Организация учета и анализа расчетов с подотчетными лицами
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ована. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию ООО Акватрейд авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).
Целесообразность расходов проверяется и утверждается руководителем организации.
Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока. Так учетной политикой ООО Акватрейд установлен срок в 1 квартал.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:
Дебет 20 (26, 10, 08, ...) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:
Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":
Дебет 94 Кредит 71 - отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Бухгалтерия ООО Акватрейд может удержать эту сумму из заработной платы работника:
Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.
Ниже приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами (таблица 2.5).
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в ООО Акватрейд ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
В ООО Акватрейд учет ведется в программе 1С: Бухгалтерия, ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.
Таблица 2.5 Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов в ООО Акватрейд
Содержание операцииКорреспонденция счетовДтКтРасчеты по договорам купли-продаж и произведены за счет подотчетных сумм 7176Произведены расходы на приобретение внеоборотных активов0871Оприходованы приобретенные подотчетными лицами материалы - у физического лица - у юридического лица 10 10,19 71Расходы подотчетного лица включены в: - затраты основного производства - общехозяйственные расходы - издержки обращения 20 26 44 71Произведены расходы, относящиеся к расходам будущих периодов9771Оприходованы приобретенные подотчетными лицами товары: - у физического лица - у юридического лица 41 41,19 71Списаны расходы, относимые на фактическую себестоимость товаров отгруженных 4571
Однако все эти регистры составляются на данных авансового отчета, являющегося по сути главным документом аналитического учета в ООО Акватрейд. Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в программе предусмотрен документ "Авансовый отчет" - рис. 2 (меню: "Документы - Авансовый отчет".)
Рис. 2. Диалоговое окно документа Авансовый отчет
Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать счет расчета с контрагентами (60 или 76). В инструкции по применению плана счетов подобная корреспонденция отсутствует. Принимая во внимание рекомендательный характер инструкции и разрешение использовать дополнительные корреспонденции, не включенные в типовую схему, подобная проводка представляется вполне уместной.
Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Типовая форма N 807).
Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят.
При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты. Для "рублевых" авансовых отчетов используется субсчет 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях", для "валютных" - субсчет 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 "Прочие доходы и расходы".
Таким образом, было выяснено, что ООО Акватрейд выдает денежные средства в подотчет на командировочные расходы и на оплату различных хозяйственных нужд.
Первичные документы заполнены верно, по установленным типовым формам. Приложенные к авансовому отчету товарные че