Органы государственной власти, осознавая возможности Интернета, все больше внимания уделяют электронному способу обслуживания граждан. Широко внедрена система электронного правительства – связь государства и общества поддерживается современными технологиями. Целью такой системы является повышение прозрачности деятельности правительства, более оперативное и эффективное предоставление населению информации и государственных услуг. Преимуществом электронного правительства (электронного правительства) является возможность граждан общаться с учреждениями вне зависимости от времени, географических барьеров, физических недостатков и т.д.

Благодаря этой системе можно говорить и о пространстве электронной демократии, где возможны гражданские инициативы, виртуальные встречи, дискуссии, опросы, консультации, голосование на выборах.

В Литве власти также пытаются предлагать новые электронные услуги и тем самым активизировать общение с населением. Портал электронного правительства доступен по адресуwww.epaslaugos.lt.Здесь находятся ссылки на все наиболее важные государственные и административные услуги, предоставляемые в электронном виде.

Гражданское общество, в свою очередь, проявляет инициативу по активизации общения граждан в публичном пространстве и распространению информации, выражающей общественный интерес, и тем самым сигнализирует властям о настроениях общества. Для этого создаются различные социальные порталы, созданы сайты для развития электронной демократии.www.lietuva2.ltТаким образом дизайнеры стремятся облегчить реализацию гражданских инициатив.

ОРГАН ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СТРУКТУР

Связи с общественностью являются одной из важнейших функций государственных учреждений. Поэтому практически на всех уровнях власти создаются специальные структуры для организации и поддержки коммуникативных процессов. Это естественная и понятная составляющая управления демократическим государством, которая в определенной мере выражает и демонстрирует прозрачность и разумность политических процессов, взаимоотношений между властью и обществом. Отношения между органами государственной власти и общественностью представляют собой тонкий управленческий механизм, который помогает властям обосновывать свои решения, влиять на общественность и сохранять свои позиции.

Процессы связей с общественностью включают в себя не только отношения государственных учреждений с общественностью или целевыми аудиториями, но и процесс коммуникации между отдельными учреждениями и внутри конкретного учреждения. Ведь люди, работающие в государственных структурах, также являются членами этого общества, поэтому процессы, происходящие в коридорах власти, внутреннее распространение информации и ее содержание так или иначе затрагивают сотрудников учреждений, а через них и отдельных лиц. вне организации.

Коммуникации государственных учреждений делятся на микро-, мезо- и макроуровни по направленности.

Микроуровень включает коммуникацию внутри учреждения, мезоуровень — между различными государственными учреждениями, а макроуровень — общение учреждений с общественностью, целевыми аудиториями, гражданскими, неправительственными организациями.

Следует отметить, что структуры отношений институтов с общественностью различны.­планировщики и исполнители коммуникативных процессов, действий, программ, но в этой деятельности они координируют и управляют поведением всего учреждения и его подразделений в общественном пространстве. Поэтому действия бюрократии, общение с отдельными лицами и другими организациями, действующими в обществе, нельзя оставлять на произвол судьбы. Каждый контакт, тем более публичный, важен для поддержания имиджа учреждения, взаимного доверия и открытости между государством и человеком, учреждением и обществом.

Должностные лица, работающие в государственных учреждениях, сами по себе выполняют представительскую функцию и являются распространителями определенной информации в пределах своей компетенции. Специальную, целевую информацию готовят и распространяют структуры, отвечающие за связи с общественностью. Во всех случаях это связано с обязанностями чиновников, бюрократов. Их роль как в функционировании института, так и в отношениях с обществом очень важна. Государственная власть принимает политические решения, которые реализуются именно чиновниками (бюрократами). Ни одно государство не может существовать без бюрократии. Бюрократия, подчиняясь избранной и законно сформированной власти, становится орудием этой власти, звеном, обеспечивающим выполнение принимаемых решений. В демократической системе бюрократия в первую очередь служит общественным интересам.

Неизбежное развитие общественных коммуникаций заставляет бюрократов быть более гибкими, оперативными и внимательными. В информационном обществе трудно игнорировать потребности и желания отдельных лиц, потому что распространяемые в обществе мнения, взгляды и позиции в конечном итоге определяют будущее не только правительства, но и бюрократов. Поэтому одной из основных целей связей с общественностью государственных учреждений является завоевание и поддержание общественного доверия. Для достижения этой цели также используются специальные методы воздействия, когда распространяемая информация не обязательно отражает объективные вопросы. Такое общение называется пропагандой (подробнее об этом в главе 8).

Глобализация, информационная перегруженность, возможность самостоятельного выбора источников информации, активизация всего общества и личности в жизни государства, в гражданских процессах становятся серьезными вызовами для власти, требующими активных, интенсивных, рациональных решений при формировании, регулирование и реализация информационной политики.

Отделы по связям с общественностью государственных учреждений должны не только заботиться о распространении информации, но и изучать общественные настроения, потребности целевых аудиторий, содержание информации и ошибки. Так что в основном эта деятельность многогранна, она осуществляется даже несколькими структурными подразделениями, которые можно назвать информационно-аналитическими, консультационно-методическими, связями со СМИ, общественной информацией и т.д. Важно не столько название отдела, сколько целесообразность и эффективность деятельности. Как было сказано ранее, связи с общественностью учреждений включают различные уровни, поэтому чем детальнее и адреснее коммуникация с определенной категорией аудитории, тем проще она может обеспечить эффективность коммуникации. Если лимит финансовых ресурсов не ограничен, любое учреждение должно иметь в структуре связей с общественностью следующие сектора:

• опросы общественного мнения,
• мониторинг СМИ,
• подготовка информации,
• отношения с политическими организациями,
• интернет-портал учреждения,
• электронные сервисы (e-services),
• внутренние коммуникации.

Подразумевается, что специфика учреждения может корректировать структурные подразделения, их может быть меньше или больше. Роль руководителей учреждений в общении с общественностью весьма велика. Поэтому высшему руководству не обойтись без непосредственно подчиненного им отдела, обслуживающего их, или хотя бы сотрудника.

В их функцию входит подготовка выступлений лидера, докладов, консультации перед событиями или контактами с журналистами, а также представление заявлений, мнений, оценок от имени лидера, иными словами, представление его в публичном пространстве.

Отделы по связям с общественностью — это не просто технические исполнители определенных инструкций. Специалисты по связям с общественностью в нормально функционирующем учреждении также должны участвовать в процессах подготовки и принятия политических решений. Всегда уместно предугадать последствия любого политического действия, время и обстоятельства принятия решения, контекст выступления, заранее подготовить комментарии и пояснения. Общественность должна быть готова к некоторым действиям властей, поэтому те, кто берет на себя ответственность за принимаемые решения, должны консультироваться со специалистами по связям с общественностью, как это сделать вовремя и не получить общественного недовольства. С другой стороны, работники по связям с общественностью должны хорошо знать мотивы, аргументацию, цели и политический контекст принятия решений, чтобы суметь как можно убедительнее и яснее

Зная присущее свободным СМИ критическое отношение к власти, коммуникация последней не должна быть направлена ​​исключительно на смягчение такого отношения. Институты даже выигрывают от таких отношений. Тонко реагируя, объясняя, комментируя и отрицая что-либо, создается образ открытой, пытливой, объективной, демократической власти, учитывающей мнение СМИ и общественности. Поэтому работники по связям с общественностью государственных учреждений должны постоянно общаться с журналистами, приглашать их на мероприятия, использовать различные средства для предоставления актуальной информации или хотя бы создания внятного объяснения и комментирования того или иного события. Все это делается для того, чтобы заинтересовать СМИ, заставить их реагировать и распространять информацию по их каналам. Обратная реакция на информацию всегда более вероятна, которые общественность узнает через средства массовой информации. Поэтому выделяют следующие направления работы со СМИ подразделений по связям с общественностью органов государственной власти:

• открыть,
• ограничение
• закрывать

Открытое направление— это скрупулезный отбор, обработка и подача информации в СМИ, прогнозирование общественного интереса и реакции.

Ограничение направления— это сведения, которые не могут быть выставлены на всеобщее обозрение, поскольку являются государственной тайной, подготовительным материалом, недоказанными данными и т.п., поэтому не представляются в СМИ и не упоминаются в сухом служебном сообщении.

Закрытое направление— это сбор, накопление и анализ информации о государственных учреждениях, публикуемой средствами массовой информации.

Как уже было сказано, журналисты являются очень важной аудиторией для властей. Отношения с ними должны быть и уважительными, и равноправными. СМИ не могут обойтись без информации, предоставляемой властями, так же как правительство не может обойтись без внимания журналистов.

Отношения с журналистами складываются непросто. Специалисты по связям с общественностью должны хорошо знать специфику работы журналиста и принципы деятельности СМИ. Существует множество советов, как лучше поддерживать эти отношения (Баршаускене, Янулевичюте-Ивашкевичене, 2007; Wilcox, 2007), но в первую очередь важно чувствовать позицию СМИ и личное отношение журналистов.

При общении с журналистами следует знать, что их больше всего раздражает не только отсутствие, но и неполная или неоднозначная информация. Чтобы завоевать доверие и расположение журналиста или новостного агентства, вы всегда должны стараться предоставить как можно более подробную информацию. Если информация подлежит распространению, она должна быть подготовлена ​​таким образом, чтобы у журналистов было как можно меньше работы по ее обработке. Непростительной ошибкой является передача устаревшей информации.

СМИ никогда не должны рассматриваться как враги, даже если они явно предвзяты и неправы. Демонстрация негативного отношения только ухудшит отношения и может привести к неблагоприятным публикациям в будущем.

Подавление журналиста авторитетом учреждения или его руководителя также неправильно, потому что сами журналисты и СМИ вольны творить, поэтому они сами решают, является ли информация ценной и стоит ли распространяться по каналам массовых коммуникаций.

Если предложенная информация заинтересовала журналиста, это не означает, что она будет опубликована или использована при подготовке журналистского продукта. Профессиональный специалист по связям с общественностью всегда ненавязчиво постарается напомнить вам об этом, сообщив дополнительные подробности или искренне по-дружески поинтересовавшись судьбой информации.

Хотя информация, публикуемая в СМИ, достигает аудитории более широко и быстро, веб-сайты учреждений также считаются важным каналом распространения. Предоставление оперативной, четкой и подробной информации в Интернете может составить конкуренцию медиапроизводству, поскольку зачастую пользователям и аудитории нужна не повествовательная, а первичная, достоверная информация. С другой стороны, институциональные порталы являются дополнительным источником для тех же журналистов.

Основной задачей отделов или служб по связям с общественностью учреждения является обеспечение оперативного, оперативного и эффективного информирования общественности о деятельности учреждения, проводимой политике, решениях, а также организация связи руководителей учреждения с общественностью. В качестве примера ниже приведены функции отдела связи Правительства Литовской Республики:

• подготавливает и предоставляет в средства массовой информации, на сайт Правительства отчеты и другую информацию о деятельности Правительства, Премьер-Министра, проводимой политике, принятых постановлениях, указах, встречах, встречах, визитах, повестках дня, иных событиях и событиях;
• организует пресс-конференции Премьер-министра, министров, руководителей других государственных учреждений, короткие пресс-конференции в Доме правительства;
• предоставляет премьер-министру и структурным подразделениям канцелярии премьер-министра обзоры на основе наиболее важных сообщений Литовской Республики и иностранных информационных агентств, о политических и экономических событиях, опубликованных в национальных и региональных средствах массовой информации;
• изучает информацию СМИ о деятельности Правительства, Аппарата Премьер-министра, вносит соответствующие предложения Премьер-министру, Канцлеру Премьер-министра;
• координирует работу служб информации и связей с общественностью министерств, других государственных структур по информированию населения и средств массовой информации о наиболее важных работах Правительства и соответствующих решениях;
• аккредитует представителей СМИ, информирующих о деятельности Правительства, и обеспечивает их информационными материалами;
• организует деятельность информационного бюро и предоставляет библиографическую и подобную информацию сотрудникам Канцелярии Премьер-министра.
• рассматривает заявления и жалобы граждан, обращения, направленные Правительственной комиссией по ходатайствам, которые не признаются ходатайствами, организует рассмотрение обращений и жалоб граждан, адресованных Правительству, Премьер-министру, Канцлеру Премьер-министра, и контролирует, какие решения принимаются сделанные в отношении них;
• организует прием заинтересованных членов Правительства, заместителей министров, политических (личных) советников Премьер-министра, министерств, государственных учреждений, государственных служащих других учреждений государственного управления в приемной Правительства;
• на принципах открытого для граждан правительства, обеспечивает проведение консультаций с общественностью и ее группами при подготовке проектов постановлений Правительства, реальную возможность каждого лица внести замечания и предложения по каждому проекту решения, поданным замечаниям и предложениям оцениваются, и поставщик получает ответ, побуждает государственные учреждения создавать условия для принятия гражданами и сообществами собственных решений в области государственной политики;
• заботится о создании благоприятных условий для открытого социального общения государственных учреждений и граждан, граждан с гражданами, эффективного консультирования общества и его самостоятельных групп по важнейшим стратегическим вопросам экономического развития и общественной жизни;
• координирует отношения связи и сотрудничества между государственными органами, рассматривая обращения и жалобы граждан и принимая по ним решения, оценивая и реализуя предложения, отзывы, замечания, поступившие от граждан­tarus для внедрения передовой административной практики;
• обеспечивает, чтобы информация, создаваемая Правительством и другими государственными учреждениями, надлежащим образом представлялась общественности и была доступна всем гражданам без ограничений;
• обслуживает Правительственную комиссию по обращениям, организует и реализует общественные информационные и коммуникационные проекты, связанные с освещением деятельности Правительства;
• в соответствии со своей компетенцией участвует и вносит предложения в подготовку законодательства по вопросам общественной информации и связи;
• участвует в подготовке программы Правительства, ежегодных отчетов о деятельности Правительства, стратегических планов деятельности Аппарата Премьер-министра;
• участвует (при необходимости) в заседаниях Правительства, консультациях, заседаниях Правительственных комитетов и комиссий, рабочих групп, образуемых Премьер-министром, Канцлером Премьер-министра, в работе комиссий по рассмотрению обращений и жалоб граждан, встречах (консультациях) с представителями общественности группы;
• вносит в финансовый отдел предложения по составлению программного бюджета в целях реализации задач и функций отдела;
• выполняет другие поручения премьер-министра и канцлера премьер-министра.