Менеджмент должен постоянно повышать эффективность создаваемых им групп. Эффективность группы в достижении поставленной цели зависит от ее размера, состава, норм существования, консенсуса, роли функций отдельных членов. Наиболее эффективно работают группы от 3 до 6-7 человек. Настрой членов группы выходит на первый план при решении индивидуальных проблем. Для более эффективного решения этих проблем формируются группы из разных личностей. Они принимают лучшие решения. Нормы поведения, правила, порядок работы создает сама группа. В первую очередь доминируют следующие факторы — гордость за группу, совместную работу, цели, честность, профессиональную квалификацию и другие. Цель – создать в группе атмосферу доверия, чтобы никто из ее участников не боялся говорить о недостатках, допущенных ошибках и не подвергаться за это наказанию или критике. Всегда подчеркивается — когда нижестоящее начальство соглашается с начальством, ничего хорошего ждать не приходится. Фокус и консенсус — это влечение группы людей друг к другу и к группе. В гармоничной группе меньше проблем в общении, меньше недопонимания, меньше доверия. Руководство может усилить положительный эффект формальных групп, показав полный вклад члена в достижение общей цели. Одни и те же взгляды, подавление передовой мысли, конфликты всегда избегаются. Конфликт или расхождения во мнениях могут усилить и подорвать преследуемые цели. Формальные группы стремятся сохранить статус менеджеров и тем самым повысить эффективность работы. Действия как члена группы, так и лидера могут быть целенаправленными и поддерживающими. Целенаправленно — это предложение новой деятельности, новых идей, развитие мысли. Вспомогательная роль принадлежит продвижению,

•Управление неформальными организациями: трудности, преимущества и пути повышения эффективности.

Эффективность работы группы определяется вышеперечисленными факторами и в первую очередь направлена ​​на их освещение на заседаниях. Чтобы групповое собрание было эффективным, рекомендуется:

1. заранее составить повестку дня собрания;
2. создавать условия для открытого и свободного выражения мнений;
3. максимально использовать способности и потенциал членов группы и побуждать их к активному участию в решении поставленных задач;
4. создать атмосферу доверия, чтобы все члены группы были тактичны, открыты, не стеснялись, не противодействовали, а мотивировали, комментировали свои взгляды на идеи, с которыми они не согласны;
5. эффективно использовать и управлять конфликтами;
6. закончить собрание подведением итогов, четко рассказать всем членам группы, как будут реализовываться его решения.

Когда дело доходит до использования различных точек зрения, следует избегать формирования единого мнения. Формирования единого мнения следует избегать следующим образом:

1. убедить всех в том, что они могут свободно предоставлять любую информацию, выражать любые мнения или сомнения;
2. необходимо одинаково спокойно выслушивать все мнения, всю критику и все замечания;
3. генерация идей должна быть отделена от их оценки;
4. подчиненные, участвующие в собрании, должны быть выслушаны первыми, а руководители должны говорить последними.

Для эффективной организации работы формальной группы в них создаются комитеты, целью и полномочиями которых является решение конкретной задачи. Такие подразделения также называются комиссиями, бригадами, советами и т.п. Принципиальной разницы между ними нет. Все они двух видов:

1) специальные, временного характера, а по окончании работы расформировываемые;

2) постоянные, имеющие постоянную цель. Например, совет директоров, финансовая комиссия, контрольный комитет и т. д. Такие подразделения создаются, когда группа может выполнять работу лучше, чем один человек. Обычно они используются в следующих ситуациях:

• когда требуется большой опыт работы в той или иной области. Таким образом, группа может консультировать менеджера, когда он не знаком со всеми аспектами проблемы.
• когда принятое решение может быть непопулярным; созданный блок несколько снижает недовольство действиями менеджеров.
• когда коллективное решение может поднять боевой дух людей в организации. В этом случае полезно использовать штатных сотрудников для подготовки решения.
• когда не хочешь концентрировать всю власть в одних руках.
• Когда необходимо координировать работу различных отделов.

Полномочия комитета или другого формального органа распределяются между несколькими людьми во избежание ошибок. Часто такие комитеты работают неэффективно, допуская следующие ошибки: Нечетко определены права отдела и непонятно, с какой целью он создается.

• Неверный размер группы (оптимальное количество участников 6-7 человек).
• Когда комитеты тратят много времени на решение тривиальных вопросов, понятных всем.
• Когда решение принимается и реализуется медленнее, потому что вообще нет такой группы, которая может действовать так же быстро и решительно, как один человек.
• Групповые решения обычно являются компромиссами, а компромиссы порождают посредственность.
• Решение группы всегда более зрелое, чем решение одного человека, поэтому группа не может анализировать чрезмерные издержки принятого решения.

Конформизм (единодушие) может помешать вам проанализировать все ситуации и принять оптимальное решение.