Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования на строительном предприятии iелью повышения его эффективности
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ормационных сообщений, возникающих в связи с приемом и передачей сведений, касающихся директивной информации (красные стрелки).
Директивы (жирная красная стрелка) являются результатом принятия решений руководством на основе изучения регулярной или единовременной информации, поступающей из подразделений и опосредуемой информационным обеспечением.
Функция координации включает следующие процедуры:
регистрацию директив;
разделение их на задачи и работы, которые должны быть поручены исполнителям (подразделениям);
планирование сроков и результатов исполнения;
доведение планов до исполнителей;
поиск и доставка необходимой для выполнения работ информации;
контроль исполнения и предоставления отчетов о результатах выполнения директив.
Система информационного обеспечения неразрывно связана с функцией координации и включает следующие основные направления:
экспертизу информационных носителей;
регистрацию;
маршрутизацию;
комплектование;
доставку;
архивирование.
Отдел информационного обеспечения.
На рис. 5 представлена функциональная схема работы отдела информационного обеспечения. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования8. Затем осуществляются:
регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);
маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом согласно действующим стандартам);
координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;
контроль движения документов;
составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.
Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие процедуры:
отделяет содержательную часть от информационного шума;
осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;
определяет потенциальных пользователей;
составляет примерный план работы, т. е. программу использования информации, содержащейся в документе; согласовывает план с лицами, принимающими решения;
передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.
Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей, в том числе составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.
После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения.
Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.
. Разработка рекомендаций по внедрению системы информационного обеспечения
Применение описанной технологии информационного обеспечения компании требует инвентаризации документальной базы, разработки маршрутов движения документов и процессов их обработки, а также внедрения автоматизированных программных средств ведения баз данных и учета движения документов.
Яркий пример таких систем - корпоративные информационные системы, использующие методологию ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия).- интегрированная совокупность методов, процессов, технологий и средств. Основные принципы: управление цепочкой поставок; усовершенствованное планирование и составление расписаний; инструмент, отвечающий за конфигурирование; конечное планирование ресурсов; интеллект-бизнес; OLAP-технологии; блок электронной коммерции; управление данными об изделии. Основным назначением ERP-систем является автоматизация связанных процессов планирования, учета и управления по основным курсам деятельности компании. Таким образом, когда идет речь о ERP-системах, иметься в виду автоматизированные системы, разрешающие эффективно решать сложные комплексные задачи, включая оптимальное распределение бизнес-ресурсов.
Знания, заложенные в ERP-системы, позволяют решить задачу корпоративной автоматизации планирования и представить деятельность всех функциональных подразделений организации, как работу сложной системы.
SAP ERP и объект автоматизации
Enterprise Resource Planning (ERP) - это система планирования и управления ресурсами организации. ERP предоставляет информационное обеспечение принятия управленческих решений.
Для того чтобы обеспечить контроль и управление бизнес-процессами, предприятию необходима ERP-система, отображает реальное состояние дел в компании. При этом руководителю нет