Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Регистрация документа осуществляется главным бухгалтером фирмы в автоматизированном виде.
Таким образом, в организации ЗАО Ххх соблюдены следующие принципы:
1. Принцип достаточности оснований для регистрации первичных документов. То есть, каждый зарегистрированный носитель информации отражает реально совершенные и, что самое важное, разрешенные экономические действия.
2. Принцип полноты регистрации первичных документов. В фирме обеспечена такая организация регистрации, при которой все первичные документы, отвечающие требованиям, вводятся и обрабатываются.
3. Принцип точности регистрации и обработки первичных документов. Соблюдение этого принципа обеспечивает:
- правильную интерпретацию сущности хозяйственной операции, отраженной в первичном документе;
- точный количественный и качественный перенос данного документа в систему бухгалтерского учета.
4. Принцип своевременности регистрации и обработки первичных документов без каких-либо пропусков или изъятий.
5. Принцип определенности регистрации и накопления первичных документов. Каждому первичному документу соответствует строго определенное место в конкретном учетном регистре. Соблюдение этого принципа позволяет:
- быстро установить отсутствующие документы;
- выявить нетипичную или разовую хозяйственную операцию.
6. Принцип однократного ввода. При соблюдении выше перечисленных принципов, это принцип соблюдается автоматически. В частности, следование принципу определенности регистрации документов в значительной степени облегчает поиск так называемой ошибки двойного ввода, так как все первичные документы, отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном регистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности регистрации первичных документов не допускает ситуации, когда первичный документ не находит отражения в учетном регистре.
После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов бухгалтерского учета несет руководитель организации. Сохранность бухгалтерских документов и регистров обеспечивает главный бухгалтер. Хранение первичной документации осуществляется в соответствии со статьей 17 Закона О бухгалтерском учете. В частности, в организации ЗАО Ххх соблюдаются сроки хранения, предписанные правилами организации государственного архивного дела, не менее пяти лет, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Так, кассовые книги, кассовые оправдательные документы хранятся пять лет; лицевые счета работников организации - 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. Кроме того, поскольку бухгалтерский учет в организации полностью автоматизирован, то программы компьютерной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) в ЗАО Ххх осуществляется непосредственно в бухгалтерии. Каждый полученный документ, который прошел обработку, подшивается в папку по назначению в хронологическом порядке. При этом, оперативное хранение в организации подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения исполненных документов. Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках.
Бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в закрытых шкафах до трех лет, а по истечении этого срока передаются в архив оргаЏ графиком, который разрабатывается главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя организации. Однако в ЗАО Ххх наблюдается отсутствие графика документооборота. Но, на мой взгляд, он необходим, так как именно в графике документооборота отражается путь движения для каждого документа, срок их предоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица. В связи с этим данный организационный документ был составлен при согласовании с главным бухгалтером организации в соответствии с Федеральным законом О бухгалтерском учете и другими нормативными документами (Приложение 18). На мой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либо отделе организации, что способствует улучшению учетной работы и усилению контрольной функции бухгалтерского учета.
Выдача первичных учетных из бухгалтерии или архива организации ЗАО Ххх работникам организации не производится, как это и предписано законодательством. Однако если возникает необходимость, то документ может быть выдан по распоряжению главного бухгалтера.
Таким образом, в целом состояние организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО Ххх соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета и, кроме того, учитывает размер и специфику деятельности организации. В том числе соблюдаются правила и сроки оформления, проверки, обработки и хранения первичной документации. Однако негативным моментом является то, что в рассматриваемой организ