Ділові засідання
Курсовой проект - Культура и искусство
Другие курсовые по предмету Культура и искусство
йте домовимося про таке..."
Завжди визначайте основні правила на початку засідання, це може зайняти усього кілька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговорення питань бізнесу/справ.
Важливо памятати, що коли ви обговорюєте з присутніми основні принципи поведінки учасників засідання, тон вашого
голосу має надзвичайно важливе значення. Він навіть важливіший за те, що ви скажете. Ваші слова не можуть звучати як слова старшого наставника (ваші колеги - не маленькі діти), вони не можуть бути жорсткими (так ви легко образите людей). Виголошуйте правила у максимально дружелюбній, дипломатичній манері, і можна очікувати, що учасники засідання будуть мати більше бажання додержуватися їх.
Дуже часто люди помилково вважають, що неформальні засідання не передбачають наявності основних принципів поведінки. Навіть під час проведення неформальних заходів, необхідно цивілізовано поводитися та ставитися один до одного з повагою. Основні правила, безумовно, можуть бути гарантією цього.
1.6 Запрошення учасників
Розповсюджуйте порядок денний за два-три дні до дати проведення засідання. Якщо зробити це раніше, він може загубитися серед робочих паперів. Якщо ви зробите це пізніше, учасникам може не вистачити часу для підготовки до дискусії. Зрозуміло, що на момент ознайомлення з регламентом день та конкретна дата проведення заходу мають бути встановленими.
Під час проведення неформальних засідань, які можуть скликатися спонтанно, дуже важливо не забувати ні про кого із тих співробітників, присутність яких бажана та необхідна.
1.7 Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у засіданні
Деякі співробітники приходять на засідання лише завдяки відчуттю правильності такого кроку. Якщо організатори заходу не підтримують подібний підхід, вони можуть надсилати відповідним колегам регламент засідання з нотатками такого роду: "Вам не обовязково бути присутнім на цьому засіданні, але я хотів би, щоб Ви були у курсі того, що відбувається".
Зрозуміло, люди відчувають себе надзвичайно некомфортно і часом невпевнено, якщо вважають себе забутими, відокремленими від загальних справ. Але якщо ви повідомите співробітників про запланований захід і пообіцяєте надіслати звіт, такого вашого кроку може бути досить для того, щоб утримати їх від участі у засіданні (приходу на засідання).
Інколи люди, яких запрошують взяти участь у засіданні, хронічно цього не роблять, від чого може страждати справа. Якщо ви готові проявити твердість, ви можете поступити таким чином - направити порядок денний начальнику цього співробітника, пообіцявши при цьому надати після засідання список присутніх на ньому. Коли особа, яка хронічно пропускає засідання, дізнається про такий ваш крок, можна очікувати, що вона обовязково зявиться.
Якщо хтось зі співробітників не зміг бути присутнім на засіданні, можливо тому, що воно відбулося спонтанно, дуже важливо ввести таку людину у курс справ. У тому разі, коли колега, який не був присутнім на засіданні, запитає, чому його не повідомили про захід, найкраще сказати те, як було: "Ми думали Вас запросити, але Ваш помічник сказав, що Ви на переговорах з представниками фірми-партнера".
2. НЕОБХІДНІ КРОКИ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ УСПІШНОГО ЗАСІДАННЯ: ПОВЕДІНКА ГОЛОВУЮЧОГО
Засідання можна порівняти з театральною постановкою - всі присутні мають свої ролі, порядок денний є своєрідним сценарієм, а дискусії надають можливість імпровізувати. Очевидно, що всі присутні на засіданні мають свою відповідальність: як головуючий, так і учасники. Для того, щоб засідання пройшло успішно, кожен повинен знати свою роль (свої функції) та виконувати її адекватно.
2.1 Роль (функції) головуючого ділового засідання до засідання
- Визначення цілей засідання.
- Підбір учасників.
- Попередні контакти з учасниками для зясування можливості/ неможливості бути присутнім.
- Замовлення на конкретну дату та час приміщення і забезпечення необхідного технічного обладнання та прохолоджуючих напоїв.
- Підготовка порядку денного.
- Вироблення основних принципів поведінки учасників.
- Запрошення учасників, ознайомлення з порядком денним та розповсюдження необхідних додаткових матеріалів.
- Підтримка контактів з тими, хто не бере участі у засіданні.
- Перевірка приміщення для засідання безпосередньо перед його початком.
2.2 Під час засідання
- Починати засідання вчасно.
- Визначати мету та завдання засідання.
- Дотримуватися порядку денного.
- Стежити за часом.
- Сприяти проведенню дискусії.
- Мати справу з "проблемними" учасниками.
- Надавати присутнім можливість ставити питання.
- Розяснювати рішення, прийняті у ході засідання.
- Підбивати підсумки.
2.3 Після засідання
- Привести приміщення у порядок та повернути технічне обладнання, що використовувалося.
- Оцінити засідання, у тому числі й ефективність головуючого.
- Розповсюдити серед учасників копію протоколу засідання.
- Виконувати поставлені завдання.
- Розпочати планування та підготовку наступного засідання.
Участь головуючого, як і кожного учасника, у роботі засідання починається з вибору відповідного місця. Якщо ви обіймаєте високу посаду або є почесним гостем на цьому засіданні і прийшли першим, почекайте, доки вам не вкажуть ваше місце, чи запитайте, куди ?/p>