Ділові засідання
Курсовой проект - Культура и искусство
Другие курсовые по предмету Культура и искусство
успішному проведенню засідання: у цьому виявиться його розуміння важливості ролі лідера. Одним із найефективніших способів сприяння вдалому проведенню засідання є вміле розпорядження часом, відведеним для заходу.
Для того, щоб не втрачати дорогоцінний час, ви можете роздати всі матеріали, необхідні учасникам, заздалегідь, до початку заходу, поклавши папери перед місцем, де будуть сидіти присутні. Якщо ви на кожному пакеті з документами вкажете імя конкретної особи-учасника, ви у такий спосіб вирішите і питання розміщення присутніх (що часом стає занадто складним та болючим).
Для того, щоб дискусія проходила без затримок та непотрібних перерв, бажано:
- у приміщенні, де проводиться засідання, мати настінний годинник, який би бачили всі присутні;
- визначити особу, яка б стежила за часом (за тим, щоб виступаючі не забирали додатковий час для своїх промов);
- не заохочувати переривання виступів та припиняти дискусії, не повязані з питаннями порядку денного;
- обмежити кількість перерв, після яких поновлювати роботу засідання без затримок, незважаючи на те, чи повернулися до залу засідань всі учасники, чи лише певна частина.
На неформальних засіданнях також необхідно постійно нагадувати присутнім про ліміт часу та заохочувати чіткі, незатягнуті виступи по суті обговорюваних питань.
Сприяти проведенню дискусії
Вміла організація та проведення дискусії (спрямування її у необхідному напрямку) - дуже часто є найважчим завданням головуючого. Він повинен, виконуючи роль лідера, незважаючи на вільність форми обговорення, різноманітність та спонтанність виступів, контролювати процес і сприяти його максимальній сфокусованості на визначених для обговорення питаннях.
Для полегшення проведення дискусії необхідно з самого початку представити присутніх один одному. У такий спосіб під час обговорення вони зможуть адекватно, у прийнятній формі звертатися один до одного, що, безумовно, допоможе їм відчувати себе впевненіше і комфортніше. Це також надасть учасникам можливість зясувати або краще уявити сфери спеціалізації, професійні інтереси кожного із присутніх, що у свою чергу сприятиме подальшій ефективній роботі.
Готуючи порядок денний, внесіть до нього зауваження: "Прохання бути готовим до дискусії", а також підкресліть, що будуть вислуховуватися будь-які зауваження та пропозиції. Якщо під час обговорення хтось із учасників звернув увагу на якесь складне, делікатне питання, відзначте його ініціативу, сказавши, наприклад: "Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цю проблему".
Намагайтеся підключати до дискусії всіх присутніх. Для того, щоб надати можливість виступити кожному, можна розбити учасників на невеликі групи: крім того, що обговорення пожвавиться, будуть висловлені думки, які при великій аудиторії не були б сказані.
Визначте час для відповідей на запитання (запитання ставляться всіма бажаючими). Своїми власними запитаннями намагайтеся отримати додаткову інформацію з певної проблеми; необхідне розяснення висловленої раніше думки; потрібні відповідні приклади. Наприклад, можна сказати: "Ми чули виступи за розробку даного проекту; можливо, є аргументи і проти? Хотілося б їх почути". Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкої відповіді, а не прості "так" чи "ні". Наприклад, замість: "Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?" запитайте: "Які ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?"
Якщо хтось із присутніх не бере ніякої участі в обговоренні, назвіть його імя і запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надавати необхідний для висловлення його думки час.
Вимкніть усе технічне обладнання, яке використовувалося до початку дискусії: навіть незначний (але постійний) шум може заважати почути те, що говориться.
Нагадайте присутнім про основні правила поведінки учасників засідання: ніяких випадів ні проти будь-кого із присутніх; ніяких негативних коментарів, а також грубих слів, ображаючих жестів, поз та виразів обличчя в адресу присутніх. Усе сказане на засіданні є конфіденційним і не підлягає обговоренню з особами, які не брали участі у заході і робота яких не стосується розглянутих проблем.
У ході дискусії головуючий-лідер повинен уважно, активно слухати виступаючих, використовуючи для цього не тільки відповідні слова ("цікава думка, бажано почути про це більше"), але і тон голосу, вираз обличчя, жести та міміку.
Для заохочування дискусії головуючому краще представляти свою думку в кінці обговорення, у такий спосіб учасники вільніше зможуть висловлювати свої думки.
Сказане вище повною мірою стосується і неформальних засідань. При цьому очевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведінку учасників, яка не допустима на формальних засіданнях, наприклад, ведення паралельного обговорення. Головуючий може дозволити ведення більш вільної дискусії (з певним відволіканням на інші теми), аж поки обговорення, як і засідання в цілому, рухається у визначеному напрямку.
Мати справу з проблемними учасниками
Найкращий, найефективніший спосіб нейтралізувати проблемних учасників - за можливості взагалі не запрошувати їх на засідання. Якщо це не можливо зробити, визначте чіткі, жорсткі основні правила поведінки учасників засідання (в них можуть бути визначені неприйнятні жести, рухи і т. ін, як наприклад, цокання язиком, постукування нігтями по столу тощо.) У такий спосіб особи, які зас?/p>