Функции и классификация документов ООО "Атек"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?дразделений для наиболее рациональной работы предприятия. Каждый регулирует свое подразделение, что в значительной мере облегчает трут руководителя предприятия.
На данном примере мы рассмотрели управленческую функцию приказов, где видно, как с помощью этих документов можно организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс.
Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу: отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.
Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся приказы по личному составу.
Обязательное ведение кадровой документации, на предприятиях предусмотрев законодательством РФ.
Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности - отдельно от документов, содержащие сведения производственного характера.
Приказы по личному составу издаются руководителем, в них фиксируются сведения о кадрах:
прием на работу
перемещения по работе
увольнения с работы
установление должностных кладов
отпуска
командировки
изменение фамилий
поощрения
взыскания и т.д.
Приказы по личному составу, как и приказы по основной деятельности, выполняют тот же ряд общих и специальных функций.
Приказы О совмещении профессий или Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника наделяют назначенных работников определенными правами и обязанностями на время болезни или отпуска замещаемого сотрудника, с согласия работника и с учетом увеличения обязанностей работник в праве расiитывать на оплату дополнительного труда, тем самым выполняют правовую функцию, а тая же тесно связанную с ней управленческую.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы), что указывает на учетную функцию этих документов. Это приказы О приеме на работу, О перемещении по работе, Об увольнении с работы и т.д.
Изучив функции приказов ООО Атек хотелось бы особо выделить их главную функцию - управленческую. Все перечисленные функции могут быть присущи какому-либо документу в разной степени, а могут и отсутствовать, являясь специальными. Приказы не зависимо - по личному составу либо по основной деятельности, первоначально создаются руководителем iелью влиять на управленческий процесс. Затем следует правовая функция, т.к. она непосредственно связана с управленческой. При создании подобного рода документов, пользуются Кодексами РФ и другими нормативными актами.
На предприятии создается и действует большое количество самых различных документов. Так или иначе, каждый руководитель сталкивается с необходимость составлять, читать, руководствоваться или хранить служебные либо личные документы. Колоссальное количество документов функционирует в производственной сфере. С помощью управленческой документации осуществляется планирование финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления.
Два вида управленческих или организационно-распорядительных документов, а именно приказы, создаваемые в ООО Атек, были рассмотрены в этой главе работы. Проведено разграничение между приказами по основной деятельности и приказами по личному составу. Приведены примеры конкретных документов и выполняемых ими функций (общих и специальных) на данном предприятии, Проанализировав функции, можно увидеть характеристики документов:
1.Любой документ может выполнять как общие, гак одну или несколько специальных функций, то есть можно сказать, что документы полифункциональны.
2.Функции не осознаются автором документа,
.Некоторые функции присущи документам изначально, не зависимо от воли и желания автора, а некоторые функции документ приобретает в процессе своего функционирования или наделяется автором документа.
Глава 2. Классификация документов предприятия
Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других iелью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Цель классификации документов:
1.Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственное исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2.Экономия труда за iет использования информационно-справочного аппарата.
Значение классификации документов:
.Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве.
. Повышение оперативной работы с ними.
Использовав несколько источников, попытаемся классифицировать документы ООО Атек.
Условно документы предприятия можно разделить на следующие группы:
. По способу документирования или по средствам фиксации: