Функции и классификация документов ООО "Атек"
Дипломная работа - Менеджмент
?е фразы заранее подготовлены, остальная часть заполняется при составлении переменной информацией)
типовые (создаются для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, используются во всех организациях),
унифицированные (также имеется заранее напечатанная часть текста, но документы проходят обязательную процедуру утверждения, о чём должна быть сделана соответствующая отметка, например, ходатайство о временном размещении иногородних работников ООО Атек в местном общежитии).
6. По срокам хранения:
постоянного хранения (бессрочно),
долговременного хранения (свыше 10лет) - временного хранения (до 10 лет).
К документам постоянного и долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, а также организационные документы: услав, учредительный договор, протоколы заседаний, протоколы общих собраний, приказы руководителя по основной деятельности Сроки хранения большей части документов по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учёта сотрудников, лицевые iета по заработной плате) хранятся 75 лет.
Бухгалтерские документы, за исключением лицевых iетов по заработной плате, годовых отчётов и балансов, хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. Переписка предприятия хранится, как правило, от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передаётся, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.
7. По времени выхода в свет (по стадиям):
черновой документ (черновик) - рукописный или машинописный документ, отражающей работу автора над ним,
редакция - варианты чернового документе, которые содержат различные смысловые отличия,
проект - законченный вариант черновика, который направляется руководителю
беловик (беловой документ) - оформленный по всем правилам и согласованный документ,
подлинный документ - документ, достоверность происхождения которого подтверждают сведения об авторе, времени и месте его создания, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём. Подлинный документ, составленный в нескольких экземплярах (письма, договоры) называется умноженным подлинником или умноженным оригиналом.
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Копия документ; не имеет юридической силы.
оригинал - первый, подлинный экземпляр документа,
-выписка из документа - заверенная копия части документа.
8. По степени гласности:
открытые - несекретные,
с ограниченным доступом. Документы по личному составу требуют особой тщательности при оформлении и ведении, так как они подтверждают трудовой стаж работников. Необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный Закон Об информации, информатизации и защите информации относит к категории конфиденциальной информации.
9. По срокам исполнения:
срочные - в тексте документа, либо в резолюции указан срок исполнения. Для контроля за исполнением срочных документов в ООО Атек ведётся Журнал контроля.
несрочные - срок исполнения не указан.
10. По происхождению:
служебные (официальные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке,
личные - касающиеся интересов конкретного лица (например, жалоба). Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. В ООО -Атек, к примеру, могут поступать жалобы о грубом обращении официантов с посетителями ресторана. Такая жалоба содержит просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов граждан, критику в адрес работников фирмы в результате необоснованных действий из-за которых произошло нарушение. К личным документам также относятся заявление (документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан), предложение (документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы предприятия и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач, например, предложение по проведению мероприятий для снижения процента бракованной продукции на 2009 год, где заместитель директора по производству рассматривает стоящие перед предприятием проблемы и их рациональное решение).
В процессе деятельности ООО Атек получает и создаёт большое количестве документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при их чёткой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
документ классификация распорядительный
Заключение
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются в течение
