Ділові засідання
Курсовой проект - Культура и искусство
Другие курсовые по предмету Культура и искусство
°льна атмосфера засідання погіршується, оголошуйте перерву.
- За можливості використовуйте гумор: сміх нейтралізує гнів.
Надавати учасникам можливість ставити запитання
Відповіді на запитання учасників засідання надають головуючому час та можливість розвинути свої ідеї та розяснити їх присутнім. При цьому можливо також завоювати нових прихильників своєї позиції. Для того, щоб якомога успішніше провести дану частину засідання:
- Заздалегідь визначте та оголосіть присутнім, коли саме ви будете відповідати на їхні запитання.
- Пропонуючи ставити запитання, уважно стежте за своїми жестами, інтонацією, мімікою (невербальними сигналами, які ви передаєте учасникам): ви не повинні виглядати як людина, що відчуває себе невпевнено перед аудиторією, або бажає закінчити відповіді на запитання, не розпочинаючи їх.
- Заздалегідь зясуйте, на які запитання учасники очікують отримати відповіді, щоб мати час відповідно підготуватися.
- Якщо на засіданні ви - головуючий або основний доповідач, підготуйте власні питання на випадок, коли присутні не будуть мати своїх.
- Намагайтеся зрозуміти причину, за якої було поставлене кожне з питань. Чи ця особа зацікавлена в отриманні додаткової інформації? Чи в основі питання лежить бажання продемонструвати присутнім власні знання у певній сфері ? Чи є конкретне запитання способом, щоб розвинути власні ідеї та отримати їхню підтримку від присутніх?
- Перефразуйте поставлене запитання. Це допоможе присутнім краще усвідомити його, а також надасть вам можливість викласти його у прийнятній, підходящій для вас формі. Коли ви повторюєте запитання, дивіться на особу, яка його поставила, звертаючи увагу на її реакцію на сказане вами. Коли даєте відповідь, дивіться на всіх присутніх.
- Усвідомлюйте суть запитання. Дуже часто люди роблять широкий вступ, який за смислом мало чим повязаний (або ж зовсім не звязаний) з тим, про що запитується.
- Давайте короткі відповіді по суті.
- Завжди будуйте відповідь у позитивному ключі.
- Завершуйте відповіді на запитання заключним словом.
Є кілька різних способів того, як давати відповіді на запитання. Вони залежать від конкретної ситуації:
- Коли ви знаєте відповідь на запитання, відповідайте чітко, коротко і по суті.
- Коли ви не знаєте відповіді, визнавайте це зразу, не кажіть неправди. Скажіть особі, яка поставила запитання, що ви зможете відповісти їй пізніше, або назвіть джерела, з яких можна отримати необхідну інформацію. Якщо ви пообіцяли звязатися з людиною і відповісти на її запитання пізніше, обовязково виконайте свою обіцянку. Недотримання свого слова - очевидна грубість.
- Якщо серед учасників є спеціаліст у цій сфері, насамперед назвіть його імя, щоб у такий спосіб попередити людину про передачу їй для відповіді поставленого запитання. Потім повторіть для експерта запитання і надайте йому можливість відповісти. Зразу ж після закінчення відповіді спеціаліста беріть ініціативу у проведенні засідання у свої руки (наприклад, не допускайте того, щоб присутні почали прямо - без вашого посередництва - задавати цій особі інші питання).
- Якщо ви отримали недоброзичливе, агресивно сформульоване запитання, визначте, чому його було поставлено, а потім перефразуйте його на свою користь.
Розяснювати дії та суть прийнятих рішень
Плутанина, нечіткість - небажані учасники багатьох засідань. Дуже часто присутні чують (або думають, що вони чують)
те, що їм хотілося б почути, а не те, що, власне, говорить виступаючий. Після засідання, звіряючи свої записи, учасники часом помічають, що у їх нотатках щодо одного і того ж питання є досить багато розбіжностей.
Саме тому для головуючого дуже важливим є:
а) розяснення прийнятих рішень, суті досягнутих домовленостей, подальших кроків учасників засідання після його завершення;
б) чітке визначення питань, які необхідно винести на розгляд на наступному засіданні.
Головуючий перед прийняттям учасниками остаточного рішення обовязково повинен ще раз назвати, уточнити ті положення, які будуть внесені у текст документа. ("Таким чином, ми визначили всі заходи, які необхідно провести при реорганізації даного підприємства. Чи є якісь інші, що треба внести у заключний документ?")
При прийнятті плану подальших дій, треба встановити конкретних виконавців, які відповідають за певний обсяг роботи. Попросіть цих осіб сформулювати, якими є їхні обовязки. Кожному виконавцю у кінці засідання надайте перелік завдань, покладених конкретно на нього. Копію цього документа надішліть його начальнику. Визначте кінцевий термін виконання завдання/проекту, встановивши при цьому контрольні дати для окремих його частин.
Підбивати підсумки
Наприкінці засідання головуючий обовязково має підбити підсумки. Для цього необхідно відвести відповідно достатньо часу, а отже, завершити роботу учасників (обговорення/прийняття рішень) організовано, без поспіху, але і без зайвих затримок. Бажано дати присутнім відповідний сигнал для завершення роботи та початку підбиття підсумків.
Підсумовуючи, звертайтеся до цілей, визначених для цього засідання (чи виконано заплановане? чи досягнута мета заходу?). Чітко сформулюйте прийняті рішення та зясуйте, чи всім присутнім зрозумілі вони та чи мають учасники якісь запитання стосовно цих рішень.
Визначте рівень ефективності засідання, що закінчилося; запитайте у присутніх, що, на їхню думку, можна поліпшити (що потре