидуальные. К сожалению, в 90-х гг. типовые инструкции перестали издаваться. Индивидуальная инструкция разрабатывается в каждом учреждении (организации, предприятии) с учетом специфики его работы, учета кадров, состава документов, особенностей их хранения. Основой для их составления являются действующие государственные нормативно-методические документы.
Современная нормативно-методическая база содержит правила и методические рекомендации по составлению и оформлению документов по личному составу, созданию информационно-поисковой системы (ИПС), регистрации, систематизации документов, организации их хранения, подготовке дел кадровой службы к последующему хранению и использованию.
Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами (делопроизводства) определяется множеством факторов: размерами организации, ее организационной структурой, численностью работников, особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др.
Каждая конкретная делопроизводственная система основывается на некотором наборе общепринятых правил, закрепленных в законах и подзаконных актах, нормативных документах общегосударственного действия и обладает специфическими признаками, характерными для той или иной организации.
Следует отметить, что ведомственная регламентация делопроизводства развивается в двух направлениях. Одни организации создают инструкции по делопроизводству в виде комплексного нормативного документа, определяющего как требования к составу и оформлению документов, так и правила работы с ними. Другие - к давно устаревшим инструкциям разрабатывают поправки в виде регламентов, памяток, приказов руководителей, регулируя таким образом отдельные операции работы с документами или правила их оформления. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, так как основной смысл создания инструкции заключается именно в комплексной регламентации документационных процессов.
Структура текста инструкции включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе Общие положения записывают сферу распространения инструкции, ответственность за ее несоблюдение, название подразделения, отвечающего за организацию работы с кадровыми документами, перечисляют законодательные акты, нормативные, методические, организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою деятельность кадровая служба.
Тематические разделы, как правило, включают разделы, последовательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформление и учета отпусков. Они могут носить соответствующие название: Порядок документирования приема на работу или Порядок оформления увольнения и т.д. В каждом разделе определяются:
виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров;
правила подготовки распределительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания
порядок изготовления, размножения и рассылки приказов;
правила оформления и заверения копий и приложений;
порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.