Ділові засідання
Курсовой проект - Культура и искусство
Другие курсовые по предмету Культура и искусство
бує вдосконалення) у підготовці та проведенні заходу.
Зводячи підсумки воєдино, визначте:
- наскільки корисним було засідання;
- яких результатів було досягнуто, які рішення було прийнято;
- якими мають бути наступні кроки/дії;
- хто відповідає за виконання прийнятих рішень.
Подякуйте всім присутнім за участь у засіданні та особливо відзначте тих, хто цього заслуговує (найбільш активні учасники; особи, внесок яких у вирішення поставлених проблем був найбільш ефективним і т. ін.). Надзвичайно важливо давати людям відчути їх вагомість та важливість: це не тільки є правильною поведінкою лідера (головуючого), який думає про свою команду, але також є безумовним виявом ввічливості.
За необхідності визначте дату проведення наступного засідання.
Головуючий своєю поведінкою та манерами, безумовно, задає тон усього засідання, від чого значною мірою залежить і кінцевий успіх заходу. Вище наводилися кроки головуючого, що сприяють ефективному проведенню ділових засідань різних типів: як формальних, так і неформальних.
Що є помилковим, неприйнятним у поведінці головуючого на діловому засіданні?
2.4 Найпоширеніші помилки у поведінці головуючого
- Відсутність контролю над ходом засідання, проведенням дискусії та окремими ("важкими") учасниками.
- Початок та завершення засідання невчасно.
- Непредставления себе або присутніх (учасників).
- Незаохочення молодших за віком, посадою або часом роботи у компанії до участі у роботі засідання.
- Невстановлення перерв, невизначення їх тривалості.
- Недотримання встановленного порядку денного.
3. ЕТИКЕТ УЧАСНИКА ЗАСІДАННЯ
Ділове засідання буде успішним, якщо не лише головуючий, а й усі учасники докладуть до цього зусиль. Головуючий має свою роль, виконує визначені функції як у процесі підготовки і при проведенні заходу, так і після його завершення. Свої відповідні функції у ході засідання виконують також усі інші присутні.
3.1 Роль (функції) учасника ділового засідання
3.1.1 Перед засіданням
- Внести дату та день засідання у свій робочий розклад.
- Підтвердити свою присутність на заході.
- Зясувати роль, яку відведено вам на засіданні.
- Визначити, яку допомогу головуючий та інші організатори заходу очікують від вас.
- Запропонувати кандидатури можливих учасників засідання, присутність яких необхідна для вирішення питань порядку денного.
- Знати цілі та завдання засідання.
- Знати місце та час проведення заходу.
- За необхідності заздалегідь провести всю необхідну підготовчу роботу (вивчити матеріали, підготуватися до обговорення і т. ін.).
3.1.2 Під час засідання
- Уважно слухати виступаючих та брати участь у тому, що відбувається у залі засідання (дискусія, прийняття рішення і т. ін.).
- Бути позитивно налаштованим щодо того, що проголошують інші присутні, а також бути готовим сприймати інформацію, що надається.
- Дотримуватися порядку денного та суті обговорення.
- Мінімізувати або зовсім уникати сторонніх розмов та будь-яких інших відволікаючих факторів.
- Ставити питання, щоб чіткіше та повніше усвідомити те, що відбувається у залі засідання; краще зрозуміти, про що йдеться, які приймаються рішення.
- Вести нотатки.
3.1.3 Після засідання
- На прохання організаторів/головуючого оцінити ефективність проведеного засідання.
- Ще раз продивитися протокол засідання.
- За необхідності ввести у курс справ (повідомити про те, що відбувалося на засіданні) колег, які не були присутні на заході.
- Виконувати прийняті на засіданні рішення.
Очевидно, що брати участь у неформальних засіданнях, як правило, простіше, навіть для того, хто тільки недавно працює у компанії: норми етикету для учасників заходів такого роду не занадто строгі. Водночас етикет формальних ділових засідань значно вимогливіший і дотримання його норм може бути нелегкою справою навіть для тих, хто працює у цій фірмі не перший рік. Тому дуже важливо, якщо ви новачок у компанії/ фірмі, бути певним, що ви знаєте та розумієте всі існуючі правила та вимоги, які стосуються учасників засідання. Це допоможе вам під час заходу почуватися більш підготовленим та впевненим.
Формальні засідання, як правило, проводяться на регулярній основі (щотижня, щомісячно, кожного кварталу тощо), і мають визначеного головуючого. Для формального засідання готується порядок денний, його протокол. Для засідань такого роду, як правило, існує визначена, встановлена процедура ведення заходу, яка часом передбачає прийняття рішень та голосування. Якщо ви недавно працюєте у даному конкретному місці, вам необхідно чітко усвідомити, яким чином проходить кожний етап засідання, до того, як ви будете брати участь у першому для вас подібному заході на новому місці.
Наведені нижче поради допоможуть вам почувати себе впевнено навіть на вашому першому діловому засіданні:
- Заздалегідь підготуйтеся до заходу.
Для цього ознайомтеся з порядком денним та протоколом попереднього засідання; вивчіть матеріали, що були розіслані учасникам напередодні заходу; продумайте, яким чином ви можете взяти участь в обговоренні питань порядку денного.
- Якщо ви бажаєте винести на розгляд питання, додаткове до внесених у регламент, ви можете це зробити у час, відведений для "інших питань/різного".
Коли підійде час для розгляду питань, зазначених у порядку денном