Ділові засідання
Курсовой проект - Культура и искусство
Другие курсовые по предмету Культура и искусство
ин для обговорення цього питання" або "Давайте спробуємо закінчити дискусію до обідньої перерви".
1.4.3 Встановлення перерв
Люди можуть висидіти без перерви максимум 90 хвилин. Для тих, хто палить, навіть цей час може бути занадто довгим.
Якщо ваше засідання триватиме більше 90 хвилин, заплануйте коротку - 5-7 хвилин - перерву приблизно у середині заходу. Цього часу достатньо для того, щоб зробити терміновий телефонний дзвінок або інші необхідні справи. Якщо ви відведете для перерви більше часу, люди, ймовірно, займуться чимось іншим, і вам буде досить важко зібрати їх знову. Краще мати дві перерви по 5-7 хвилин, ніж одну, яка триватиме 15 хвилин.
Якщо ви плануєте у засіданні перерву, обовязково зазначте про це у порядку денному. При цьому визначте точний час і дотримуйтесь його, щоб учасники могли попередити своїх секретарів/помічників, коли за необхідності з ними можна звязатися по телефону.
1.4.4 Визначення дати і часу проведення засідання
Вибираючи дату і час проведення засідання, важливо враховувати робочі плани учасників. Але вони не можуть бути єдиним критерієм. Для того, щоб знайти оптимальний варіант, організатори заходу повинні також мати відповіді на такі питання: Як довго триватиме засідання? Коли його провести - до обіду чи після? Який день краще підходить для цього заходу?
Спеціалісти з ділового етикету та психології ділових стосунків вважають, що у цілому друга половина пятниці та ранок понеділка - поганий час для проведення засідань. По понеділках зранку співробітники хочуть прийти на роботу і зорієнтуватися у справах, які вони мають на цей день і на весь тиждень. Якщо вам необхідно провести засідання у понеділок у першій половині дня, для поліпшення ситуації призначте його початок через півгодини після того, як співробітники приходять на роботу. Засідання, що проводяться під кінець робочого дня, також можуть викликати проблеми. Люди хочуть закінчити роботу і йти у своїх справах: їм треба встигнути на автобус чи електричку; закривається дитячий садок і треба забрати дітей; у них є свої плани на вечір. Як правило, засідання, що проводяться по пятницях після обіду, - "викинутий", марно згаяний час. Співробітники присутні на цих засіданнях фізично, але їх думки далекі від справ, і тому розраховувати на високий процент ефективності заходу не реально.
Хорошим вибором часу для проведення засідання є час перед обідньою перервою. При цьому засідання, заплановане на час до обіду, не повинне тривати більше двох годин. Якщо ви бажаєте провести коротке засідання, заплануйте його початок за годину до обідньої перерви - усі хочуть відпочити та поїсти, так що зайвих затягувань не буде.
Якщо вам треба провести справді коротке засідання, зробіть його без розсадки учасників (усі присутні стоять). При цьому враховуйте, що засідання такого роду не може тривати довше 15 хвилин.
Попередження заздалегідь - вияв ввічливості при проведенні неформальних засідань. Навіть якщо ви не встановлюєте конкретний час, краще напередодні попередити співробітника, що ви збираєтесь зайти до нього та обговорити певні питання. У такому випадку співробітник буде готовий до дискусії і ви швидше вирішите існуючі проблеми.
1.4.5 Інформація, яку необхідно викласти перед переліком питань порядку денного
Необхідно конкретно визначити, хто саме збирається на це засідання. Можливо назвати учасників як певну групу (наприклад, група підготовки звіту за півріччя). У такий спосіб ви фокусуєте співробітників на конкретному питанні (конкретних питаннях), а також створюєте у них відчуття єдиної команди.
Визначайте мету засідання чітко і зрозуміло, наприклад: "Визначення доповідачів на річній конференції" або "Складання плану проведення занять групи молодих спеціалістів на другу половину поточного року". Співробітники повинні обовязково знати, які зміст і мета проведення конкретного засідання.
Встановлення заздалегідь мети засідання, як і попереднє визначення імен учасників, безумовно допоможе мінімізувати число людей, які, незважаючи на той факт, що виконують іншу роботу і відповідають за інші питання, бажають бути присутніми на заході.
Бажано вказати, хто організовує засідання. Не варто обмежуватися лише іменем співробітника. Номер телефону чи інша подібна інформація допоможе учасникам за необхідності звязатися з відповідною особою. Краще заздалегідь надати бажаючим можливість висловити організаторам свої пропозиції або сумніви щодо проведення засідання: це гарантуватиме вищу ефективність самого заходу.
Слід також визначити тип запланованого засідання: "інформаційне", " прийняття рішення", "вирішення проблеми" і т. ін. При цьому варто бути відвертим. Якщо певне рішення вже прийняте і мета засідання - довести і розяснити його, не треба називати захід "Засідання для прийняття рішення". Ваші співробітники - дорослі, розумні люди, не слід ставитися до них як до наївних новачків, це ніколи не дасть позитивних результатів.
Учасники засідання повинні знати, які робочі матеріали необхідно мати при собі, тому перед порядком денним слід назвати ці матеріали. У тому разі, коли на засіданні передбачається обговорення певних документів, необхідно, роздаючи/розсилаючи копії порядку денного, передати учасникам і екземпляр документа для розгляду. Наприклад, готується засідання, на якому планується затвердити бюджет на наступний рік. Розсилаючи/роздаючи за?/p>