Специфика документооборота в акционерном обществе
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?роведения операции или отметку об отказе в исполнении.
.5.4. Сформированная информация из Реестра подписывается двумя уполномоченными лицами Общества:
. Лицом ответственным за проведение операций;
. Генеральным директором Общества или другим уполномоченным лицом, назначенным Генеральным директором Общества, и скрепляется печатью Общества.
.6. Подготовка мотивированных отказов.
.6.1. В случае отказа от внесения записей в Реестр или выдачи информации из Реестра по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения реестра, Общество готовит и направляет обратившемуся лицу мотивированное уведомление об отказе от внесения записей в Реестр или выдачи информации из Реестра.
.6.2. Мотивированный отказ оформляется в двух экземплярах, один из которых, в установленные сроки, выдается (направляется) клиенту, второй приобщается к документам Реестра, на исполнение которых дан отказ.
.6.3. Мотивированный отказ готовится должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов, или должностным лицом, ответственным за проведение операций и подписывается Генеральным директором Общества или другим уполномоченным лицом, назначенным Генеральным директором Общества.
Мотивированный отказ должен содержать причины отказа и действия, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих внесению записи в Реестр или выдачи информации из Реестра.
.7. Выдача сформированной информации из Реестра и мотивированных отказов.
.7.1. Сформированная информация из Реестра и мотивированные отказы регистрируются в журнале учета исходящих документов, на выдаваемых документах ставится исходящий номер и дата. Если составляется сопроводительное письмо, исходящий номер и дата проставляется на сопроводительном письме.
.7.2. Выдача сформированной информации из Реестра осуществляется под роспись или по требованию Клиента отправляется последнему по почте заказным письмом.
.7.3. Выдача сформированной информации и мотивированных отказов из Реестра осуществляется должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов в следующей последовательности:
Регистрация сформированной информации из Реестра и мотивированных отказов в журнале учета исходящих документов;
Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица, получающего документы, на основании документа, удостоверяющего личность (при личной явке);
Проверка полномочий лица, получающего документы (при личной явке);
Подготовка сопроводительного письма (при необходимости);
Выдача (направление) сформированной информации из Реестра и мотивированного отказа Клиенту;
Внесение данных о выдаче сформированной информации из Реестра и мотивированного отказа в журнале учета исходящих документов.
4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Ответственным лицом за хранение документов Реестра назначается должностное лицо, ответственное за проведение операций. При помещении обработанных документов на хранение должностное лицо, ответственное за проведение операций осуществляет следующие действия:
Внутренний контроль исполнения документов;
Проверка наличия служебных отметок на документах
.2. Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа.
.3. Хранение всех журналов, папок с документами осуществляется в помещении в несгораемых шкафах (сейфах), исключающих доступ к документам посторонних лиц.
.4. Должностное лицо, ответственное за хранение документов, несет персональную ответственность за сохранность документов, ведение учета документов, находящихся на хранении.
.5. Общество обеспечивает хранение документов-оснований не менее трех лет с момента их поступления (анкету зарегистрированного лица - не менее трех лет с момента списания с лицевого счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг).
.6. По истечению срока хранения документов они могут быть уничтожены Обществом.
.7. Документы подлежат уничтожению по письменному приказу Генерального директора Общества. Приказом назначается ликвидационная комиссия, определяется место и способ уничтожения документов. При подготовке к уничтожению производится опись уничтожаемых документов, а факт уничтожения подтверждается соответствующим актом.
5. ПОРЯДОК ДОСТУПА К АРХИВУ
5.1. В своей деятельности Общество использует отдельные помещения (в случае необходимости), в том числе и архив.
.2. Доступ к архиву ограничен, а помещение, где хранится архив, защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.
6. СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ
6.1. В своей деятельности Общество использует архив для хранения документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр и (или) выдачи информации из реестра владельцев именных ценных бумаг, в том числе и архив.
.2. При использовании электронной версии документов для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг должностное лицо, ответственное за проведение операций в реестре и (или) выдачи информации из реестра проводит резервное копирование электронных файлов на магнитный носитель.
.3. Копирование производится с системного блока компьютера на магнитный носитель.
.4. Копирование файлов на магнитный носитель проводится не реже 1 раза в месяц, если в течение данного месяца проводились операции по Реестру в 1 экземп?/p>