Ділові засідання
Курсовой проект - Культура и искусство
Другие курсовые по предмету Культура и искусство
ість попередньо підготуватися,
б) не відволікатимуться на обговорення незапланованих тем.
1.5 Визначення основних правил проведення засідання
Для того, щоб ефективно та без проблем вести ділове засідання необхідно, з одного боку, дотримуватися широковідомих та використовуваних правил ведення засідань будь-якого масштабу - так званих Roberts Rules of Order, а з іншого боку - виходити із принципів здорового глузду, які у загальних рисах визначають поведінку учасників.
Roberts Rules of Order є системою парламентської процедури, яка вперше була опублікована у США у 1876 р. По суті, ці правила - система, що визначає, яким чином має проходити засідання будь-якого рівня. Деякі з правил дуже детальні, але зовсім не потрібно знати їх усі і повністю. Однак необхідно чітко уявляти основні їх принципи.
Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорстко дотримуватися названих правил. Багато ділових засідань є неформальними заходами, на які співробітники збираються тоді, коли цього вимагає робоча ситуація. Та навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певної процедури. (Може статися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку або захистити свій погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самому початку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх конкретні правила, за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рішення.
Знання основних принципів процедури ведення засідань, які були визначені у Robers Rules of Order, безумовно допоможе при цьому:
- Головуючий відповідає за проходження засідання згідно з прийнятим порядком денним і не допускає переривання виступаючого іншими учасниками.
- Учасники, що бажають виступити, як правило, піднімають руку. Головуючий потім визначає особу, яка буде виступати. Очевидно, що коли на засіданні присутня незначна кількість співробітників, їм не обовязково піднімати руку над головою, достатнім буде невеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду на головуючого.
- Після того, коли головуючий визначить учасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодо конкретного питання, протягом відведеного їй часу. Якщо хтось намагається втрутитися у виступ, головуючий має право у ввічливій формі зауважити, що промова ще не закінчена. При цьому головуючий повинен надати право виступити усім бажаючим.
- Крім того, що головуючий не допускає втручання у виступи, він також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або ж не говорив не по суті.
- Після закінчення свого виступу оратор мусить надати іншим присутнім можливість висловити свою думку.
Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників, можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засідання:
- Бути відкритим для сприймання інформації, що надається.
- Шукати способи та шляхи використання отриманої інформації.
- Не допускати особистих випадів проти будь-кого ні в якій формі (словами, жестами, позою чи мімікою).
- Вчасно повертатися з перерв. Якщо вам необхідно терміново вийти із приміщення, де проводиться засідання, робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу.
- Памятати, що інформація, представлена на засіданні, - конфіденційна і не повинна розголошуватися ні за яких умов.
- Використовувати можливість ставити питання у будь-який час/у визначений час.
- Брати участь у тому, що відбувається у залі засідань.
- Бути членом команди/колективу.
Наведені як приклад основні правила учасників засідання, можливо, не підходять до кожної конкретної ситуації. Деякі з них можуть представлятися настільки очевидними, що, враховуючи дух та культуру вашої компанії, немає потреби їх спеціально називати. У будь-якому разі визначення подібних правил є надзвичайно важливим як один зі шляхів встановлення основних принципів проведення ділового засідання. Хорошою ідеєю є підключення самих учасників до процесу встановлення такого роду правил, у такий спосіб люди відчуватимуть свою причетність до справи. Багато засідань були малоефективними, "провалилися" саме тому, що присутні розглядали встановлені правила ведення засідання як надані, навязані їм. Визначення подібних принципів самими учасниками допоможе їм чіткіше усвідомити, що саме передбачається під словами "бути відкритим для сприймання інформації, що надається" або "брати участь у тому, що відбувається у залі засідань" (те, що здається очевидним та загальнозрозумілим, для декого може бути складним або не достатньо зрозумілим).
Якщо ви хочете, щоб правила працювали, їх, зрозуміло, треба виголосити. Ви можете, наприклад, сказати: "Нам би хотілося почути думку кожного учасника з цього приводу, так що, будь ласка, беріть участь в обговоренні" або: "Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, це нормальна практика; ми хотіли б отримати якомога більше інформації від кожного з вас".
Якщо засідання проводяться з постійними учасниками (якщо кожного разу зустрічається та сама група людей), ви можете встановити основні правила поведінки у перший раз і вивісити їх перелік у приміщенні, де відбуваються засідання. Очевидно, що ви не повинні кожен раз нагадувати їх, аж поки хтось із учасників не почне їх порушувати. Якщо засідання проводяться нечасто, з великими перервами, ви можете щоразу нагадувати ці правила присутнім, сказавши, наприклад: "Дава