Функции и классификация документов ООО "Атек"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Тверской государственный университет
Филиал Тверского государственного университета
в городе Нелидово Тверской области
Факультет управление и социологам
Кафедра документационного обеспечения управления
Курсовая работа на тему:
Функции и классификация документов ООО Атек
Нелидово, 2010
Оглавление
Введение
Глава 1. Функции документов предприятия
Глава 2. Классификация документов предприятия
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Каждое предприятие имеет определенную структуру внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и сотрудниками, внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя.
Служебная деятельность человека в любой сфере требует создание и использование письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового сообщения. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации - называют документированием управленческой деятельности
Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а так же последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.1
Документ сочетает в себе две составляющие - информационную и материальную.
Информационное свойстве документа - это его способность передавать и сохранять содержащуюся в нем информацию. К информационным относятся следующие свойства документа:
уникальность или типичность информации
значимость организации или лица - автора документа
повторяемость информации в других документах
достоверность информации
актуальность информации
полнота информации
конфиденциальность
Материальная основа документов определяет его эксплуатационные свойства, ним относятся:
долговечность
способность противостоять различным неблагоприятным факторам (воздействиям окружающей среды, механическим воздействиям, взлому(для электронных документов)).
Материальные свойства определяют сохранность документа и в некоторых случаях влияют на подлинность документа
Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших свое значение и в настоящее время. Выделяются общие и специальные функции.
К общим функциям документов относят:
информационную (являются источником и носителем информации)
коммуникативную (помогают организовывать обмен информацией и общение)
социальную(характеризуют социально-экономическую, политическую,
общественную и другие сферы жизни государства и его граждан)
культурную(являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи)
К специальным функциям документа относят:
управленческую (позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс)
правовую (служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и удостоверяя показатели и сведения)
учетную (накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности)
историческую (являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов)
организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений)
Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе содержания, формы составления и других признаков iелью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве
Условно документы можно разделить на следующие группы:
По способу документирования:
рукописные
печатные
электронные
кино-, фото-, фотодокументы.
По сфере использования:
организационно-распорядительные
финансово-бухгалтерские
научно-технические
по труду
отчетно-статистические
По месту составления:
входящие (поступившие в организацию)
исходящие (отправляемые из организации)
внутренние (составленные и используемые в самой организации)
По грифу ограничения доступа:
открытые (несекретн?/p>