Geum.ru


Функции и классификация документов ООО "Атек"

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент




с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтере) - основная масса документов предприятия выполнена на компьютере, а так же печатные - созданные полиграфическим способом в типографии - на предприятии существуют бланки такого вида: доверенности, требования

  • - накладные, iет-фактура и другие.
  • электронные (для обмена документами с помощью электронной почты без вывода на печать и хранения документов в виде файлов в памяти компьютера или на сменных носителях) - создаваемые документы фиксируются в памяти компьютера в определенных папках.
  • фотодокументы - изобразительный документ, созданный фотографическим способом, фотография фиксирует момент события факта, поэтому фотодокументы, благодаря точности, наглядности имеют

    • большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности. На предприятии используются для фиксации дорожно-транспортных происшествий связанных со служебным транспортом и других случаев, где необходимы визуальные доказательства.

    . По сфере использования или по видам документации:

    - организационно - распорядительные документы - документы, в которых фиксируютрешения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти предприятий, организаций и должностных лиц. Организационно-распорядительная документация разделяется на три основные группы документов:

    1. организационные или организационно-правовые (устав, положение, правила, штатное расписание, инструкции) - составляют правовую основу деятельности предприятия и содержат положения, обязательные для исполнения, разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением юридической, кадровой и делопроизводственной служб, срок действия длится до их отмены или до утверждения новых, организационные документы относятся к наиболее важным документам предприятия, поэтому они после периода активного использования, как правило, передаются на архивное хранение;
    2. распорядительные - официальные документы, в которых фиксируются решения вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий; организаций, их подразделений и должностных лиц; эти документы делятся на две группы: распорядительные документы, издаваемые единолично руководителем (приказы, распоряжения, указания) - подписывая их, руководитель несет всю полноту ответственности - и распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения (постановления и решения);
    3. информационно-справочные (акты, письма, справки, протоколы, докладные и служебные записки, заявления, телеграммы, электронные и факсимильные сообщения и другие) - документы несут сведения, побуждающие принимать какие-либо решения, т. Е. они инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ решения возникшего вопроса, играют вспомогательную роль по отношению к организационным и распорядительным документам, содержащаяся в них информация может повлиять на принятие управленческого решения или может быть лишь принята к сведению;

    - документы по личному составу (приказы по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений; трудовые договоры - документы, фиксирующие соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующие их; трудовые книжки - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведутся на всех работников; личные карточки формы № Т-2 - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нём (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.) -является одним из основных документов по учёту персонала, который заводится на всех работников предприятия на постоянную или временную работу);

    -финансово-бухгалтерские документы (iета, сметы, отчёты, квитанции) - являются основой хранения информации о перемещении финансовых средств и материальных ценностей.

    3. По месту составления (происхождения):

    • внешние - созданные за пределами предприятия,
    • внутренние - составлены, исполняются и хранятся в пределах предприятия и не выходят за его стены, например, приказ О проведении технического осмотра автомобильного парка
    • 4. По направлению движения:
    • входящие - документы, поступившие на предприятие (по почте, по факсу, электронной почтой, курьером). В ООО Атек регистрацию ведёт секретарь: проверяет правильность доставки, регистрирует в журнале (если документ регистрируемый), ставит отметку о поступлении документа в организацию (№ и дата). Далее документ рассматривает руководитель и проставляет резолюцию. Затем создаются копии и раздаются исполнителям под роспись в журнале. Один экземпляр секретарь подшивает в дело Входящая корреспонденция.
    • исходящие - это официальные документы, отправляемые из предприятия (по почте, по факсу, электронной почтой, курьером). Составленный на предприятии документ согласовывается, подписывается руководителем, регистрируется в журнале Исходящая корреспонденция и отправляется адресату. Второй экземпляр (копия) документа подшивается в дело Исходящая корреспонденция.
    • 5. По форме изложения:
    • индивидуальные (справки, документы, содержание которых излагается в свободной ферме)
    • трафаретные (к примеру, справка с места работы; часть документа, структура, стандартн?/p>