Организация учета и анализа расчетов с подотчетными лицами
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
тываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Чаще всего в ООО Акватрейд под отчет наличные деньги выдаются:
в качестве аванса на командировочные расходы;
на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).
Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида - расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.
Для направления работника в служебную командировку, согласно утвержденного Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку") (см. Приложение 5). Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма N Т-10 "Командировочное удостоверение" - Приложение 6). Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы. В ООО Акватрейд служебное задание не оформляется, поскольку Минфин России занял позицию, что составление двух документов (приказа о командировании и командировочного удостоверения) является нецелесообразным.
Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников.
После завершения командировки сотрудник ООО Акватрейд оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки.
К авансовому отчету (Приложение 7) прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы (Приложение 8). На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов ООО Акватрейд. Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в таблице 2.4.
Таблица 2.4. Проводки, отражающие операции учета командировочных расходов в ООО Акватрейд
Содержание операцииКорреспонденция счетовДтКтЗакуплены командированным лицом товары, материалы, внеоборотные активы: счет-фактура отсутствует счет-фактура присутствует 41,10,08 41,10,09,19 71 71Командировочные расходы: списаны суточные в пределах норм списаны суточные сверх норм оплата за наем жилья по документам без документов оплата за пользование постельными принадлежностями 20,26,44 91/2 20,26,44,19 20,26,44 20,26,44,19 71Приняты к возмещению суммы: оплаченного НДС по командировкам выделенного расчетным путем6819Командировочные расходы оплачены покупателем либо физическим лицом62,7671Командировочные расходы связаны с реализацией прочих активов9171Командировочные расходы связаны с непроизводственной деятельностью9971
Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия ООО Акватрейд соблюдают требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:
выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
передавать подотчетные суммы от одного работника другому.
При выдаче работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку по дебету счета 71:
Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.
Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштраф