Ділові засідання
Курсовой проект - Культура и искусство
Другие курсовые по предмету Культура и искусство
?істи.
Головуючий, як правило, сидить на "місці влади" - найдалі від дверей. Найближче місце з правого боку від головуючого надається почесному гостю або особі, яка обіймає найвищу посаду. Для того, щоб заохотити учасників брати участь в обговоренні, головуючий може сісти у середині столу. Це стане виявом його впевненості у собі, продемонструє, що головуючому немає потреби підкреслювати свою роль на засіданні.
Якщо на засіданні присутні дві особи, які мають однаково високий статус, вони сідають у центрі столу один проти одного. Інші присутні розсаджуються з обох боків від них. У тому разі, коли відомо про напружені відносини між двома особами, які обіймають однаково високі посади, краще уникати подібної розсадки, а посадити їх поруч один з одним. У такому випадку стіл не буде відігравати роль додаткового барєра між лідерами (достатньо їх власних протиріч).
Ці зауваження щодо розміщення стосуються і неформального засідання. Очевидно, що на неформальному заході учасники можуть вибирати місце, де сидіти, більш вільно. При цьому не треба ніколи забувати, що вибране вами місце є відображенням вашого статусу в ієрархії засідання.
Безумовно, ефективність будь-якого засідання значною мірою залежить від того, наскільки сильним є головуючий.
Розглянемо кожне з названих вище завдань головуючого на засіданні з певними коментарями.
Починати засідання вчасно
Ви повинні визначити конкретний час початку засідання та зазначити його у порядку денному. Напередодні заходу нагадайте його всім учасникам, розіславши меморандуми, зателефонувавши або скориставшись електронною поштою.
Внесіть вчасний прихід на засідання у перелік основних правил поведінки учасників. Ви можете окремо реєструвати вчасне прибуття співробітників на засідання. Можливо також підкреслювати негативні сторони запізнення на захід: зачиніть двері (і ті, хто запізнився, просто не зможуть зайти до приміщення), не повторюйте сказане раніше і пропущене тими, хто прийшов пізніше, розглядайте найцікавіші питання у першу чергу (на початку засідання).
Починайте засідання не пізніше 5 хвилин після зазначеного у порядку денному часу (це типове розходження між годинниками різних людей), незважаючи на те, чи зібралися всі, хто має бути присутнім на заході. Не затримуйте відкриття засідання через запізнення інших, це буде виявом явної неповаги до тих, хто прийшов вчасно.
Визначення конкретного часу для початку заходу, як і максимальне дотримання його, є бажаним (а краще - обовязковим) правилом і для неформального засідання.
Визначати мету та завдання засідання
Важливою функцією головуючого є визначення мети та завдань засідання, а також досягнення згоди учасників з таким рішенням. Щоб уникнути можливих непорозумінь, на початку заходу ще раз назвіть його мету та завдання. Добре вивісити їх на спеціально відведеному стенді. Поясніть важливість поставлених цілей та завдань та щоразу нагадуйте про них, коли дискусія спрямовується не в бажане русло, відходить від визначеного напрямку.
Якщо ви вивісите перелік завдань на окремому стенді або на спеціальних перекидних картах, ви у такий спосіб заощадите свій час та сили: вам не буде потрібно повторювати сказане для тих, хто запізнився (вони зможуть отримати всю необхідну інформацію, не відволікаючи присутніх і не перериваючи хід засідання). Таким чином, темп роботи учасників не буде знижуватися, а особи, які прийшли пізніше, зможуть зразу увійти у курс справи.
На неформальному засіданні у разі, коли для обговорення заплановане лише одне питання, очевидно, можна обійтися і без подібного висвітлення цілей заходу. Та коли передбачається розглянути два і більше питань, з цією інформацією мають бути ознайомлені всі учасники будь-яким прийнятним способом. Якщо у неформальному засіданні бере участь всього 2-3 особи, стенд із переліком цілей заходу можна замінити звичайним аркушем паперу з необхідною інформацією, який буде видно всім присутнім.
Дотримуватися порядку денного
Головуючий повинен мати додаткові копії регламенту. Необхідно постійно нагадувати учасникам положення, внесені до нього: це допоможе не відволікатися від запланованих тем. Якщо на початку засідання у порядок денний були внесені зміни, без затримки занотуйте їх, щоб не забути. Стежте за тим, щоб для розгляду кожного питання, занесеного у регламент, витрачалося стільки часу, скільки на це було відведено при плануванні засідання.
Окремо занотовуйте всі нові питання, які були підняті під час розгляду запланованих. Зазначте, що вони будуть обговорені пізніше.
Не повертайтеся до незакінчених питань. Якщо необхідність продовжити дискусію з певного питання очевидна, внесіть його у порядок денний наступного заходу.
На неформальних засіданнях дуже часто порядку денного у письмовому/друкованому вигляді немає. Це, як правило, і стає головною причиною безконтрольної дискусії, яка проходить без будь-яких рамок та регулювання. Найпростіше записати порядок денний неформального засідання на аркуші паперу, який має головуючий. Навіть за допомогою такого нескладного кроку ви уникнете безконтрольного протікання дискусії, що призводить до марної трати часу учасників. Точно дотримуючись визначених для обговорення питань, ви не будете відволікатися на теми, не повязані зі справою, і, як результат, успішно проведете засідання.
Стежити за часом/Розпоряджатися відведеним для засідання часом
Головуючий повинен максимально допомагати