Мы определим управленческие информационные системы как формальный способ, который позволяет руководству использовать точную и своевременную информацию, необходимую для облегчения принятия решений и организации для эффективного выполнения функций планирования, контроля и выполнения своих операций. Такая система предоставляет знания о прошлом, настоящем, обозримом будущем и внутренних и внешних событиях, важных для организации. У организаций всегда есть какая-то информационная система управления, даже если они не признают ее системой. В прошлом эти системы создавались и использовались очень неформально. С появлением компьютеров, которые открыли возможности для обработки и хранения больших объемов данных, проектирование информационных систем управления стало формальной деятельностью и областью изучения.
ЭЛЕКТРОННАЯ ОБРАБОТКА ДАННЫХ
Когда в организациях появились первые компьютеры, они использовались для обработки данных для нескольких организационных функций: в основном для учета и выставления счетов. Это также было сделано в колледжах и университетах. Из-за особых способностей, необходимых для работы со сложным, дорогим, а иногда и капризным оборудованием, в отделениях электронной обработки данных (ЭОД) были установлены компьютеры. По мере увеличения объема данных и скорости обработки другие задачи обработки данных и управления информацией были компьютеризированы. Для выполнения этих задач отделы электронной обработки данных создали стандартные сообщения, которые могли использовать менеджеры.
ПОЯВЛЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ
Электронная обработка данныхрост отделов побудил менеджеров уделять больше внимания планированию информационных систем в организациях. Эти усилия стали основой для появления концепции компьютерных информационных систем, которые стали более широко известны как компьютерные информационные системы управления или сокращенно МИС. Когда функции отделов EDP расширились больше, чем обычно, обрабатывая стандартизированные потоки данных. Они стали называться отделами МИС.
Армия США смогла эффективно и гуманно использовать ИСУ в качестве огромной помощи в сокращении численности вооруженных сил после холодной войны. Например, в 1992 г. из армии ушло более 170 000 человек. Прежде чем сокращения в армии будут завершены, эти изменения затронут до трети всех участников операции «Буря в пустыне». база данных более 11 000 работодателей США. Специализированная автоматизированная система сочетает в себе обслуживание клиентов, консультации, планирование и администрирование. Удобная для пользователя программа даже включает в себя автоматизированный редактор написания резюме, специально разработанный для военнослужащих.
СИСТЕМА ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
Система поддержки принятия решений(система поддержки принятия решений —DSS) представляет собой компьютерную систему, разработанную таким образом, чтобы ее могли легко использовать специалисты, не являющиеся компьютерами.СПР помогает им планировать и принимать решения. С внедрением современного компьютерного оборудования и программного обеспечения DSS все шире используется и позволяет менеджерам подключаться «онлайн» или «точно в срок» к базам данных MIS. Благодаря широкому использованию микрокомпьютеров менеджеры получили возможность создавать свои собственные базы данных и использовать компьютеры для манипулирования информацией в соответствии со своими потребностями, не дожидаясь отчетов от отделов EDP / MIS. Поскольку отчеты MIS по-прежнему необходимы для мониторинга текущих операций, когда необходимо принять отдельное решение, DSS позволяет базам данных использовать более свободно, не следуя установленной структуре.Декан университета может использовать систему DSS для анализа динамики оценок по определенным курсам.
РАЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ — ДЛЯ РАЗНЫХ УРОВНЕЙ УПРАВЛЕНИЯ
Г. Энтони Горри и М. С. Скотт Мортон указали, что информационная система организации должна предоставлять информацию менеджерам на трех уровнях ответственности: оперативный контроль, управленческий контроль и стратегическое планирование. Мы можем говорить об этих трех категориях в операционных терминах на разных уровнях иерархии управления (низший уровень, первая линия, средний уровень, высший уровень).При разработке ИСУ необходимо учитывать информационные потребности разных уровней управления, а также нормальный поток обработки данных в организации.Например, как показано в таблице 12-1, источники информации для оперативного контроля в основном являются внутренними для организации, тогда как источники для стратегического планирования, как правило, являются внешними.
ТАБЛИЦА 12-1. Запрос информации по категориям решений
| ИНФОРМАЦИЯ ХАРАКТЕРИСТИКИ | ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ («первая линия») | УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ (верхний и средний уровни) | СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ (верхний уровень) |
| Источник | В основном внутренние | Главным образом внешний | |
| Сфера | Строго определенный, узкий | Очень широкий | |
| Уровень агрегации | Подробности | Совокупный | |
| Лимит времени | прошлый | Будущее | |
| Частота | Большой | реже | |
| Требуется точность | Большой | Небольшой |
ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ.ИСУ для оперативного контроля должна предоставлять высокодостоверную и подробную информацию ежедневно и еженедельно. Менеджер, контролирующий производство, должен знать, используются ли материалы чрезмерно, не будут ли превышены лимиты затрат или у станков заканчивается время. MIS должна предоставлять большое количество своевременной и подробной информации, полученной в ходе повседневных операций. Начальник отдела питания Колледжа должен определить основные продукты, ежедневно потребляемые в целях заказа и контроля затрат.
СРЕДНИЙ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УРОВЕНЬ.Менеджеры среднего звена, такие как руководители отделов, озабочены работой своих отделов сейчас и в будущем. Поэтому они хотят знать о важных событиях, которые могут повлиять на их подразделение — о масштабных проблемах с поставками, резком падении продаж или повышении потребительского спроса на некоторые товары. Таким образом, информация, необходимая руководителям среднего звена, состоит из сводок (обобщенных данных из внутренних и других источников организации). Например, менеджеру по маркетингу авиакомпаний среднего звена может потребоваться информация о ежемесячном пассажиропотоке, которую часто называют информацией о пассажирском «коэффициенте загрузки». Эту информацию можно получить, сравнив ее с коэффициентом загрузки других перевозчиков.
ВЫСОЧАЙШИЙ УРОВЕНЬ УПРАВЛЕНИЯ.Для топ-менеджеров ИСУ должна предоставлять информацию, необходимую для стратегического планирования и управленческого контроля. Наиболее важными для стратегического планирования являются внешние источники информации — об экономической конъюнктуре, развитии технологий, действиях конкурентов. Эту информацию сложнее собрать и компьютеризировать, чем внутреннюю информацию, поскольку дополнительные источники данных находятся за пределами организации. Например, президент колледжа и директор приемной комиссии очень заинтересованы в тенденциях в отношении числа выпускников средних школ и потенциальных абитуриентов колледжей. Стратегические и оперативные планы часто основываются на этой и связанной с ней информации о планируемом внедрении. Например, демографические изменения в числе учащихся колледжей постоянно находятся в центре внимания. По мере сокращения организаций все больше и больше людей возвращаются в школы. В общем, направление
к знаниям и информационной экономике сформировалась потребность в высшем образовании для так называемого «поколения X» — 79 миллионов американцев, родившихся после 1964 года. Кроме того, в университеты и колледжи поступает рекордное количество женщин, представителей меньшинств и иммигрантов..
Данные Texas Instruments об источниках информационных работников помогли ей спланировать свои глобальные операции.В 1980-х годах, не имея достаточного количества программистов в Европе, Texas Instruments узнала, что Индия выпускает больше программистов, чем может использовать. Компания создала впечатляющий центр программирования в Бангалоре, городе с четырехмиллионным населением на юге Индии. Признавая эту хорошую идею, более 30 компаний, включая IBM и Motorola, открыли в регионе центры программирования. Поэтому деятельность конкурентов является еще одним важным источником информации».
УправлениеДля выполнения контрольной функции топ-менеджеры должны получать информацию как из внутренних, так и из внешних источников. Как правило, эти менеджеры озабочены общими финансовыми показателями своей организации. Поэтому им нужна информация об объеме продаж и прибыли, полученной в течение квартала, а также другие финансовые показатели деятельности (например, стоимость акций), уровень качества и удовлетворенности клиентов, а также соответствующие данные о деятельности конкурентов. Отчеты о данных внутреннего контроля предоставляются высшему руководству ежемесячно, ежеквартально, а иногда и ежегодно. В эти экономически непростые времена президент университета (в Европе — ректор) тратит много времени на изучение авансовых отчетов и отчетов о пожертвованиях выпускников университету.
Как потребности могут быть переведены в информационную систему управления на разных уровнях управления? Одна крупная компания разработала свой производственный компонент MIS следующим образом: производственные «супервайзеры» получают ежедневные отчеты о выполнении работы, потреблении материалов, браке, производственных затратах и простоях оборудования; менеджеры низшего звена и начальники отделов получают еженедельные и ежемесячные сводки затрат отдела и отчеты о производственных затратах; менеджеры заводов получают еженедельные и ежемесячные финансовые отчеты и анализы, критический анализ затрат и сводки производственных затрат; менеджеры подразделений получают ежемесячные сравнения заводов, отчеты о финансовом планировании, сводки производственных затрат и отчеты о контроле затрат завода; и, наконец, топ-менеджеры получают общие ежемесячные и ежеквартальные обзоры,
РОЛЬ ДИРЕКТОРА ПО ИНФОРМАЦИИ (CIO).
Директор по информационным технологиям (CIO) является связующим звеном между высшим руководством и информацией. ИТ-директор, архитектор ИТ-систем фирмы, отвечает за надзор за разработкой и распространением существующих и новых политик информационных систем. ИТ-директор также действует как агент изменений, ответственный за внедрение таких технологий, как телекоммуникации, автоматизация делопроизводства, MIS, DSS, экспертные системы и другие подобные вещи. В традиционных системах обработки данных менеджеры занимаются повседневными операциями, а ИТ-директора занимаются планированием и разработкой творческих и инновационных способов удовлетворения растущих информационных потребностей руководства. Вполне возможно, что двадцать лет назад во многих организациях, в том числе в вашем университете или колледже, этой работой никто не занимался. Это прямой пример дизайнерского решения работы,
Структура систем управления информацией
По выполняемым функциям системы управления информацией состоят из трех основных частей
- Организационная;
- Управление;
- технологический;
Организационныйв части систем управления информацией опишите:
- Стандартные операционные процедуры – правила обработки данных, информации;
- Организационные функции — основная деятельность, производство, финансы, учет, человеческие ресурсы;
- Сотрудники.
Каждая организация имеет уникальную внутреннюю организационную культуру. Однако интересы и взгляды специалистов разных областей и уровней различны, поэтому конфликты и интересы сталкиваются в повседневной деятельности организации. Это часть организационной политики. Поэтому системы управления информацией должны это учитывать.
В части систем управления информацией должны быть описаны и оценены структура и иерархия организации.
Современные системы управления информацией делятся на четыре уровня иерархии. Информационные системы управления высшего — стратегического уровня используются руководителями организаций при создании стратегий, перспективных планов организаций, прогнозировании изменений и развития организаций.
Системы управления информацией уровня тактического управления используются менеджерами среднего звена, отвечающими за реализацию стратегии, планов, целей и задач.
Системы управления информацией на уровне знаний используются специалистами (инженерами, архитекторами и т. д.) и офисными работниками для создания новых знаний и документов.
Системы управления информацией на уровне транзакций используются для организации и контроля повседневной деятельности.
технологическийчасть систем управления информацией состоит из:
- Различное электронное, компьютерное и коммуникационное оборудование («Аппаратное обеспечение»);
- Программное обеспечение («Программное обеспечение»);
- Технологии хранения информации («Хранилище»);
- Коммуникационные технологии и информационные сети («Сети»).
12.3 Типы систем управления информацией
В настоящее время различают шесть типов систем управления информацией.
| Системы стратегического уровня | ||||
| Стратегический | 5 лет | 5 лет деятельности 5 лет | Выгода | Рабочая сила |
| прогноз | планирование бюджета | планирование | планирование | |
| управление | планирование |
системы
| Управленческая информация и | Контроль управления деятельностью | Системы тактического уровня управления | |||
| Рабочие инструменты | Анализ контроля затрат | Анализ капитала | Расстановка кадров | ||
| Решения | реализации | Производство | Расходы | Цены | Заработная плата |
| поддерживать | анализ местоположения | анализ | анализ | анализ | бухгалтерский учет |
системы
| Создание знаний и | Системы уровня знаний | ||
| Офисы | Инженерные работы | Графические работы | Работа менеджеров |
| места | места | места | |
| автоматизация | Подготовка текстов | Документы | Электронный |
| системы | оформление | календари |
Транзакции
| обработка | Системы уровня транзакций | ||||
| системы | Управление устройством | Ценные бумаги | Бухгалтерский учет | Компенсации | |
| Поиск заказа | Производственные графики | Платежи | Обучение сотрудников | ||
| Выполнение заказов | Контроль материала | Кассовый учет | Премии | Учет сотрудников |
Торговля Производство Финансы Бухгалтерия Персонал
маркетинговые ресурсы
Системы стратегического управления(«Системы исполнительной поддержки») находится на стратегическом уровне. Они используются руководителями ведущих организаций для создания 5-летних прогнозов, 5-летних планов деятельности и бюджета организации, а также для прогнозирования долгосрочных изменений в рабочей силе.
Существует два типа систем управления информацией на тактическом уровне управления.
Информационные системы управления(«Информационные системы управления») адаптированы к общему управлению организацией, рабочим инструментам, контролю затрат, расстановке кадров и анализу перераспределения.
В системах поддержки принятия решений(«Системы поддержки принятия решений») призваны облегчить менеджерам процесс принятия решений и основаны на анализе производства, мест продаж, себестоимости, цен и заработной платы.
Существует два типа систем управления информацией на уровне знаний.
Системы создания знаний(«Системы работы со знаниями») — это компьютеризированные инженерные, графические и управленческие рабочие места.
Системы автоматизации офиса(«Системы автоматизации делопроизводства») используется при подготовке и оформлении документов, составлении и контроле графиков работы.
Системы обработки транзакций(«Системы обработки транзакций») находятся на уровне транзакций. Они используются для организации и контроля повседневной деятельности.
Остановимся подробнее на отдельных типах информационных систем управления.
КомпьютерыМИС УСТАНОВКА
Интерес многих организаций к тому, как перенести большинство организационных дел на компьютеры, сильно возрос. Поэтому руководители должны быть в курсе технологических вопросов разработки и внедрения системы. Они также должны осознавать, что многие менеджеры должны понимать и управлять «человеческими факторами», поскольку они могут помешать успешному внедрению компьютеризированной информационной системы.