Системы управления информацией используются для сбора, сохранения, обработки, передачи и представления информации в организации. В процессе управления и администрирования они позволяют использовать достоверную и своевременную информацию с целью облегчения принятия управленческих решений и эффективного выполнения функций планирования, координации и контроля. Такие системы управления предоставляют знания о прошлом, настоящем, обозримом будущем, а также внутренних и внешних событиях, важных для организации. Системы управления информацией помогают анализировать и визуализировать информацию, облегчают работу менеджеров и администраторов разного уровня

Системы управления информацией обрабатывают данные организации или ее окружения и представляют их в удобной для пользователя форме, а также накапливают информацию о людях, местах, объектах, процессах, важных для организации или ее окружения.

Можно выделить три этапа информационной деятельности информационных систем:

• Вступление(Вход) — собираются или вводятся данные организации или ее внешней среды;
• Обработка(обработка) — данные изменяются в соответствии с конкретными потребностями человека;
• Вывод— обрабатываемая информация представлена ​​в удобном для человека виде.

На рисунке показана взаимосвязь между системой управления информацией организации и окружающей средой. Обмен данными и информацией осуществляется с заказчиками, ведущими и контролирующими органами, организациями снабжения. Также прилагаются усилия для получения как можно большего количества информации о конкурентах, так как это очень важно при принятии управленческих решений.

Обратная связь, показанная на рисунке, позволяет некоторым членам организации оценивать или корректировать входные потоки данных и информации.

Система управления информацией организации

Информационная система управления

Члены организации, производящие продукт, соответствующий цели организации для потребителей, обмениваются различными предметами труда: крестьянин — семенами, рабочий — материалами и деталями, врач — больным и т. д. А руководитель и все управленческие работники организации обрабатывают информацию и передают ее друг другу до тех пор, пока она не превратится в управленческое решение, согласно которому меняют свое поведение те члены организации, которые меняют предмет труда и превращают его в продукт труда. Как в каждой сфере деятельности человечество разработало по-разному называемые технологии преобразования объекта труда в продукт труда, так и управленческим работникам необходимо знать и владеть процессами получения, обработки и передачи информации. Теория управления классифицирует их следующим образом:

1. Рецепция: а) зрение, б) обоняние, в) слух, г) наблюдение — постоянное внимательное слежение за определенным явлением или его признаками;
2. Хранилище;
3. Подготовка: а) суммирование, б) классификация, в) сортировка;
4. Обработка: а) копирование, б) передача, в) перевод, г) расчет, д) расчет;
5. Творческая обработка: а) замысел, б) изобретение, в) художественное творчество;
6. Представление: а) уведомление, б) передача.

Все эти работы человек может выполнять, используя только возможности своего мозга. Но если объем информации велик, а действия часто повторяются, для выполнения многих из этих задач используются технические средства, которые становятся основными материальными элементами управленческой информационной системы.

Информационные системы управления с использованием технических средств могут иметь шесть уровней развития:

• хранение первичных данных – вместо картотеки в файле первичных документов используется электронная память;
• выборочный поиск данных — сохраненные данные могут быть найдены путем сортировки по определенным признакам;
• простые расчеты — сохраненные данные можно агрегировать, суммировать и сравнивать;
• сложные расчеты – более сложные математические расчеты позволяют получить аналитические показатели, такие как средние статистические значения, ранги, отклонения и т. д.;
• математическое моделирование — информационная система управления может использоваться как рекомендательная при решении задач, представляя возможные варианты решения, полученные путем обработки имеющейся информации по математическим моделям;
• искусственный интеллект (экспертные системы) — информационная система управления пытается имитировать мыслительный процесс человека. Имея в виду большой объем информации из определенной области, они могут оказать существенную помощь менее опытным менеджерам в решении сложных проблем.

Вся деятельность организации, в том числе и ее управление, сочетается с технологическим процессом производства продукта, отвечающего цели организации, которая, составляя основу существования организации, также обеспечивает объем информации, необходимой для управления. Таким образом, основной подсистемой информационной системы управления является производственная. В нем отражены все этапы технологического процесса превращения объекта труда организации в продукт труда и движения объекта труда в производственном процессе.

Каждая операция технологического процесса производства связана с процессом увеличения стоимости продукта за счет прибавления к продукту стоимости использованных материалов, энергии и трудовых ресурсов, а также части стоимости изношенного оборудования и других элементов производственного процесса. производственная система, обслуживающая более одного производственного цикла. Как и производственная подсистема, очень важной подсистемой управленческой информационной системы, отражающей стоимостные изменения в деятельности организации, затрагивающие не только непосредственно производство продукции, но и другие процессы этого производства, является учетная подсистема. Часто даже используется одна и та же первичная информация.

В процессе производства происходит процесс формирования качества продукта, каждая технологическая операция приближает качественные характеристики объекта работы к ожидаемым качественным характеристикам будущего продукта. Таким образом, для успешного управления качеством продукции в информационной системе управления необходима подсистема качества продукции.

Производственный процесс, действия, совершаемые членами организации, непосредственно изменяющие предмет труда, дают возможность рабочим, крестьянам и т. д. получать свою долю общего продукта, производимого организацией, и тем самым создают материальную базу для их жизни. Поскольку одним из необходимых и часто наиболее важных элементов управленческого цикла для членов организации является заработная плата за работу, при ее реализации весьма необходима подсистема заработной платы управленческой информационной системы.

При рассмотрении поощрения работников заработной платой не всегда удается увязать эффективное вознаграждение работника с конкретными результатами его труда, информацию о которых можно получить из производственной подсистемы. Зачастую при определении оклада приходится опираться на служебные или личные характеристики работника. Таким образом, для подсистемы расчета заработной платы также требуется кадровая подсистема в информационной системе управления.

Перед началом производственного процесса организация должна обеспечить себя всеми ресурсами, используемыми в процессе производства: материалами, сырьем, покупными изделиями и полуфабрикатами, энергоресурсами. Чтобы иметь возможность управлять этим процессом закупок, в информационной системе управления необходима подсистема материально-технического обеспечения.

При рассмотрении целей организации вся система ее целей венчается реализацией продукции. За продукт, созданный совместными усилиями ее членов, организация получает средства, позволяющие достигать новых производственных целей и развивать организацию. Для управления деятельностью этой области в информационной системе управления также необходима подсистема реализации.

Если деятельность организации может оказать благотворное влияние на природную среду, то в ее комплекс целей входит и экологическая цель, которая может быть выражена как в направленной, так и в точечной форме, а ее достижение оценивается определенными показателями. Для целенаправленного управления деятельностью по сохранению природной среды информационная система управления должна иметь экологическую подсистему. Необходимая для этого информация также тесно связана с производственным процессом, загрязнением окружающей среды отдельными операциями и очисткой отходов (см. таблицу).

Таким образом, для управления деятельностью по достижению целей, составляющих комплекс всех шести организационных целей, информационная система управления должна иметь восемь подсистем, пять из которых — производство, учет, качество продукции, заработная плата и экология — получают большинство первичной информации непосредственно с производственных площадок. Таким образом, фиксируя совокупность данных о выполненной операции, ее стоимости, качестве работы и экологических последствиях во всех точках изменения производственного процесса, можно было бы обеспечить информацией большинство подсистем управленческой информационной системы. За счет общности исходного информационного источника многих подсистем становится единой и управленческой информационная система. Поэтому после получения данных их можно использовать для различных целей, что снижает как объем информационной работы, так и возможность ошибок и неточностей. Покатились автоматизированные информационные системы: разрабатывались большие и мощные вычислительные машины, сложные программы обработки данных. Но довольно скоро такие системы стали уже не удовлетворять требованиям управления в условиях быстро меняющейся среды. С появлением персональных компьютеров с нестандартным программным обеспечением начало распространяться явление, известное как анархия персональных компьютеров. Без осознания общности всей деятельности организации, в основе которой лежит технологический процесс производства продукции, и общности информации, необходимой для достижения общих целей, было создано большое количество слабо связанных или даже не связанных между собой информационных систем, решающих различные задачи, предоставлять противоречивую информацию и вызывать противоречивые действия руководства организации, что, в свою очередь, уничтожает результаты, не соответствующие руководящим принципам, установленным общей целью и стратегией организации и корпоративной культурой организации. Таким образом, вне зависимости от особенностей отдельных подсистем информационной системы и индивидуальных информационных потребностей отдельных должностных лиц организации, информационная система управления организацией должна быть общей и централизованной в своих основах, должна основываться на точных, своевременных, соответствующих сути текущие процессы, детализированные, однажды записанные, затем рассмотренные и возможная обработка данных желаемым образом. Такая автоматизированная информационная система управления, не имеющая недостатков прежних крупных автоматизированных систем управления (АСУ), может быть реализована с помощью компьютерных сетей, позволяющих поддерживать единство информационной базы,

Следует отметить, что как в литературе, так и на практике, когда говорят об информационных системах управления, обычно имеют в виду системы, широко использующие технические средства обработки информации или даже полностью автоматизированные. Между тем управление совершенно невозможно без информационной системы, которая может быть самой примитивной, основанной на хранящихся в папках договорах с поставщиками и потребителями и коносаментах, памяти руководителя и заметках на календарных листах. Использование различных уровней технических средств в информационных системах управления, как и в материальном производстве, должно основываться на важности получаемых результатов и величине затрат на достижение этих результатов. Таким образом, необходимость использования технических средств в информационной системе должна основываться на важности цели, для которой нужна эта информация, объем информации, позволяющий получить значительные трудозатраты на обработку хозяйства, сложность обработки информации и требования к точности и своевременности данных. Поэтому неудивительно, что некоторые подсистемы информационной системы организации разработаны и механизированы совершенно по-разному. Часто это зависит от квалификации и потребностей руководителя, обслуживаемого подсистемой (одного из руководителей организации или функционального подразделения). Однако руководитель организации, используя свои полномочия, должен стремиться к тому, чтобы вся информационная система была единой, первичные данные, необходимые для различных подсистем, собирались и хранились централизованно. что некоторые подсистемы информационной системы организации разрабатываются и механизируются совершенно по-разному. Часто это зависит от квалификации и потребностей руководителя, обслуживаемого подсистемой (одного из руководителей организации или функционального подразделения). Однако руководитель организации, используя свои полномочия, должен стремиться к тому, чтобы вся информационная система была единой, первичные данные, необходимые для различных подсистем, собирались и хранились централизованно. что некоторые подсистемы информационной системы организации разрабатываются и механизируются совершенно по-разному. Часто это зависит от квалификации и потребностей руководителя, обслуживаемого подсистемой (одного из руководителей организации или функционального подразделения). Однако руководитель организации, используя свои полномочия, должен стремиться к тому, чтобы вся информационная система была единой, первичные данные, необходимые для различных подсистем, собирались и хранились централизованно.

Персональная информационная система руководителя может быть создана на той же основе, что и представленная при обсуждении организации рабочего дня руководителя. Рассматриваются особенности деятельности и коммуникаций организации, требующие постоянного внимания руководителя, так что случайная информация должна собираться и фиксироваться в порядке ее появления в дневнике руководителя и только тогда, когда наступает отведенное время. Для направленного и углубленного изучения деятельности только случайно полученной информации недостаточно — руководитель должен периодически получать систематическую информацию о состоянии рассматриваемых явлений или элементов производственной системы. Для этого он сам должен обеспечить:

• показатели, которые, по его мнению, лучше всего отражают это состояние,
• периодичность их подачи,
• форма их подачи,
• лиц, ответственных за их представление руководителю.

При выборе показателей руководитель должен искать нетрадиционные выражения, не используемые в повседневном управлении организацией, чтобы он мог обращать внимание на такие вещи, которые могут проскальзывать в повседневной деятельности, ему следует опираться на первичных данных, используемых в повседневной деятельности, вместо создания новых источников и потоков информации. Эти данные могут быть представлены устно на различных совещаниях, а также в виде письменного доклада или доклада и занесены в память компьютера. Система показателей, созданная руководителем, позволяет ему дистанцироваться от повседневных операционных процессов организации, которыми подчиненные должны успешно управлять без его вмешательства, и чувствовать грядущие кардинальные изменения во всех важнейших областях, требующих внимание менеджера: эффективность организации, использование и развитие отношений организации с внешней средой и элементами системы труда организации. Такая персональная информационная система руководителя логически венчает всю управленческую информационную систему организации, каждая подсистема которой создается и используется квалифицированными ключевыми должностными лицами организации.