Специфика документооборота в акционерном обществе
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ОСТАВЛЯЮЩЕЙ СИСТЕМУ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ ИМЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ
6.1.Хранение документов как акционерного общества.
.1.1.Общество хранит следующие документы:
Договор о создании Общества; Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании Общества, документ о государственной регистрации Общества;
документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы Общества; положение о филиале и представительстве Общества; годовые отчеты;документы бухгалтерского учета; документы бухгалтерской отчетности; протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров Общества, ревизионной комиссии Общества; бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров; отчеты независимых оценщиков; списки аффилированных лиц Общества; списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями ФЗ Об акционерных обществах; заключения ревизионной комиссии Общества, аудитора Общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля; документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с ФЗ Об акционерных обществах и иными федеральными законами; иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом Общества, внутренними документами Общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров Общества и органов управления Общества.
.1.2.Общество хранит документы, предусмотренные п. 6.1.1. настоящих Правил документооборота, по месту нахождения его исполнительного органа в течение сроков, установленных законодательством РФ.
.1.3.Организация хранения документов Общества обеспечивается генеральным директором.
.1.4.Документы с грифом коммерческая тайна должны находиться на хранении в сейфах.
.1.5.Хранению подлежат подлинники документов Общества.
.1.6.В случае утраты или повреждения подлинника документа Общества хранению подлежит заверенная в
установленном законодательством РФ порядке копия такого документа.
.1.7.О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа Общества составляется акт, который
содержит следующие данные:
наименование утраченного или поврежденного документа;
номер и дата утраченного или поврежденного документа;
причины утраты или повреждения;
подпись единоличного исполнительного органа Общества;
подпись главного бухгалтера (в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета или бухгалтерской отчетности).
.1.8.Документы Общества до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа Общества.
.1.9.Документы Общества, переданные на хранение в архив Общества, находятся в специально отведенном для этих целей помещении.
.1.10.Документы Общества, переданные на хранение в архив Общества, располагаются в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
.1.11.Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, опечатываются счетной комиссией и сдаются в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
.1.12.По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным Обществом на такое вскрытие, составляется акт.
.1.13.Выдача документов Общества для их предъявления акционерам Общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам Общества производится под расписку сотруднику, уполномоченному Обществом на получение документов Общества.
.1.14.Выдача документов Общества его сотрудникам осуществляется ответственным сотрудником с записью в журнале выдачи - приема документов под роспись с разрешения генерального директора Общества или уполномоченного им лица.
.1.15.Документы Общества выдаются во временное пользование его сотрудникам на срок не более одного месяца.
После истечения указанного срока документ общества возвращается на место его хранения.
.1.16.На каждый выданный документ заводится карта - заместитель, в которой указываются следующие данные:вид (наименование) документа; дата выдачи документа; фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан;
дата возвращения документа графа для расписок в получении и приеме документа.
.1.17.В случае ликвидации Общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется Председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
.1.18.В случае реорганизации Общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества передаются только одному из вновь создаваемых в результате ?/p>